10 soruda personel özlük dosyası nedir?

Kolay İK'da en çok zorlandığımız konulardan biri özlük dosyalarının toplanması, özlük ile ilgili işlemlerin yapılmasıydı. Bu konuda yalnız olmadığımızı kullanıcılarımızdan da duyunca Özlük Yönetimi özelliğini geliştirdik. Özlük Yönetimi altında değerlendirilebilecek ve fiziki olarak da tutulması gereken özlük dosyası nedir, nasıl tutulur, neler içermelidir derledik.

1. Personel özlük dosyası nedir?

Personel özlük dosyası İş Kanunu'nun 75. maddesine göre işverenin işçi hakkında tutması gereken evrak bütünüdür.

İş Kanunu ve diğer kanunlar uyarınca düzenlenmesi zorunlu belge ve kayıtları saklamak ve talep edildiğinde bunları göstermek işveren için zorunluluktur.

2. İş Kanunu'nda personel özlük dosyasının yeri nedir?

4857 sayılı kanun olan İş Kanunu'nda işçi/personel özlük dosyası aşağıda belirtilen madde ile düzenlenmiştir:

‍İşçi Özlük Dosyası Madde 75 - İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.

3. Özlük dosyası hazırlanmazsa ne olur?

İşçi/personel özlük dosyası her işçi için ayrı ayrı düzenlenmelidir. Eğer özlük dosyası düzenlenmeyen işçiler varsa her biri için ayrı ayrı idari para cezası söz konusu olur.

Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı 2017 yılında işçi özlük dosyası düzenlememenin cezasını işçi başına 1.619 TL olarak belirlemiştir.

4. Personel özlük dosyasında neler olmalıdır?

Kırtasiye malzemesi satan birçok mağazada "özlük dosyası" satılmakta ve bu dosyaların içinde bir takım listeler yer almaktadır. İnternette de bulunabilecek bu listelerdeki tüm evrak matbu olarak saklanmalı gibi bir algı hakimdir.

Fakat İş Kanunu'nda işçi/personel özlük doyasında yer alacak evrak listesi açıkça verilmemiştir. Bu dosyanın düzenlenmesindeki amaç işçi ve işveren arasında oluşabilecek uyuşmazlık durumunda evrak ile ispatta bulunulmasıdır. Ayrıca denetçi karşısında işveren işçi hakkında işçinin kimliği, işinin niteliği vb. konularda ispatla yükümlüdür.

Bu sebeple özlük dosyasında; iş başvuru formu, iş sözleşmesi, görev tanımları, nüfus cüzdanı örneği, ikametgah, vesikalık fotoğraf vb. evrak tutulması işverenin yararınadır.

5. Personel özlük dosyası nerede saklanmalıdır?

İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamak zorundadır.Bu sebeple özlük dosyası diğer işçilerin ve yetkili olmayan kişilerin göremeyeceği şekilde kişisel verilerin gizliliğine dikkat edilerek saklanmalıdır.

Bu konuda kabul gören uygulama özlük dosyalarının kilitli bir dolapta saklanmasıdır.

6. Personel özlük dosyası saklanırken nelere dikkat edilmelidir?

Personel özlük dosyası saklanırken her bir işçi dosya düzenlenmesine dikkat edilmelidir. Faaliyet gösterilen sektörün, tabi olunan kanunların gerekliliklerine göre toplanan belgeler evrak bütünlüğü içerisinde saklanmalı ve herhangi bir denetimde gösterilmek üzere başka kişilerin erişemeyeceği bir yerde gizli olarak tutulmalıdır.

7. Personel özlük belgelerini matbu olarak saklamak zorunda mıdır?

Özlük dosyası herhangi bir denetim durumunda matbu olarak ibraz edilmelidir. Bu sebeple bu dosyanın bir kopyası mümkünse ıslak imzalı evrak ile beraber gerçek ortamda tutulmalıdır.

8. Personel özlük dosyası ne işe yarar? Amacı nedir?

Herhangi bir tarihte işveren, işçi ve devlet arasındaki ilişkilerde ortaya çıkacak bir uyuşmazlıkta ilk başvurulacak kaynak özlük dosyasıdır. Hem işçinin hem de işverenin tüm iddialarının kanıtı bu dosya içerisindeki evraktadır. Bu sebeple dosya içerisindeki tüm belgeler güncel ve asıl nüshası ile saklanmalıdır.

9. Personel özlük dosyası ne kadar süre ile saklanmalıdır?

İş Kanunu ve ilgili kanunlarda özlük dosyasının kaç yıl saklanması gerektiğine dair bir bilgi bulunmamaktadır.

SGK mevzuatına göre ise; işveren, işyeri sahipleri; işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yılbaşından başlamak üzere on yıl süreyle, kamu idareleri otuz yıl süreyle, tasfiye ve iflas idaresi memurları ise görevleri süresince saklamak zorundadır.

Bu sebeple özlük dosyası saklanırken bu göz önünde bulundurulmalıdır.

10.Personel özlük dosyası iş yerinizde değilse ne olur?

SGK'nın denetim ile görevlendirdiği memurlarınca istenilmesi halinde saklanması zorunlu tüm evrak on beş gün içinde ibraz edilmelidir. Bu nedenle personel özlük dosyanızı işyerinizde olmasa bile ulaşabileceğiniz bir yerde ve kontrolunuz altında tutmanız yararınıza olur.

Bonus soru: Personel özlük dosyası tutulurken karşılaşılan zorluklar nelerdir?

Kolay İK olarak aramıza yeni bir arkadaşımız katıldığında en çok zorlandığımız konulardan biri özlük dosyalarını toplamaktı. Eksik evrak takibi yapmak, kimin hangi evrağının eksik olduğunu tespit etmek, sürekli hatırlatmak hem zamanımızı hem enerjimi alıyordu. Yeni kurulmuş hem de İK yazılımı yapan bir şirket olarak da bu işi mevzuata uygun ve doğru yapmak istiyorduk.

Zamanla bunun sadece bizim değil tüm firmalar için sorun olduğunu fark ettik. Kullanıcılarımızı ve kendimizi bu sorunlardan kurtarmak için de Kolay İK'da Özlük Yönetimi özelliğini geliştirdik. Kolay İK'da Özlük Yönetimi sayesinde:

• Personel özlük dosyalarının dijital kopyalarını tutabilir,
• İşe girişte beklediğiniz evrak listesini yeni çalışanınızla paylaşabilir,
• Çalışan tarafından gönderilmeyen evrak için hatırlatma gönderebilir,
• Çalışan bilgilerini web üzerinden ekleyip düzenleyebilir,
• Çalışanlarınızın kendi panellerinden kendi bilgilerini düzenleme, olmayan bilgilerini ekleme, eksik evrak yüklemelerini sağlayabilir,
• Tüm bu panellere her yerden ve her cihazdan erişebilir,
• İhtiyaç duyduğunuzda imdadınıza yetişen özel alanlar ekleyebilir ve düzenleyebilir,
• Böylece mevzuat ve ceza riskinden uzak durabilirsiniz.

Özlük Yönetimi ve diğer özellikleri ile beraber Kolay İK'yı buraya tıklayarak hemen 15 gün ücretsiz deneyebilirsiniz.