Özlük evrakı nereden temin edilebilir?

Personel yönetiminin olmazsa olmazı, insan kaynakları departmanı çalışanlarının eli ayağı olan dosyalardır özlük dosyaları. Çalışanların şahsi varlığının yanında, bir çalışan olarak kayıtlardaki varlığının yegane sembolüdür.

Özlük dosyasında bulunan evrak nereden temin edilebilir?

4857 Sayılı İş Kanunu’nda kendine yer bulan, iş ilişkisinin resmen başlaması için gerekli bir unsur olan özlük dosyaları, her işverenin, her çalışan için tutmakla yükümlü olduğu belgeler bütünüdür. Özlük dosyası ile ilgili detaylı bilgiyi "Özlük dosyası nedir?" başlıklı yazımızda bulabilirsiniz. İş Kanunu, Madde 75’te “İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.

İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları çerçevesinde hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.” hükmünden de anlaşılacağı gibi işveren, çalıştırdığı her işçi için birer özlük dosyası oluşturmak zorundadır.

Özlük dosyasında bulunması gereken belgeler işin ve işçinin niteliğine, şirket yapısına göre değişiklik gösterebilir. Ancak temelde değişmeyen, eksikliğinin kabul edilmesi söz konusu dahi olmayan evraklar vardır. Her ne kadar bu dosyayı oluşturmak, saklamak, eksiksiz ve güncel olarak muhafaza etmek işverenin görevi olsa da özlük dosyasını oluşturan belgelerin büyük bir kısmının temin edilmesi işçinin görevidir.

Çalışma hayatına dahil olmuş herkes, bu durumu hayatında en az bir kez yaşamıştır. Zorlu mülakatlardan başarıyla geçilmiş, görüşme süreci olumlu sonuçlanmıştır. Sonunda işe kabul gerçekleşmiştir. Bir e-posta gelir ya da son görüşmede bir kağıt tutuşturulur adayın eline; “Bu belgeleri hazırlayın lütfen. "İş arama süreci, seçenekler arasından en iyileri bulmaya çalışma, görüşmeler, terleten sorular…

Hepsi bir yana, tam bitti, iş başı yapıyorum derken bir liste dolusu evrak. Sabah erkenden kalkılıp o devlet dairesi senin, bu sağlık kurumu benim gezilecek. Gidilmesi gereken yerlerin konumuna göre bir yol haritası çizilir ve ertesi gün erkenden kalkıp yola koyulur. Oysa bir süredir eskisi kadar zor değil artık bu evrakları toplamak. Sağlık raporu almak için sağlık kuruluşuna, oradan muhtara, sonra adliyeye koşturmak gerekmiyor artık.

Dünya değişiyor ve dijitalleşiyor. Bununla birlikte çağa ayak uyduran devlet kurumları da vatandaşla arasındaki ilişkiyi dijital platformlara taşıyıp hem kendi iş yükünü azaltıyor hem de vatandaşının işini kolaylaştırıyor. Sözü fazla uzatmadan, iş yeri giriş belgeleri olarak da bilinen özlük dosyası belgelerinden, başta çalışan tarafından temin edilmesi gerekenlerin, nereden ya da nasıl temin edileceğinden başlayalım.

Çalışan tarafından temin edilmesi gereken özlük dosyası belgeleri

Çalışan tarafından, işe ilk girişte iş yerine teslim edilmesi gereken bir takım zorunlu belgeler bulunmaktadır. Bu belgeler çalışanın iş yeriyle kurduğu iş ilişkisinin resmiyet kazanması, SGK girişinin yapılabilmesi ve herhangi bir denetim durumunda işçi ve işveren arasındaki ilişkinin ispatlanabilmesi için gereken evraklardır. Bu evraklardan nüfus cüzdanı fotokopisi, son mezun olunan okulun diploma fotokopisi ve vesikalık fotoğraf, çalışan tarafından doğrudan teslim edilebilirken, bunlar dışındaki bazı evrakların devlet kurumlarından alınması gerekir. Bu evraklara ve en kolay şekilde nasıl temin edileceğine kısaca göz atalım.

Nüfus kayıt örneği

Nüfus kayıt örneği, kişinin birinci dereceden yakınları olan, anne, baba ve kardeşler ile eşinin temel nüfus bilgilerini gösteren belgedir. Bulunulan il ya da ilçedeki nüfus müdürlüğünden nüfus cüzdanı ibraz edilerek temin edilebilir. Fakat daha kolay, daha pratik bir yolu daha var. Nüfus kayıt örneği, E-Devlet üzerinden hiç zaman kaybetmeden, bir kaç adımlık bir işlemle alınabilir. Bu işlemi yaparken dikkat etmeniz gereken tek nokta “Belgenin neden verileceği” kısmını atlamadan işe girilecek şirketin adına ibraz edilmesidir. E-devlet'ten nüfus kayıt örneği almak için tıklayın

İkametgah belgesi

Kişinin kayıtlı olduğu adres bilgilerinin bulunduğu belge olan ikametgah belgesi yine herhangi bir nüfus müdürlüğünden ya da bağlı bulunulan muhtarlıktan alınabiliyor. Daha doğrusu birkaç yıl öncesine kadar sadece bu iki mecradan alınabiliyordu. Artık bu belge de E-devlet üzerinden, kolayca temin ediliyor. E-devlet'ten ikametgah belgesi almak için tıklayın

Sağlık raporu

Sağlık raporu, işe giriş evrakları arasında kafa karışıklığına en fazla sebep olan belgeler arasındadır. Bu belgenin nereden temin edileceği, hangi raporun geçerli olup olmayacağı hep bir tartışma konusu olmuştur. Çoğu zaman iş yerleri il ve ilçelerin verem savaş dispanserlerinden alınan akciğer filmini sağlık raporu olarak tanımlasa da aslında bu yanlış ve eksik bir uygulamadır. Sağlık raporu işin niteliği ve tehlike sınıfına göre, çalışanın işe uyumluluğu, sağlık açısından yeterliliğini görmenin yanında işte geçirdiği süre içerisindeki olası mesleki deformasyon ve sağlık problemlerinin de gözlemlenebilmesi adına alınması gereken önemli bir belgedir. Tehlike sınıfı yüksek işlerde mutlaka uzman iş yeri hekimi tarafından alınması gerekirken, çalışan sayısı 10’un altında ve tehlike oranı düşük olan iş yerleri için bu belge kamu hastaneleri ya da aile hekimlerinden alınabilir. Bunun yanında, çalışanın aynı ortamda çalışacağı iş arkadaşlarına kolayca bulaşma ihtimali olan ciddi bir akciğer hastalığı olup olmadığının anlaşılması için de verem savaş dispanserinden alınan akciğer filmi istenebilmektedir.

Adli sicil kaydı

İşe giriş belgeleri arasında gerginlik sebebi olan bir evrak vardır. Çoğu çalışan adayı, adli sicilinin temiz olduğunu bilmesine rağmen adliyeye, o belgenin alındığı bölüme gidip sıra beklerken gerilir. “Acaba benim bilmediğim bir kayıt var mı” diye düşünmeden edemez. Hele ki kalabalıksa ve sıra varsa zaman biraz zor geçer.Neyse ki artık bunun da kolayı var. Eskiden sadece bulunulan il ya da ilçedeki adliyelerden alınabilen adli sicil kaydı belgesi E-Devlet üzerinden de alınabiliyor. Vatandaşlar kendi E-Devlet hesaplarına girerek kolayca adli sicil kayıtlarını çıktısını alıp iş yerlerine teslim edebiliyor. Adli sicil kaydı almak için tıklayın

Askerlik durum belgesi

Askerlik durumunu gösteren belge erkek adaylar için olmazsa olmaz belgelerden biridir. Çalışanın iş yerinde çalışmasına askerlik görevi açısından engel olacak bir durumu söz konusu mu, askerlik görevi için tecil süresi içindeyse bu süre ne zaman sona eriyor gibi önemli ayrıntıları içeren bu belge erkek adayların mutlaka temin etmesi gereken belgedir. Bu belgenin temin edilmesi için askerlik şubelerine başvurulabildiği gibi, yine E-Devlet seçeneği mümkün. Erkek vatandaşlar sisteme giriş yaptıktan sonra Milli Savunma Bakanlığı hizmetleri sekmesinden askerlik durum belgesini birkaç saniyede alınabiliyor. Askerlik durum belgesi almak için tıklayın

‍Kaynakça:

‍4857 sayılı İş Kanunu

2003 E-devlet - www.turkiye.gov.tr