Personel özlük dosyası nasıl saklanır?

İş kanununa göre şirketler her bir çalışanı için personel özlük dosyasını düzenlemek zorundadır. İK departmanlarının, çalışanların kişisel bilgilerinin bulunduğu özlük dosyalarını nasıl ve kaç yıl süre içinde saklı tutacağı da dikkat edilmesi gereken bir diğer önemli konudur.

Personel özlük dosyası içerisinde bulunması gereken evraklar, İş kanununda açıkça belirtilmiştir. Çalışanın niteliği ve çalışma durumuna göre personel özlük dosyasında bulunması gereken evraklar hakkındaki derlediğimiz yazımıza tıklayarak ulaşabillirsiniz. 

İş kanununda özlük dosyalarının içeriği hakkında detaylı bilgiler yer alırken, kaç yıl süreyle saklanması konusunda net bir bilgi yoktur. Ancak, Vergi mevzuatı, SGK mevzuatı, Türk Ticaret Kanunu ve İş Sağlığı ve Güvenliği mevzuatında dosyaların kaç yıl süre içerisinde saklı tutulması gerektiğiyle ilgili birtakım bilgiler bulunur.

Personel özlük dosyasını nasıl saklamalıyız?

Çalışan hakkında toplanan evraklar, hukuka uygun bir şekilde kullanılmak üzere toplanır. Ancak, çalışana dair kişisel verilerin bulunması sebebiyle, diğer çalışanların ve yetkili kişilerin ulaşamayacağı yerlerde muhafaza edilmelidir. Özlük dosyasında bulunan bilgilere, yetkili olmayan kişiler tarafından ulaşılması, kişisel bilgilerin gizliliği ihlaline ve kişinin aleyhine kullanılması gibi konular bakımından ceza hukuku alanında suç teşkil eder. Bu tür sorunlarla karşılaşılması, cezai yaptırımlar ve tazminat davaları gibi sonuçlara neden olmasının yanında, şirkete olan güvenin de zedelenmesine yol açacaktır. Bu nedenle özlük dosyaları, anahtarı sadece ilgili kişide bulunan dolaplarda kilitli bir şekilde saklanmalıdır.

Özlük dosyaları kaç yıl saklanmalı?

Kişisel verilerin bulundurulması ve saklanması bakımından hassasiyet gerektiren özlük dosyaları saklama süreleri de işverenler ve İK’cılar için bilinmesi gereken önemli bir noktadır. İş kanununda özlük dosyalarının kaç yıl saklanması gerektiği konusunda bir madde bulunmamaktadır. Bahsi geçen süreler diğer mevzuatlara göre şu şekilde belirtilmiştir:

• 5510 sayılı kanununa göre on yıl,
• SGK mevzuatına göre on yıl,
• Türk Ticaret Kanunu’na göre on yıl,
• İş Sağlığı ve Güvenliği mevzuatına göre on beş yıl, özlük dosyalarının saklanma zorunluluğu vardır.

Personel özlük dosyasını nasıl imha edilir?

Saklama süresi biten ve işten ayrılan personelin özlük dosyası, KVKK politikalarına uygun bir şekilde ortadan kaldırılması gerekmektedir. “Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik” çerçevesinde, özlük dosyaları, imha prosedürlerine uygun bir şekilde ortadan kaldırılmalıdır. İşverenler ve İK’cılar, özlük dosyası tutulması sebebiyle alınan kişisel veriler için bir imha politikası belirlemelidir. KVKK’da bulunan bu imha doğrultusunda, imha işlemlerinin kayıt altında yapılması ve en az 3 yıl süreyle saklanması gerekmektedir. 

Kolay İK ile özlük belgelerinize her yerden erişin

Kolay İK kullanarak, özlük dosyalarınızı tek bir platform üzerinde bulundurabilir, eksik bilgilerinizi kolayca tanımlayabilir ve çalışanlarınıza hatırlatmalarda bulunabilirsiniz. Kolay İK ile özlük yönetimi süreçlerinizi dijitalleştirin, tüm İK uygulamalarınızı kolaylaştırın. Kolay İK'yı ücretsiz denemeye başlayın, işlerinizi kolaylaştırın.