Personel işe giriş belgeleri – Tam liste

İş arayan ve işe yeni başlayacak olan kişilerin aklındaki en büyük sorulardan bazıları “İşe giriş belgesi nedir?” ya da “İşe başlarken hangi belgeleri teslim etmeliyim?” şeklindedir. İşe yeni başlayan işçilerden alınacak belli başlı evraklar bulunur. Bu evrakların neler olduğunu ve özlük dosyası oluşturmanın önemini gelin birlikte inceleyelim.

İşe giriş evrakı nedir?

İşe giriş evrakı, bir işverene bağlı olarak çalışacak olan işçiden yeni bir işe başlamadan önce talep edilen ve o işçinin işverene teslim etmek zorunda olduğu evrakların tamamıdır. İşe giriş evrakı birden fazla belgeden oluşur. Standart olarak istenen belgelerin dışında işin ve işçinin niteliğine göre farklı belgelerin de işverene teslim edilmesi gerekebilir. Bu belgelerin işveren tarafından talep edilmesi, 4857 sayılı İş Kanunu tarafından zorunlu tutulmuştur. Kanun, işe yeni başlayacak olan işçinin önceden belirtilen işe giriş evrakının işveren tarafından özlük dosyasında saklanmaması halinde cezai yaptırımları öngörür.

Özlük dosyasında bulunması gereken işe giriş evrakı çeşitleri nelerdir?

4857 sayılı İş Kanunu, işverenin çalıştırdığı her işçi için ayrı bir özlük dosyası oluşturmasını ve bu dosyada birtakım evrakı bulundurmasını ister. Bu zorunluluk yalnızca İş Kanunu kapsamında yer alan iş yeri ve işverenler için geçerlidir. İşverenin oluşturduğu bu özlük dosyası sayesinde, gerekmesi halinde yetkili kurum ya da kişilere bu dosyalar gösterilebilir. Bu dosya, resmi olarak işçinin o işverene bağlı olarak çalıştığını gösterir.

Peki bir işçi işe girerken işverene hangi evrakları teslim etmelidir?

• Nüfus cüzdanı sureti
• İkametgah belgesi
• Vukuatlı nüfus kayıt belgesi
• İşçinin diploma fotokopisi
• Adli sicil kaydı
• Sağlık raporu
• 2 adet vesikalık fotoğraf (kurumdan kuruma sayı farkı olabilir)
• İşçinin kan grubunu belirten kart
• Erkek işçiler için askerlik belgesi
• Aile durumunu gösteren belge
• İşçi ve işveren arasında imzalanan iş ya da hizmet sözleşmesi

SGK işe giriş bildirgesi, işçinin işe başlayacağı zaman işveren tarafından SGK’ya bildirim yaparak oluşturduğu bir belgedir. Bu yüzden, bu bildirge işçinin teslim edeceği belgeler arasında yer almaz. İşveren bu belgeyi kendisi düzenler ve işçinin özlük dosyasına ekler. Bunun dışında, tüm kişisel bilgi ve belgeleri personel kendi hazırlayıp işverene teslim etmek zorundadır.

İşçinin özelliklerine ve işin niteliğine göre yukarıda saydığımız evrakların dışında kalan birtakım belgeler işveren tarafından talep edilebilir. Bu evraklar ve özlük dosyası hakkında daha fazlasını merak ediyorsanız “Özlük dosyası nedir? Nasıl hazırlanmalıdır?” adlı yazımızı inceleyebilirsiniz.

Özlük dosyası nasıl düzenlenir?

Özlük dosyası, işçinin işe başlaması ile birlikte açılır. İşçinin işe girerken hazırladığı evraklar başta olmak üzere, her ay düzenlenen bordroları ve güncellenen diğer bilgileri, en güncel bilgi üstte olacak şekilde düzenli bir sırada oluşturabilirsiniz.

İş Kanunu her ne kadar personele dair özlük dosyasını zorunlu kılsa da mevzuatta şeklen bir zorunluluk bulunmaz. Bu sebeple, işletmenize ait dosyaları kendinize özgü yöntemler ile tutmanız da mümkündür. İşçinin güncel bilgilerine kolayca ulaşabilmek için düzenli bir sıra oluşturmanız faydalı olur.

Özlük dosyası oluştururken dikkat etmeniz gereken en önemli nokta, dosyayı özlük dosyası kullanım amaçlarına uygun bir şekilde kullanmanızdır. Özlük dosyası kullanım amaçları şunlardır:

• Saklama sorumluluğu,
• Hukuka uygun kullanma ve bilgileri açıklamama sorumluluğu,
• Doğru bilgi ve belge verme sorumluluğu,
• Delil niteliğidir.

Özlük dosyaları, işveren tarafından bu sorumlulukların bilincinde oluşturulmalı ve saklanmalıdır.

İşe giriş belgesi ne kadar süre boyunca saklanır?

İşe giriş belgelerinin iş yeri bünyesinde ne kadar süre ile saklanacağına dair 4857 sayılı İş Kanunu bir çerçeve çizmemiştir. Ancak, bu konu hakkında 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunundan faydalanabilirsiniz.

SGK’ya ait mevzuata göre, iş yerinde tutulan resmi kayıt ve evraklar 10 yıla kadar saklanmalıdır. Personele dair özlük dosyası da resmi evrak kategorisinde yer aldığı için 10 yıl süre ile saklanması uygundur. Bunun sebebi, SGK’ya dair zaman aşımı süresinin 10 yıl oluşudur.

Özlük dosyası ile ilgili cezai yaptırımlar nelerdir?

Bir işveren, bünyesinde çalıştırdığı işçiler için özlük dosyası oluşturmamışsa cezai yaptırımla karşılaşır. Peki bu yaptırımlar nelerdir?

İş Kanunu yaptırımları şöyledir:

• İşveren, özlük dosyasını hiç düzenlemediyse o işverene idari para cezası uygulanır. 4857 sayılı İş Kanununun 75. maddesine göre işveren özlük dosyası düzenlemezse her işçi için ayrı ayrı idari para cezası ödemek durumundadır.
• 4857 sayılı Kanunun 107. maddesine göre bir iş yerini teftişe gelen iş müfettişlerine belgeler gösterilmediyse ya da yetkili memurun işini yapması engellendiyse o işverene idari para cezası uygulanır.

Ceza Hukuku yaptırımları ise şöyledir:

• İşveren, işçinin özlük dosyasını oluştururken her belge için işçinin imzalı onayını almak zorundadır. Eğer imzalı onay yoksa işveren işçinin bu belgelerini dosyaya koyamaz zira gizli tutmak durumundadır. İşveren gereken gizliliği sağlamazsa 1 yıldan 3 yıla kadar hapis cezası alabilir.
• İşveren, işçinin işiyle alakalı olmayan özel bilgilerini (dini, kişisel, siyasal düşünceleri gibi) işçinin izni dışında özlük dosyasına koyarsa veya üçüncü kişiler ile paylaşırsa 6 aydan 3 yıla kadar hapis cezası alabilir.
• Hukuk dışı bir şekilde başkaları ile paylaşılan personel bilgileri için işveren 1 yıldan 4 yıla kadar hapis cezası alabilir.

Hapis cezaları, TCK’nın öngördüğü cezalardır. İdari para cezası ise İş Kanunu çerçevesinde belirlenir ve her yıl değişir. 2021 yılı itibarıyla personel için özlük dosyası oluşturmama cezası 14.740 TL’dir.

Şirketinizdeki tüm özlük dosyalarını, izin ve mesaileri, eğitimleri ve daha birçoğunu kolayca yönetebilmek için tıklayın ve Kolay İK’yı 15 gün boyunca ücretsiz deneyin.