İK raporlama süreçlerinizi nasıl geliştirebilirsiniz?

İnsan kaynaklarının tüm şirketler için en kritik değerdeki departmanlardan biri olduğunu söylemeye gerek yok! İnsan kaynakları raporlaması ise, insan kaynakları takibi ve yönetiminde mükemmel bir iş çıkarmanın garantisidir. Ayrıca, etkileşimli insan kaynakları raporları işletmelere personelini daha iyi anlama, ortaya çıkan sorunları tespit etme ve kaynaklarını daha akıcı, sonuç odaklı bir şekilde yönetmek için proaktif çözümler uygulama araçları sunar.

Bu yazıda insan kaynakları raporlamalarınızı nasıl geliştirebileceğinize dair bazı ipuçları bulacaksınız.

İnsan kaynakları raporlaması nedir?

İnsan kaynakları raporlaması, şirketteki çalışanların tüm temel ve ayrıntılı bilgilerini içerir, insan kaynakları faaliyetleri ve genel performansın panoramik bir görünümünü verir.  Normal koşullar altında, insan kaynakları raporlama sistemi; performans değerlendirme raporları, takvim yönetimi raporları, fazla mesai raporları, izin raporları, ödeme kontrol raporları, çalışma programı raporları, devam raporları gibi bireysel insan kaynakları raporları içerir.

İnsan kaynakları raporlaması, tam zamanlı ve yarı zamanlı çalışanlar, işgücü-cinsiyet oranları, açık işler ve yeni işe alım yapmak için geçen süre dahil olmak üzere birçok veri noktasını analiz etmenize ve karşılaştırmanıza olanak tanır. Bu nedenle, raporlama şirketlerin genel çalışan performansını anlamasını ve yönetmesini sağlar.

İnsan kaynakları raporlamasının önemi

Çalışanlar şirketlerin en büyük varlığı olduğu için insan kaynakları raporlama sistemi işinizin ayrılmaz bir parçasıdır. İnsan kaynaklarının eğitim, operasyon, işe alım gibi alanlardan sorumlu olması koşuluyla, raporlama organizasyonel işleyiş için çok önemlidir.

İnsan kaynakları raporlaması kurumsal karar verme yeteneklerini geliştirir, insan kaynakları departmanının çalışanların kritik verilerine ve kilit performanslarına erişmesine olanak tanır. Aslında, iyi yapılandırılmış ve eyleme geçirilebilir bir insan kaynakları raporlaması; işe alma, eğitim, performans yönetimi, çalışan bilgi yönetimi ve insan kaynakları etkinliklerinin düzenlenmesi için destek işlevi görür.

İnsan kaynakları raporlamasının faydalarından bazıları şunlardır:

• Strateji geliştirme: Her yıl şirketler yeni stratejiler ve projeksiyonlar geliştirir ve işletmelerin bu planlamanın bir parçası olarak insan kaynakları ölçümlerini değerlendirmesi gerekir.
• Veri şeffaflığı: Çalışanlarınız şirketinizle ilgili verileri görüntüleyebildiğinde, daha bilgili olurlar ve şirkete daha bağlı hissederler. Bu da katılım ve kapsayıcılık oluşturmak için çok önemlidir.
• Hesap Verebilirlik: Şirketin tüm alanlarında olduğu gibi insan kaynakları departmanının maliyetleri ve ek kaynak ihtiyaçlarını paylaşması ve açıklaması gerekir.

İnsan kaynakları raporları nelerdir?

Personel Raporu: Günlük koşullar altında insan kaynakları departmanının çalışanın kişisel bilgilerini, özellikle de iş deneyimi ve iş hacmi kalıplarını toplaması ve harmanlaması gerekiyor. Bu veriler, insan kaynaklarının daha etkili tahmin ve planlama ile daha iyi işe alım kararları vermesine yardımcı olur.

Örneğin, bir işe alım görevlisi olduğunuzu ve insan kaynakları raporunun, çalışan deneyiminin riski azaltırken daha yüksek üretkenlik ve istikrara yol açmasının muhtemel olduğunu gösterdiğini varsayalım. Bu anlayışı kazandıktan sonra, doğru yeteneği belirlemek ve doğru yere yerleştirmek konusunda daha mantıklı olacaksınız.

Performans Raporu: Bu raporlar; ölçmeyi, raporlamayı, yönetmeyi veya çalışan ilerlemesini içerir. Ayrıca, bu raporda performans değerlendirmeleri ve anahtar performans göstergeleri (KPIs) yer alır.

Performans raporları, stratejilerin yürütülmesini ve çıktıları iyileştirebilecekleri için hayati öneme sahiptir. Genel şirket başarısını artırmak için tüm çalışanlar bu raporda ölçülür. Açık ve kolay erişilebilir çalışan performans raporlaması ile en iyi performans gösterenlerin yanı sıra koçluğa veya eğitime ihtiyaç duyanlar da görülebilir.

Performans raporu yalnızca yönetici geri bildirimlerini ve derecelendirmelerini göstermekle kalmaz, aynı zamanda her bir çalışanın performans profilinde saklanan diğer belgelerdeki bilgilerden de yararlanabilir.

Bordro Raporu: Bu rapor, zaman içindeki kazanç artışını, asgari ücreti, fazla mesaiyi, teşvikleri, ücretli izinleri ve bordro kesintilerini içerebilen çalışan ücretini anlamak için kritik bir insan kaynakları raporudur.

Çoğu bordro raporu, aynı zamanda yan haklar raporlarının oluşturulmasını da içerir. Sigorta, emeklilik planları, özel günler gibi yan haklar hakkında ek bilgi sağlar.

Vardiya Raporu: Vardiya raporuyla çalışanların müsaitlik durumu kolaylıkla takip edilebilir ve yönetilebilir. Bu rapor sayesinde kendi biriminize ait günlük, haftalık ve aylık vardiya planı oluşturulabilir. Boş günler görülerek işgücü verimli ve doğru şekilde planlanır. Tarih aralığı, çalışan türü ve departman bazında özel raporlar, çalışanlar için aylık vardiya raporları hazırlanabilir. Vardiya türleri, molalar ve çalışma saatlerine dair kurallar ihtiyaçlar doğrultusunda düzenlenebilir.

İşe Alım Raporu: Bu rapor, adaylar ve açık pozisyonlar hakkında tüm bilgileri tek bir yerde toplayarak zamandan tasarruf edilmesine ve daha verimli bir işe alım süreci oluşturulmasına yardımcı olur. Bir işe alım raporu, size aşağıdakileri içeren işe alım faaliyetinin tam bir resmini verir:

· Tüm açık ve dolu pozisyonlar

· Her pozisyon için aday sayısı

· Her pozisyon için ortalama işe alım süresi ve maliyeti

Personel Sayısı Raporu: Bir personel sayısı raporu, departmanlardan hangisinin zamanla yeteneklerini kaybettiğini, hangisinin tam kapasiteye ulaştığını görmenizi sağlar. Ayrıca çalışan hareketindeki eğilimleri göstermede de yardımcı olur.

Kapsamlı bir çalışan sayısı raporu, çalışan sayımı, zaman ve katılım raporları ve eğitim maliyeti özetleri gibi raporların temelini oluşturur.

İnsan kaynakları raporlamasında hangi metrikler takip edilmelidir?

İnsan kaynakları raporlaması, genellikle insan kaynakları bilgi sistemleri aracılığıyla işgücünüzle ilgili temel metrikleri izler. Metrik izleme platformunuzu oluşturmak için birçok seçenek var. Örneğin, Excel elektronik tablolarındaki birkaç veri noktasını izleyebilir veya insan kaynakları verilerini yönetme konusunda uzmanlaşmış bir sağlayıcıyla ortak olabilirsiniz.

Birçok insan kaynakları metriği veya anahtar performans göstergesi, diğer veri noktalarıyla karşılaştırıldığında daha büyük yanıtlara yol açar. Bu birleşik veriler, geçmiş eğilimlerin istatistiksel korelasyon analizine yardımcı olur. Şirketlerin izlemesi gereken en önemli insan kaynakları metriklerinden bazıları şunlardır:

Cinsiyet: Cinsiyet sayısı takip edilerek ücret açıklarının değerlendirilebildiği ve sağlık hizmetiyle ilgili bazı sigorta maliyeti sorunları ele alınabildiğinden cinsiyet genellikle çeşitlilik ve eşitlik amacıyla ölçülür.

Eğitim Seviyesi: Bu, çalışanların mevcut pozisyonları için genel niteliklerini kısmen değerlendirir. Ayrıca, işgücünüzün yüzde kaçının dört yıllık ve yüksek lisans derecesine sahip olduğunu ölçmeye yardımcı olur.

Fonksiyon Tipi: Bu metrik tipik olarak bir işletmedeki farklı rolleri hem birimler hem de coğrafi alanlar açısından karakterize eder.

Tam Zamanlı Eşdeğer: Bu metrik tek bir çalışanın tam zamanlı olarak çalıştığı saatlerin bir ölçüsüdür. Bu sistem, birden fazla yarı zamanlı çalışanın çalıştığı saatleri, tam zamanlı bir çalışanın çalıştığı saatlere dönüştürmek için de kullanılır.

Aktif Çalışanlar: Bu metrik, şu anda bordronuzda bulunan çalışan sayısını gösterir.

İş Hacmi: İnsan kaynakları bağlamında iş hacmi; işten çıkarma, emeklilik veya değiştirme dahil olmak üzere hem gönüllü hem de gönülsüz nedenlerle belirli bir süre içinde işinizden ayrılan çalışanların yüzdesini temsil eder.

Yeni İşe Alımlar: Bu metrik, geçen yıl içinde şirkete katılan çalışanların sayısını ve/veya yüzdesini gösterir.

Devamsızlık: Bu, çalışanların bir önceki dönemde işe gelmediği ortalama süre ya da gün sayısını gösterir.

Devamsızlık Maliyeti: Bu metrik esas olarak, işyerindeki en masraflı olmayan maliyetlerden birini ortaya çıkarmak için gereken planlanmamış işe gelmemeleri ifade eder.

Çalışan Maliyeti: Bu, işveren tarafından ödenen çalışan ücretleri, sosyal haklar ve bordro vergilerini içeren tüm çalışan tazminatlarının toplamıdır.

Eğitim Maliyeti: Bu metrik, yeni işe alınanların ve mevcut çalışanların eğitimi için harcanan toplam tutarı ifade eder; ayrıca seyahat ve eğitim materyallerinin masraflarını da içerir.

Peki ya çalışan sirkülasyon oranı veya İK’cı-çalışan oranını nasıl hesaplayacaksınız? Bunlar gibi temel 6 temel insan kaynakları metriğini İnsan Kaynakları Metriklerine Giriş e-kitabımızda özetledik, e-kitaba göz atmak için ücretsiz indirin.

İnsan kaynakları raporlarınızı otomatize etmek

İnsan kaynakları departmanı her gün tonlarca bilgiyi işler. Bu bilgiler, çalışan kayıtlarını, maaş fişlerini, şikayetleri ve daha birçok şeyi içerir. Ayrıca, tüm bu veriler kapsamlı bir insan kaynakları raporu oluşturmak için kullanılır. Ancak veriye dayalı raporlar oluşturmak zor ve zaman alıcı olabilir. Raporları doğrudan sizin yazmanız gerektiğini düşünebilirsiniz, ancak raporlarınızı otomatize etmek hayatınızı çok daha kolaylaştırabilir.

Raporlar otomatize ederek belgeleri sorunsuz bir şekilde yönetebilir ve raporlamayı etkili bir süreç haline getirebilir. Bu sayede her şey insan kaynakları kontrol panelinde tek bir yerde görüntülenebilir. Ek olarak, otomatizasyon tablolar ve grafikler aracılığıyla önemli ölçümleri vurgular. Bu, verilerinizi görselleştirmeyi kolaylaştırır. Otomatik insan kaynakları raporlaması ayrıca birkaç saniye içinde daha net ve detaylı veri metrikleri sağlayabilir.

Etkili insan kaynakları raporlaması nasıl olmalıdır?

İnsan kaynakları raporu nasıl hazırlanır dediğinizi duyar gibiyiz. İnsan kaynakları departmanı, şirketlerin çalışan performansı, yönetimi ve memnuniyeti açısından ne kadar iyi durumda olduğunun anlaşılmasına yardımcı olabilecek büyük miktarda bilgi toplar. Bu nedenle, doğru insan kaynakları verilerini kullanmak, insan kaynakları birimindeki sorunları ve fırsatları doğru değerlendirip değerlendirmemesinde fark yaratabilir.

Mevcut tüm verilerle çalışarak zaman kaybetmemek için raporlamaya başlamadan önce kendinize basit ama güçlü bir soru sormalısınız: “Hangi verilere ihtiyacım var?”

Bu soruya, “Vermek istediğim asıl mesaj nedir?”, “İnsan kaynakları raporlarını kim kullanacak?”, “Rapor sıklığı nedir?”, “Raporumu hangi bağlamda vermek istiyorum?” gibi diğer soruların cevabı düşünülerek cevap verilebilir. Tüm bu soruları önceden yanıtlayarak verileri filtreleyebilir ve yalnızca ana sorularınızı yanıtlamakla ilgili bilgileri tutabilirsiniz. Bu şekilde, insan kaynakları raporlama sürecinize organize bir zihinle dalacak, onu zaman açısından daha etkili hale getirecek ve analizinizde yanlış verileri dikkate alma olasılığını büyük ölçüde azaltacaksınız.

İnsan kaynakları raporlarının her birinin genel sorularını ve amaçlarını tanımladıktan sonra performans görselleştirmeye ve iş hedeflerine ulaşmaya yardımcı olacak metrikleri seçmenin zamanı geldi! Birçok metrik, raporları amacına ve onlardan çıkarmak istenilen sonuçlara bağlı olarak haftalık, aylık veya yıllık olarak izlenebilir. Bu amaçla, metrikler akıllıca seçilmeli. İnsan kaynakları raporlaması, insan kaynakları departmanının tüm alanlarının daha büyük bir resmini vererek daha iyi karar vermeyi sağlayacak güçlü anahtar performans göstergelerinin bir karışımı olmalı.

İnsan kaynakları raporlarını çevrimiçi bir analiz aracı yardımıyla analiz ederken, her zaman verilerdeki trendleri aradığınızdan emin olun. Bu şekilde gelecekteki sonuçları tahmin edebilir ve stratejilerinizi buna göre planlayabilirsiniz.

Raporlarınızın görsel olarak çekici ve etkileşimli olduğundan emin olmak, nihayetinde insan kaynakları raporlama başarısını artıracaktır. Uzun yıllar boyunca, insan kaynakları raporları, durağan PowerPoint sunumlarında veya okunması ve analiz edilmesi sıkıcı olan uzun metinlerde elle oluşturulmuştur. Günümüzde, verileri kullanan şirketlerin büyümesi sayesinde, raporlama sürecini daha verimli ve etkili hale getirmek için piyasada birçok araç ortaya çıkmıştır. Bu araçlar sayesinde insan kaynakları raporlaması daha etkili oluyor. Örneğin Kolay İK ile tüm veriler saklandığı ve her zaman güncel olduğu için anlık raporları tek tıklama ile hatasız bir şekilde oluşturabilirsiniz.

Tek tıkla rapor oluşturun!

Kolay İK ile çalışanlara dair her veriyi dilediğiniz gibi raporlayabilir ve tüm raporları dilediğiniz formatta indirebilirsiniz. Kolay İK'yı 15 gün boyunca ücretsiz denemek için tıklayın.