Personel zimmet kayıtları nedir? Nasıl tutulur?

İnsan kaynakları personel yönetiminde zimmet kayıtları doğru ve güvenilir tutulması oluşabilecek birçok hatanın önüne geçer. Zimmet yönetimini aktif uygulayan şirketler malzeme, ekipman ve kaynak kayıplarının önüne geçerek oluşabilecek maddi zararlar da engellenir. Öyleyse personel zimmet kayıtları nedir, nasıl tutulur hep birlikte inceleyelim. 

Personel zimmet kayıtları nedir?

Personel zimmetleri, bir şirketin sahip olduğu her türlü ekipman veya malın belirli bir çalışana işinde kullanması için atanmasıdır. Personel zimmet kayıtları ise çalışanın belirlenen zaman dilimleri içerisinde verilen hangi materyallerin kullanıldığı ve iade edildiğini izlemeye yarar. Zimmet takibi ile hangi varlık kimde, ne zamandan beri kullanıyor, ne zaman iade etmiş veya değişim için yollamış gibi tüm detaylar kolaylıkla takip edilir. 

Peki bu varlıklar nelerdir? Çalışanlara şirket tarafından tahsis edilen her türlü ürün bir zimmettir. Telefon, tablet, araç, bilgisayar ve birçok ofis malzemesi… Tüm bunların takibini yapmak, kaynakların etkin bir şekilde kullanılmasını sağlarken aynı zamanda herhangi kayıpların da oluşmasının önüne geçer.  

Neden personel zimmet kayıtları tutmalısınız?

• Varlık yönetimi: Personel zimmet kayıtları, işletmelerin varlıklarını etkin bir şekilde yönetmelerini sağlar. Hangi varlıkların kimin tarafından kullanıldığını ve ne zaman iade edildiğini bilmek, kaynakların kullanımını optimize etmeye yardımcı olur.

• Kayıp önleme: Zimmet kayıtları, varlıkların kaybolmasını veya kötüye kullanılmasını önlemeye yardımcı olur. Belirli bir varlık kime ait olduğu ve kim tarafından kullanıldığı net bir şekilde belirlendiği için, kayıp veya hırsızlık durumlarında sorumluların tespit edilmesi daha kolaydır.

• Güvenilirlik: Doğru ve güvenilir zimmet kayıtları, şirket yöneticilerine ve sahiplerine varlıklarının güvenilir bir şekilde yönetildiğine dair bir güvence sağlar. Bu da işletmenin itibarını artırır ve iş süreçlerini daha sağlam hale getirir.

Personel zimmet kayıtları nasıl tutulur?

Uzaktan çalışmanın yaygınlaştığı son dönemde artık personel zimmetleri dijital ortamda tutulmaya başlansa da hala birçok şirket zimmet takibini kağıt üzerinde yapmaya devam ediyor. Ancak ne yazık ki bu eski usül yöntemler birçok hatanın ortaya çıkmasına neden olurken güvenilirliği zedeleyecek bazı durumları da beraberinde getiriyor.

Dijital bir ortamda zimmet takibi nasıl gerçekleşiyor? 

Şirket tarafından çalışana verilecek herhangi varlık tüm detaylarıyla zimmet formuna işleniyor. Verilen zimmete belirli bir kod numarası ile etiketleniyor ve zimmet kayıtları bu tanımlayıcılar vasılasıyla tutulmaya başlanıyor. Varlıkla ilgili tüm bilgilerin yer aldığı zimmet formunda hangi çalışanın varlığı ne zaman aldığı, iade ettiği vb. bilgiler içerirken aynı zamanda bakım ve garanti süreleri de ekleniyor. 

Zimmet kayıtlarını online olarak tutan insan kaynakları profesyonelleri de böylelikle çalıştığı kurumun maddi varlıklarından haberdar oluyor ve demirbaşlara yapılacak herhangi bir yatırımı kolaylıkla tespit edebiliyor. İnsan kaynakları uzmanları aynı zamanda bir çalışanın sorunsuz ve eksiksiz bir şekilde görevini yerine getirmesi için de bu varlıkların bakım ve onarım zamanlarını takip edebiliyor. Örneğin, uzak şehirlere satış yapmaya giden saha satış görevlisine atanan aracın bakımlarının eksiksiz olması, sürekli tasarım yapan ve online toplantılara katılan çalışanlar için verilen bilgisayarın sağlam ve hızlı olması gibi birçok detaylar için zimmet takibi oldukça kritik  bir rol oynuyor. 

Zimmet suçu nedir?

Zimmet suçu, kamu görevlisi olan bir kişinin görevi gereği kontrol veya sorumluluğu altında bulunan mallar üzerinde görev tanımına aykırı şekilde işlem yapması ve bu malları kendisinin veya ilişkili bir başkasının zimmetine geçirmesi durumunu ifade eder.

5237 sayılı Türk Ceza Kanunun 247. maddesinde ise zimmet suçu ve cezası şu şekilde yer almaktadır: 

“Görevi nedeniyle zilyedliği kendisine devredilmiş olan veya koruma ve gözetimiyle yükümlü olduğu malı kendisinin veya başkasının zimmetine geçiren kamu görevlisi, beş yıldan oniki yıla kadar hapis cezası ile cezalandırılır. (2) Suçun, zimmetin açığa çıkmamasını sağlamaya yönelik hileli davranışlarla işlenmesi halinde, verilecek ceza yarı oranında artırılır. (3) Zimmet suçunun, malın geçici bir süre kullanıldıktan sonra iade edilmek üzere işlenmesi halinde, verilecek ceza yarı oranına kadar indirilebilir.”

Personel zimmet kayıtları, işletmelerin varlık yönetimi ve güvenilirliklerini artırmalarına yardımcı olan önemli bir araçtır. Doğru ve düzenli olarak tutulan zimmet kayıtları, kaynakların etkin bir şekilde kullanılmasını sağlar, kayıpları önler ve işletmenin güvenilirliğini artırır. Bu nedenle, işletmelerin varlık yönetimi stratejilerinde personel zimmet kayıtlarına önem vermeleri ve bu kayıtları düzenli olarak güncellemeleri önemlidir.

Kolay İK ile zimmet takibini kolaylaştırın! Siz de hemen Kolay İK personel yönetimini 15 gün ücretsiz deneyin  tüm süreçlerinizi daha güvenilir yönetin.