En iyi PDKS programı nasıl seçilir? En önemli 5 özellik

İşletmenizi bir üst seviyeye taşımak ve personel yönetimi süreçlerinizi zahmetsiz hale getirmek istediğinizde, aklınıza ilk gelen çözümlerden biri Personel Devam Kontrol Sistemleri (PDKS) olabilir. Ancak piyasada o kadar çok seçenek var ki, "Peki, benim şirketim için en iyisi hangisi?" diye düşünmeniz çok doğal.

Merak etmeyin, bu yazımızda doğru seçimi yapmanız için size yol göstereceğiz. Geleneksel yaklaşımları bir kenara bırakıp, işletmenizi gerçekten ileriye taşıyacak, çalışanlarınızın hayatını kolaylaştıracak ve size zaman kazandıracak bir PDKS programında olması gereken 5 temel özelliğe yakından bakalım.

1. Kullanım kolaylığı ve arayüz (UX/UI)

Bir program ne kadar teknolojik olursa olsun, eğer kullanıcısı onu rahatça kullanamıyorsa hiçbir anlamı yoktur. Bir PDKS programı seçerken bakmanız gereken ilk şey, kullanım kolaylığıdır. Karmaşık bir arayüz, hem İK ekibinizin hem de çalışanlarınızın vaktini harcayarak verimliliğinizi düşürebilir.

‍

Kimler kullanacak? (İK'dan çalışana)

İyi bir PDKS sistemi sadece İK yöneticilerinin değil, tüm çalışanların rahatça kullanabileceği bir yapıda olmalı. İzin talebi oluşturmak, fazla mesai bildirmek veya geçmişe dönük mesai bilgilerini kontrol etmek gibi işlemlerin herkes için basit ve anlaşılır olması gerekir. Bu sayede, sisteme uyum süreci hızlanır ve kimse "Acaba nasıl yapılıyordu?" diye düşünmek zorunda kalmaz.

‍

Bulut tabanlı mı, yerel mi?

PDKS alırken en temel kararlardan biri, sistemi bulutta mı yoksa kendi sunucunuzda mı çalıştıracağınız.

• Bulut tabanlı sistemler (👉Kolay İK PDKS gibi), internet olan her yerden erişim sağladığı için şirketlere büyük kolaylık sunar. Güncellemeler, yedeklemeler gibi teknik detaylarla uğraşmazsınız; servis sağlayıcı sizin yerinize halleder.
• Yerel (on-premise) sistemler ise verileri kendi sunucularınızda tutmanızı sağlar. İlk bakışta “daha güvenli” gibi görünse de aslında yüksek kurulum maliyeti, sürekli bakım gerekliliği ve erişim kısıtları nedeniyle çoğu şirket için pratik olmayabilir.

‍

2. Esnek raporlama ve analiz yetenekleri

Bir PDKS programı sadece “kim geldi, kim gitti” bilgisini toplamaz. Asıl değer, bu verilerin işletmenize yol gösterecek içgörülere dönüştürülmesindedir. İyi bir raporlama özelliği sayesinde verimlilik, maliyet kontrolü ve çalışan performansı gibi kritik konularda çok daha net kararlar alabilirsiniz.

Üstelik her işletmenin ihtiyaçları farklıdır. Standart bir PDKS programında, raporlar çoğu zaman yetmez. Özelleştirilebilir raporlar tam da bu noktada devreye girer. Örneğin; departman bazlı devamsızlık oranlarını görmek ya da fazla mesai maliyetlerini tek tıkla hesaplamak, hem yöneticilerin işini hızlandırır hem de işletmenin stratejik kararlarını güçlendirir.

Kısacası, güçlü bir PDKS yazılımı yalnızca veriyi toplamaz, onu sizin için anlamlı hale getirir.

Veri entegrasyonu (bordro/muhasebe)

Elle veri girişi hatalara davetiye çıkarır. Seçtiğiniz programın, kullandığınız bordro ve muhasebe yazılımları (SAP, SuccesFactor)  ile sorunsuz bir şekilde entegre olabilmesi çok büyük bir kolaylıktır. Bu entegrasyon sayesinde maaş hesaplama süreçleri otomatikleşir, hatalar azalır ve böylelikle İK ekibiniz katma değerli işlere daha fazla zaman ayırabilir.

‍

3. Mobil ve uzaktan takip çözümleri

Çalışanlar sadece ofiste değil, sahada veya evden de çalışabiliyor. Bu nedenle modern bir PDKS programı, mobil çözümlerle yöneticilerin ve İK ekiplerinin çalışanların mesai verilerini kolayca takip edebilmesine imkân tanımalıdır. Böylece çalışan giriş-çıkışları anında sisteme yansır, raporlamalar ise her yerden erişilebilir hale gelir.

Mobil PDKS uygulaması

Akıllı telefonlar üzerinden giriş-çıkış yapmak, izin talebi göndermek veya mesai saatlerini kontrol etmek, çalışanlar için büyük bir rahatlıktır. Böylece çalışanlar sahada, evde veya farklı lokasyonlarda çalışırken de sisteme sorunsuz şekilde dahil olur. Yöneticiler ise tüm bu verileri anlık olarak takip edebilir.

Konum ve güvenlik (GPS/QR kod)

Uzaktan çalışanların doğru bir şekilde mesai takibini yapmak için konum doğruluğu kritik öneme sahiptir. GPS üzerinden konum takibi, QR kod tarama ya da yüz tanıma gibi teknolojiler, çalışanların doğru konumdan giriş yaptığından emin olmanızı sağlar. Bu güvenlik önlemleri sayesinde hem şeffaflık artar hem de güvenilir bir veri akışı sağlanır.

‍

4. Ölçeklenebilirlik ve uyumluluk

İşletmeniz büyüdükçe veya farklı sektörlere yöneldikçe, kullandığınız yazılımın da bu dönüşüme ayak uydurabilmesi gerekir. Bugün 10 çalışanınız varken ideal olan bir program, yarın yüzlerce çalışana ulaştığınızda size sorun çıkarabilir.

Küçük işletmelerden kurumsal firmalara

Seçtiğiniz PDKS programı, çalışan sayınız arttığında da performansını ve yönetim kolaylığını koruyabilmeli. Aynı zamanda yeni şubeler, departmanlar veya farklı çalışma saatleri gibi durumlara kolayca adapte olabilmelidir.

Farklı sektörlere yönelik özellikler

Perakende, inşaat, sağlık veya üretim gibi sektörlerin kendine özgü çalışma koşulları vardır. Vardiyalı çalışma, esnek mesai saatleri veya saha takibi gibi farklı ihtiyaçlara cevap veren özellikler sunan bir program, size özel bir çözüm sağlar ve operasyonel süreçlerinizi daha verimli hale getirir.

5. Fiyatlandırma ve müşteri desteği

Bir PDKS programını seçerken yalnızca özelliklerine değil, fiyatlandırma modeline ve müşteri desteğine de dikkat etmek gerekir.

• Şeffaf fiyatlandırma: Gizli maliyetler, ek donanım gereksinimleri veya kullanım başına ek ücretler uzun vadede bütçenizi zorlayabilir. Bulut tabanlı, QR kodlu çözümler genellikle donanım maliyetini ortadan kaldırarak daha öngörülebilir bir fiyat yapısı sunar.
  
  
• Güçlü müşteri desteği: Sistem kurulduktan sonra ihtiyaç duyduğunuzda hızlı ulaşabileceğiniz, sorunlarınıza çözüm üreten bir destek ekibi olması kritik öneme sahiptir. PDKS’nin günlük işleyişte kesintisiz çalışması için müşteri desteğinin kalitesi en az ürünün kendisi kadar önemlidir.
  
  

Kısacası, fiyatlandırma ve müşteri desteği, uzun vadede memnuniyetinizi doğrudan etkileyen iki temel faktördür.

Peki, tüm bu özellikleri tek bir programda bulmak mümkün mü?

Artık bir PDKS programında olması gereken en önemli özellikleri biliyorsunuz. Ama aklınızda hala "Bu kadar özelliği bir arada bulmak mümkün mü?" diye bir soru işareti kalmış olabilir. İşte bu noktada gelin sizi Kolay İK PDKS ile tanıştıralım…

Çünkü biz Kolay İK olarak, bu 5 önemli maddenin tamamını tek bir yerde topladık, hem de her bir özelliğe ek ücret ödemenize gerek kalmadan.

• Kullanım kolaylığı: Kullanıcı dostu ve modern arayüzümüz sayesinde hem siz hem de çalışanlarınız uygulamayı ilk günden itibaren benimser.
• Esnek raporlama: Özelleştirilebilir raporlama ile fazla mesai, devamsızlık ve izin takibi gibi tüm verileri dilediğiniz şekilde raporlayın. Üstelik Kolay İK PDKS, izin ve fazla mesai, özlük bilgileri hepsi tek uygulamada. Üstelik çalışan bordrolarını da eksiksiz ve hatasız şekilde tek tıkla oluşturmanız mümkün.
• Mobil çözümler: Nerede olursanız olun, mobil uygulamamız üzerinden çalışanlarınızın anlık giriş-çıkış takibini yapın. Konum bazlı takip ve mobil QR kod okuma özelliklerimizle de uzaktan çalışmayı güvenli ve şeffaf hale getiriyoruz.
• Ölçeklenebilirlik: İster 5, ister 5000 çalışanınız olsun, bulut tabanlı sistemimiz sayesinde şirketiniz büyüdükçe Kolay İK da size uyum sağlar. Ayrıca ek donanım, eğitim ve bakım masrafı da yok!
• Müşteri desteği: Hızlı entegrasyon sürecinizden sonra bile çözüm odaklı destek ekibimiz her zaman yanınızda.

👉 Eğer Kolay İK PDKS uygulamasını denemek isterseniz, buradan tamamen ücretsiz demo talebi oluşturun.

‍

‍

‍