Özlük dosyasında bulunması gereken evraklar

Özlük dosyası, sektör ne olursa olsun şirketlerin, her bir çalışan için tutması gereken, belirli durum ve koşulları gözeterek çalışana dair tüm bilgilerin bulunduğu kayıtlar olarak tanımlanır. Bu yazımızda özlük dosyasında bulunması gereken evraklar ve bu evrakların niteliğine göre değişen içeriklerinden bahsedeceğiz.

İş Kanununca bulundurması zorunlu olan ve yasal işlemlere tabi tutulan özlük dosyalarının tam ve eksiksiz tutulması işveren ve İK’cılar önem arz ediyor. Özlük dosyasının bulundurulmaması veya eksik evrak olması durumunda İş kanununca idari para cezalarının olduğunu hatırlatmak isteriz.

Özlük dosyası iş ilişkisi devam ettiği sürece aktif olarak kullanılan, yeni evraklarla ve belgelerle zenginleşen dosyalardır. Belli durumlarda ve koşullarda içeriği değişebilmektedir.

Özlük dosyasında neler olmalı?

• Nüfus cüzdanı fotokopisi
• Nüfus kayıt örneği
• İkametgah Belgesi
• Sağlık raporu
• Diploma fotokopisi
• Adli sicil kaydı
• 2 adet vesikalık fotoğraf
• Aile durumunu bildirir belge
• Askerlik durum belgesi
• İş Sözleşmesi / Hizmet Sözleşmesi
• SGK işe giriş bildirgesi

İşçinin niteliğine göre bulunması gereken evraklar

• İşçinin yaşı 18’den küçükse ebeveyninin muvafakatnamesi
• İşçi yabancıysa çalışma izni belgesi fotokopisi ya da izin belgesi
• Yararlanılan teşvik varsa bunu gösteren belge
• Engelli ise Sakatlık Raporu ya da onaylı örneği
• Engelli indiriminden yararlanıyorsa Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan bu yönde alınmış belge
• Eski hükümlü, engelli ya da terör mağduru ise İŞKUR kayıt belgesi

İşin niteliğine göre bulunması gereken evraklar

• İşin niteliğine göre yapılması gereken periyodik sağlık kontrolleri raporları
• İşin niteliğine göre yapılan muayenelerin raporları
• Araç kullanılan işlerde işçi ehliyet fotokopisi
• Zimmetli araç gereç, cihaz zimmet formu
• Ağır ve tehlike seviyesi yüksek işlerde personel bilgi formu
• Fazla mesai ve fazla çalışma için işçinin onayının alındığı belge
• Değişen çalışma günü, saati ve vardiyalar için hazırlanmış çalışma çizelgesi

İşçinin işe devam ettiği süre içerisinde eklenmesi gereken evraklar

• Yıllık izin formu
• Ücretsiz izin, mazeret izni ve diğer izinler için oluşturulmuş izin formları
• Doğum izni, doğumdan sonraki ücretsiz izin, süt izni dilekçeleri
• İş göremezlik ve istirahat raporları
• İş kazası tutanağı
• Tutanak, yazılı savunma talep yazısı, işçi savunması, işçiye verilen uyarılar, olay tespit yazıları
• Ücret kesme cezası ve gerekçeli belge
• İşçi ile ilgili resmi yazışmalar
• İmzalı bordro ya da ücret pusulaları
• Maaş zammı, terfi yazısı, nakil bildirimi, görevlendirme yazıları, görev ve unvan değişikliğini gösteren belge
• Geçici işyeri değişikliği durumunda işçinin rızası gösteren belge
• İş sağlığı ve güvenliği eğitimi ve bu yöndeki yasal hak ve sorumlulukların anlatıldığını gösteren belgeler

İşçinin işten çıkması durumunda eklenmesi gereken evraklar

• İstifa dilekçesi
• Fesih bildirimi
• İbraname
• SGK İşten ayrılış bildirgesi
• İhbarname
• Hizmet belgesi
• Kıdem ve ihbar tazminatı bordroları
• Varsa haklı fesih sebebini ispatlayan belge
• İşçiye noterle yapılan bildirimler, ihtarnameler

Eğer varsa özlük dosyasında bulunmasının faydalı olacağı evraklar

• İşe Başvuru Formu
• İş Teklif Formu
• Evlilik cüzdanı fotokopisi
• Referans mektupları
• Özgeçmişler
• Bakmakla yükümlü olunan kişilerin kimlik fotokopileri
• Daha önceki işyerinden alınmış bonservis/hizmet/çalışma belgesi
• O ay için bir önceki işyerinde Asgari Geçim İndiriminden faydalandığını gösteren belge

Kolay İK ile özlük yönetiminizi kolaylaştırın

Kolay İK kullanarak, özlük dosyalarınızı tek bir platform üzerinde bulundurabilir, eksik bilgilerinizi kolayca tanımlayabilir ve çalışanlarınıza hatırlatmalarda bulunabilirsiniz. Kolay İK ile özlük yönetimi süreçlerinizi dijitalleştirin, tüm İK uygulamalarınızı kolaylaştırın. Şimdi özlük yönetim uygulamasını 15 gün ücretsiz deneyin.

Kaynakça:

https://www.mevzuat.gov.tr/MevzuatMetin/1.5.4857.pdf