November 4, 2022
Kafanızda "Özlük dosyasının yasal bir yaptırımı var mıdır?, Özlük dosyası tutmamayanlar idari bir para cezası öder mi?" gibi sorular varsa özlük dosyası ve yasal gerekliliklerini sizler için derledik.
Özlük dosyası çalışanın şirket ile el sıkıştığı andan iş ile ilişiğinin kesildiği güne kadar, tutulması gereken çalışana ait tüm gerekli belgelerin bulunduğu belgeler bütünüdür ver her şeyden önemlisi ispat niteliğindedir. Çalışan ile şirket arasında oluşturulan her belgeyi içermelidir. Özlük dosyası sadece kimlik fotokopisi, özgeçmiş gibi işe giriş belgelerinden oluşmaz.
İşçi özlük dosyası, çalışanın çalıştığı süre boyunca kullandığı izinlere dair izin formları, sağlık raporları, üzerine zimmetli malların listesi, sigorta evrakları, uyarı ya da disiplin cezaları gibi, çalışan ile alakalı her hareketin her değişikliğin belgelendiği bir kayıt dosyasıdır. İşçi özlük dosyası ve gerekli evrakları daha detaylı anlattığımız yazımızı okumayı unutmayın.
Şirketlerin personel özlük dosyaları oluşturmaları, güncellemeleri ve saklamalarının zorunluluğu bulunur. Yasalar gereğince, belirli durum ve koşullar doğrultusunda hazırlanan özlük dosyası özellikle çok çalışanlı şirketler için zorluk yaratabiliyor. Bu nedenle şirketlerde bir özlük işleri uzmanı, memuru, personeli vb. unvanlarda çalışan profesyonellerin bulunması, özlük yönetimi süreçleri için önem arz ediyor. Bu konuyla ilgili detaylara yazımızdan ulaşabilirsiniz.
Daha önceki yıllar da bu konu işçi çizelgeleri başlığı altında detaylandırılmıştı. 1475 Sayılı İş Kanunu’nun 71. maddesinde işverenler çalıştırdıkları işçiler için kadın ve erkek ayrı olmak üzere bir çizelge düzenlemek zorundaydı. Bu çizelgelerde işçilerin kimlik bilgilerinin yanı sıra işlerine ilişkin temel bilgiler yer almaktaydı. 2003 yılında yapılan düzenleme ile 4857 Sayılı İş Kanununa işçi özlük dosyası ile ilgili bir madde eklendi.
4857 Sayılı İş Kanunu ile birlikte, işverene her işçi için ayrı ayrı düzenlenmek üzere delil özelliği taşıyan birçok belge ve kaydın yer aldığı, kişisel nitelikte bir dosya tutma yükümlülüğü getirildi.
“İş Kanunu’nun 75. maddesi uyarınca, işveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenlemek zorundadır. İşveren özlük dosyalarında, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.” 1 - 4857 Sayılı İş Kanunu
4857 Sayılı İş Kanununun 104.maddesinde işçi özlük dosyalarını düzenlemeyen/tutmayan işverenlere kesilecek idari para cezası yer almaktadır. Bu idari para cezasının yanı sıra dosyaların hem denetimler hem de ihtilaflı durumlar da ispat için tutulması gerekir.
“Bu Kanunun 63 üncü maddesinde ve bu maddede belirtilen yönetmelikte belirlenen çalışma sürelerine aykırı olarak işçilerini çalıştıran veya 68 inci maddesindeki ara dinlenmelerini bu maddeye göre uygulamayan veya işçileri 69.uncu maddesine aykırı olarak geceleri yedi buçuk saatten fazla çalıştıran; gece ve gündüz postalarını değiştirmeyen, 71 inci maddesi hükmüne ve bu maddenin son fıkrasında anılan yönetmelik hükümlerine aykırı hareket eden, 72. maddesi hükümlerine aykırı olarak bu maddede belirtilen yerlerde onsekiz yaşını doldurmamış erkek çocukları ve gençleri ve her yaştaki kadınları çalıştıran, 73. maddesine aykırı olarak çocuk ve genç işçileri gece çalıştıran veya aynı maddede anılan yönetmelik hükümlerine aykırı hareket eden 74. maddesindeki hükme aykırı olarak doğumdan önceki ve sonraki sürelerde gebe veya doğum yapmış kadınları çalıştıran veya ücretsiz izin vermeyen, 75. maddesindeki işçi özlük dosyalarını düzenlemeyen, 76. maddesinde belirtilen yönetmelik hükümlerine uymayan işveren veya işveren vekiline 9.303,00 TL (2023) idari para cezası verilir.” 2 - 4857 Sayılı İş Kanunu
Vergi mevzuatı, SGK mevzuatı ve İş Sağlığı ve Güvenliği mevzuatında dosyaların kaç yıl süre içerisinde saklı tutulması gerektiğiyle ilgili bilgiler bulunur.
Özlük dosyalarının nasıl saklanması ve imha edilmesi gerektiğine dair detaylı yazımız için tıklayın.
Özlük dosyasında olması gereken belgeler
İşçi ve işveren arasında kurulan iş ilişkisinin ispatı, olası bir uyuşmazlık, anlaşmazlık sebebiyle taraflardan birinin hukuki yollara başvurması, işten çıkarılmalar gibi durumlarda delil ve ispat aracı olarak kullanılan tüm bu belgeleri Kolay İK ile saklayın. Kolay İK ile özlük yönetimi süreçlerinizi kolaylaştırmaya hemen başlayın.
Kaynakça:
Hiçbir kurulum ve kredi kartı gerektirmeden kullanmaya başlayın.
ÜCRETSİZ DENEYİNHiçbir kurulum ve kredi kartı gerektirmeden, personel yönetim yazılımını hemen 15 gün boyunca ücretsiz deneyin.
.avif)
.svg){kind=small}