SaaS – ERP Karşılaştırması

Merhabalar,

Sizlerle kısaca ERP sistemleri ve Kolay İK arasındaki farkı paylaşmak isterim.

Kolay İK iş ve ürün modeli olarak Bir Hizmet Olarak Yazılım (Software as a Service – SaaS) modeline sahiptir. Bu modelin özeti, binlerce şirketin İK ekiplerinin bir araya gelip aynı ürünü kullanması, geri bildirim vermesi, ürün gelişimini fonlaması ve böylece sürekli gelişen bir ürüne sahip olması olarak özetlenebilir.

Bu modelin en güzel örneklerinden bir tanesi müzik alanında gerçekleşti. Hepimiz yıllardır müzik dinlemek için kasetler veya CD’ler satın alıyorduk. Ancak Spotify ve YouTube gibi ürünler bu modeli tümüyle değiştirdi. Bu ürünler sayesinde sanatçı ve şarkılara ayrı ayrı şekillerde ulaşmak yerine aylık bir ödeme karşılığında, istenilen şarkıya tek bir seferde aynı platform üzerinden ulaşıldı.

Bu modelin avantajları:

• SaaS ürünlerin sürekli olarak kullanılabilir bir ürün sunma zorunluluğu vardır. Bu nedenle arayüzleri ve kullanıcı deneyimleri çok daha kolay ve anlaşılır olmak zorundadır. Çünkü yapılan ürünü sadece bir kaç kişiye eğitim vererek kullandırmak yeterli değildir. Bu ürünü binlerce insanın aynı anda anlayıp kullanabilmesi gerekir.
• SaaS ürünler sürekli gelişir. Aynı akıllı telefonlarınızdaki uygulamalar gibi birkaç haftada bir yeni bir geliştirme gelir. Yeni kullanıcılar geldikçe SaaS şirket daha geniş bir yazılım ve ürün ekibi kurar, bu ekiple daha güzel ürün geliştirir ve daha çok kullanıcıya ulaşır. Bu anlamda ERP sağlayan şirketlerden en büyük farklarından birisi, ERP şirketlerinde müşteri sayısı arttıkça projelere ayrılabilecek kaynak azalırken, SaaS şirketlerde kullanıcı sayısı arttıkça projedeki kaynak artar.
• Üründe çıkan hatalar ve buglar çok daha hızlı temizlenir. Çünkü bir down durumunda veya bir bug olduğunda bu sadece bir şirket için değil, binlerce şirket için olur. Bu nedenle sorun acilen çözülür.
• Üründeki bilgi havuzu tek bir noktadan değil tüm kullanıcılardan gelir. Bu da bir şirkette uygulanan best practice uygulamanın, yani iyi bir deneyimin, SaaS ürün tarafından öğrenilmesini ve geliştirildiğinde tüm şirketlerin kullanabilir halde olmasını sağlar.
• Destek süreçleri çok daha hızlı hatta anlıktır. Ürünle ilgili bilgi havuzu tek bir yerde toplanabilir durumdadır.
  Örneğin, Kolay İK için: https://destek.kolayik.com/tr/
• Entegrasyon, SaaS ürünlerde çok daha kolaydır. Çünkü sistemler stabildir ve teknolojilerini sürekli güncel tutmak zorundadır.
  Örneğin, https://apidocs.kolayik.com/
• Maliyet olarak çok daha uygundur. Çünkü hiçbir server, kurulum, bakım, destek, geliştirme, danışmanlık vb. maliyeti bulunmaz. SaaS şirketlere verilen ücretin neredeyse tamamı doğrudan veya dolaylı ürün gelişimine harcanır. Kolay İK dahil birçok SaaS’ın sözleşmesi şirket tarafından uygun gördükleri anda tek taraflı feshedilir. Hiçbir bağlayıcılığı veya taahhüdü yoktur. Kullanıcının memnun olmaya devam etmesi esastır.
• Aktivasyon süresi sadece birkaç hafta, hatta bazen sadece bir kaç gün sürer. Şirketler kullanım kararını vermeden önce ürünü uzun uzun test edecek zaman bulurlar ve “evet bu ürün bizim işimizi görüyor” diyerek emin olduklarında kullanmaya başlarlar.
• IT ekiplerine iş düşmez. Şirketlerin IT ekipleri şirketle ilgili daha esas olan konulara odaklanır. Kolay İK artık İK ekibine özel atanmış IT ekibi olur. İK yöneticileri de aynı şekilde İK bilmeyen teknik ekiplere ne istediklerini anlatmakla ve ürün yöneticiliği yapmaya zaman ayırmazlar. Bu İK ekibinin katma değerli İK projelerine konsantre olması açısından büyük bir avantaj yaratır.
• SaaS ürünlerde, danışmanlarla değil doğrudan şirketin kendisiyle ve kendi ekibiyle süreçlerinizi ilerletirsiniz.
• Son olarak SaaS ürünler sürdürülebilir ürünlerdir. Yani projedeki yazılımcının ayrılması, ürün yöneticisi ve/veya şirketin kurucuları ayrılsa dahi projeler kolaylıkla devam eder. Ürünün kodu kaliteli, dokümantasyonu ve anlaşılırlığı yüksek olmak zorundadır. “Yazılımcı gitti, ürünün kim geliştirecek” veya “Bu ürün çöp oldu, yeniden yazmamız gerekiyor” gibi durumlar ortaya çıkmaz.

Dezavantajları:

• Bir kullanıcı herhangi bir anda “Ben ürünün böyle olmasını istiyorum” diyerek ürünün gelişimini yönlendiremez. Üründe kullanılabilirlik ve ortak akıl esastır.
• SaaS uzmanlık gerektirir. Her SaaS ürünü belli bir alanda uzmanlaşarak bu alanda ilerler. Her işi tek bir noktadan yapalım demek mümkün olmayabilir. SaaS’lar birbirleri ile entegre olarak daha kaliteli bir akış sunar. Lakin bu entegrasyonlar gecikebilir veya hazır olmayabilir.
• Sağlıklı ürün, sağlıklı beslenme gibidir. Bazen kullanıcılar fast food isterler hatta bazıları her gün fast food yemek ister. SaaS ürünler araya birkaç bitter çikolata sıkıştırsa da esasen taze fasulye ve brokolidir. Örneğin; SaaS şirketler bir Powerpoint sunum üzerinden 5 sene sonraki hayali anlatmazlar, genelde gerçekler ve gerçek ürün üzerinden sunum yaparlar.
• Sözleşmeler, ücretler, destek süreçleri kullanıcı şirket ne kadar büyük olursa olsun standarttır. Bu standart aynı zamanda kaliteyi getirir.
• Kullanıcı şirket ürüne sahip olmaz, ürünü kiralar.

ERP sistemleri, belli bir temel üzerine şirket özelinde geliştirilen ürünlerden oluşur. Bu ürünler genellikle danışman şirketler tarafından geliştirilir. Model olarak şirket, ürüne sahiptir. İsterse IT ekibi de geliştirmeler yapabilir. ERP sistemler şirketlerin hayatlarında kritik bir önem taşır. Çünkü şirketlerin diğer şirketlerinden tamamen ayrılan süreçleri vardır. Örneğin bir tekstil şirketinin, bir araba parçası üretimi şirketinin ve bir yazılım proje şirketinin ERP açısından tamamen farklı akışları vardır. Şirketler arasında standart olan İK, Finans, CRM vb. süreçlerde SaaS kullanmak çok daha anlamlıyken, üretim vb. süreçlerde ERP kullanmak çok daha anlamlı olmaktadır.

ERP sistemlerinin avantajları:

• Tüm farklı fonksiyonları tek bir yapı altında ve entegre bir şekilde kullanabilirsiniz.
• Ürünün sahibi olursunuz. Bütçe oldukça ürün şirketin isteği doğrultusunda gelişir.
• ERP şirketleri genellikle tüm fonksiyonları bir paket halinde satarlar. Bu nedenle İK, finans, CRM gibi süreçler de alınan paketin içerisinde yer alır.
• ERP şirketlerinin çok büyük referansları ve çok güzel projeleri bulunur.
• ERP şirketleri , rün anlamında kolay kolay “Bunu bizim sistemde yapamayız” veya “Bu bizim uzmanlık alanımız değil” demezler.
• Şirket özelinde sadece ürün anlamında değil, SLA, sözleşme, fiyatlama vb. çok fazla değişiklik yapılabilir.
• Güçlü ERP şirketlerinin yaygın ağları vardır. Herhangi bir ülkede partner bulabilirsiniz.
• Şirketler global ve güçlü şirketlerdir.
• ERP sistemlerinin maliyeti ve projenin başarılı olduğundaki getirileri nedeniyle pazarda prestij yaratır. Bir İK’cının “Biz şirketimizde şu ERP’yi kullanıyoruz” demesi şirketin gücünü gösterir.
• Yatırımcılarda, denetçilerde vb. şirkete yakın olan kişi ve kurumlarda güven yaratır.

Dezavantajları:

• Ürün derinliği düşüktür. Ürünün yapabilecekleri sınırsız olsa da yapmak çok fazla zaman ve bütçe gerektirir. Herhangi bir basit değişiklik dahi yazılım ekibinin dahil olmasını gerektirebilir. Geliştirme anlamında esnek, ayarlar anlamında ise zayıftır.
• Kullanımı genellikle eğitim gerektirir. Şirkette yeni gelen çalışanlar için onboarding süreci vardır. Tüm çalışanlara açmak ise genellikle nadirdir.
• Projenin aktivasyonu genellikle 6 ile 18 ay arasında gerçekleşir. Bunun yanında bazı projelerin asla hayata geçememesi veya hayata geçse bile beklentileri karşılamaması durumları ortaya çıkar.
• Doğrudan ERP şirketi ile genellikle iletişimde olmazsınız. Tüm iletişim ve sözleşme bir danışman şirket üzerinden gerçekleşir. Sorumluluk ve ürün kalitesinden ERP sistemi değil, danışmanlar sorumlu olurlar.
• IT ekipleri ve İK ekipleri için proje her zaman yoğun bir iş yükü yaratır.
• Projeler sürdürülebilir değildir. Teknoloji ilerlediğinde veya ilgili yazılımcılar işten ayrıldığında projeler sekteye uğrayabilir.
• Ürün, İK ekibinin bilgisi havuzu ve vizyonu kadar gelişebilir. Başka şirketlerden veya ekiplerden yeni şeyler öğrenmez.
• ERP ürünün kendi sunduğu fonksiyonlar dışında kalan fonksiyonlar için yeni ürünler almak istediğinizde entegrasyon çok zordur.
• Genellikle ERP ürünlerinin mobil tarafı için ek bir geliştirme gerekir ve kullanıcı deneyimi olarak zayıftır.

‍

Teşekkürler,

Çağlar Yalı – Kolay İK Kurucu Ortak