Yeni çalışan oryantasyonu - İK rehberi

Yeni bir çalışanın iş yerine uyum sağlaması, iş beklentilerini anlaması ve ekibine entegre olması için kapsamlı bir oryantasyon süreci kritik öneme sahiptir. 

Başarılı bir oryantasyon süreci, daha iyi iş performansı, artan verimlilik ve daha yüksek çalışan memnuniyeti sağlar. Bu da sonuç olarak şirketinizdeki çalışan bağlılığı ve tutundurma oranlarına katkıda bulunur. Özetle, kapsamlı bir oryantasyon süreci herkes için kazan-kazan durumu yaratır.

Yazıdan öne çıkanlar 📌

• İşe alım ve işe yerleştirme süreci maliyetli olabilir. Yerleştirme maliyetleri, çalışanların temel maaşlarının yaklaşık %33'üne denk gelir. Güçlü bir oryantasyon süreci, yalnızca büyük şirketlere özel bir uygulama gibi görünse de, her ölçekten şirket için maliyet tasarrufu sağlar.
• İyi bir oryantasyon programına katılan çalışanların %77’si, iş yerinde kendilerini daha iyi hissettiklerini ve daha tatmin olduklarını belirtmiştir. Çalışan oryantasyonunun, yapılan birçok araştırmada çalışan bağlılığına olumlu etkisi kanıtlanmıştır.
• Yeni çalışan oryantasyonu sanılanın aksine sadece ilk gün ve ilk haftayı kapsamaz; daha uzun ve kapsamlı bir süreci içerir.

ℹ️ Yazının devamında konuyla ilgili 1 ücretsiz e-kitap bulunuyor.

Çalışan oryantasyonu nedir?

Çalışan oryantasyonu, yeni başlayan bir çalışana şirketin iş kültürü, politikaları, iş süreçleri ve genel işleyişi hakkında bilgi verilen bir süreçtir. Bu süreç, yeni çalışanın işe hızlı bir şekilde uyum sağlamasına ve şirketin beklentilerini, değerlerini ve iş akışını anlamasına yardımcı olur. İşe alım sürecinin bir parçası olarak karşımıza çıkan çalışan oryantasyonu,  çalışanın ilk iş gününden önce başlayan ve aylarca takip gerektiren bir operasyondur. Adaptasyon sürecinde yapılanlar ve yapılmayanlar, gelecekteki çalışan - işveren ilişkinizi belirler. 

Oryantasyon süreci neden önemli?

İşe alım ve işe yerleştirme süreci maliyetli olabilir. Yerleştirme maliyetleri çalışanların temel maaşlarının yaklaşık %33'üne denk gelir. Güçlü bir oryantasyon süreci, yeni çalışanları elinizde tutmanıza ve bu maliyetleri potansiyel olarak azaltmanıza yardımcı olur.

Etkili bir oryantasyon süreci, çalışan bağlılığını %82 oranında artırır.
- Glassdoor

Etkili bir oryantasyon, yeni çalışanların ekibin ve şirket kültürünün bir parçası gibi hissetmelerini sağlar. Bu sıcak karşılama, onların daha fazla katılım göstermelerini, performanslarını artırmalarını ve şirkette daha uzun süre kalmalarını teşvik eder.

Oryantasyon ne kadar sürmeli?

Yeni bir çalışanın oryantasyon süreci genellikle ilk 90 gün sürer. Planın her bölümü, yeni çalışanların rutine alışmalarını ve ihtiyaç duydukları desteği almalarını sağlamak için farklı hedefler ve etkinlikler içerir.

İşe alım kontrol listesi

‍İlk gün öncesi oryantasyon

Yeni çalışanların işe başlamadan önce şirket kültürü, iş yeri politikaları ve ilk gün prosedürleri hakkında bilgi sahibi olmalarını sağlamak çalışanların, işe başladıklarında kendilerini daha güvende hissetmelerine yardımcı olur. 

• Yeni çalışana hoş geldin paketi gönderin.
• İlk gün ve hafta için bir program hazırlayın.
• Giriş bilgilerini ve ekipman taleplerini ayarlayın.
• Çalışma alanını hazırlayın.
• Diğer çalışanlara yeni çalışan duyurusu gönderin.*
• Ekip üyeleri ve yöneticisiyle görüşün.

💡Kolay İK öneriyor: Yeni çalışandan, kendisini (okul, ilk iş deneyimi vb.), hobilerini, varsa evcil hayvanlarını ve benzer ilgi alanlarını anlatan tek sayfalık bir doküman hazırlamasını isteyin. Böylece hem ekibe hem de yeni çalışana ilk iletişimi kurarken işlerini kolaylaştıracak rahat bir ortam yaratmış olursunuz.*‍‍

İlk gün oryantasyonu

İlk günlerde elde edilen olumlu izlenimler, çalışanın şirkete bağlılığını artırır ve erken dönemde yaşanabilecek stres ve belirsizliği azaltır.

• Güzel bir karşılama planlayın.
• Şirket turu düzenleyin. Uzaktan çalışıyorsanız şirket kültürünü daha detaylı aktaracağınız bir toplantı düzenleyin.
• Ekip ile yemek, kahve gibi bir kaynaştırma aktivitesi planlayın.
• Çalışanı süreç boyunca ona destek olacak ekip arkadaşı (buddy’si) ile tanıştırın.
• İş görevlerinin genel bir özetini hazırlayın.

İlk hafta oryantasyonu

• Rol için gerekli programları ve ekipmanları tanıtın.
• Hem rol hem şirket kültürüne uyum sağlaması için eğitim programlarına başlayın.
• Çalışanın yöneticisi ve buddy’si ile süreci takip ettiğiniz toplantılar planlayın.
• İlk haftanın sonunda çalışandan süreçle ilgili geri bildirim alın.

İyi bir oryantasyon programına katılan çalışanların %77’si, iş yerinde kendilerini daha iyi hissettiklerini ve daha tatmin olduklarını belirtmiştir.
- BambooHR

İlk ay oryantasyonu

Net bir görev tanımı ve açık beklentiler çalışanın rolünü anlamasını ve buna uygun olarak hareket etmesini sağlar. 

• Yöneticilerle haftalık bire bir görüşmeler planlayın.
• Daha ileri iş görevleri hakkında kapsamlı eğitimlere geçin.
• Yavaş yavaş iş sorumluluklarını artırın.
• Çalışan ve buddy’sinin haftada en az bir kere toplantı yaptıklarına emin olun.

İlk 90 gün oryantasyonu

• Haftalık bire bir görüşmelerin sıklığını azaltın. 
• İş sorumluluklarını ve verilen işlerin zorluk seviyesini artırın.
• Düzenli performans geri bildirimi sağlayın.
• Çalışan için kısa vadeli hedefler belirleyin.

Yapılandırılmış bir oryantasyon sürecinin, yeni işe alınanların ilk 90 gün içindeki devir oranını %50 oranında azaltabileceğini göstermektedir.
- Aberdeen Group

90 gün + oryantasyon

Çalışanların bu aylarda performanslarını değerlendirin. İşe başlarken ihtiyacı olacak güçlü yönleri ve geliştirilmesi gereken alanları belirleyin. Alışma sürecinde yapılan değerlendirmeler çalışanın gelişim sürecini doğru yönlendirmenize yardımcı olur. Bunu proje özelinde yapılan bir performans değerlendirme gibi düşünebilirsiniz. 

• İlk yıl boyunca üç ayda bir resmi değerlendirmelere devam edin.
• Ekibe ve iş akışına tam olarak entegre olduklarından emin olun.
• Çalışanları komitelere katılmaya veya diğer sorumlulukları üstlenmeye davet edin.

Bu adımları takip ederek yeni çalışanlarınızın başarılı bir başlangıç yapmalarını ve şirkette daha uzun süre kalmalarını sağlayabilirsiniz. Eğer keşke tüm işe alım görevlerinin olduğu bir liste olsaydı diyorsanız;

💡 İlginizi çekebilir: Ücretsiz e-kitap I İşe alım kontrol listesi

Hemen deneyin! 

Tüm İK görevlerinin bir Kolay’ı var! Personel Yönetim uygulamasının en yeni özelliği İş Akış Yöneticisi’ni 15 gün ücretsiz denemek için hemen tıklayın. Daha detaylı bilgi almak için [email protected] adresinden bize ulaşın.