Şirket harcamalarınızı takip etmenin avantajları neler?

Hızla gelişen ve değişen pazarda şirketler, dinamiklerini ayakta tutmak ve yüksek verimlilik sağlamak için var gücüyle çalışıyor. Bu nedenle şirket harcamalarınızın takibini yapmak her zamankinden daha önemli hale geliyor. Öyleyse şirketler için harcamaların takibini yapmak neden önemli ve tüm bu süreçte hangi yöntemleri kullanmalılar beraber inceleyelim.

Çalışan giderlerlerini işleme, denetleme ve ödeme gibi tüm süreçleri ifade eden masraf yönetimi, şirket karlılığını doğrudan etkiler. Bu süreçlerde dikkat edilmesi gereken birkaç husus var: “Neden bir gelir-gider yönetimi yapmak bu kadar önemli?” öncelikle şirketler bu soruya odaklanmalı. Düzgün yönetilmeyen giderler kontrolden çıkıp  kısa vadede şirketlerin mali durumlarını doğrudan etkiler. Bu kontrol ve denetleme mekanizması için, şirketler net bir görünürlüğe ihtiyaç duyar. Hangi çalışanlar tarafından, hangi kalemler için ne kadar masraf yapıldığını görmek, süreci daha hızlı kontrol altında tutmak için yardımcı olur. Böylelikle yapılan her harcama yönetimi, organizasyona etkin bir şekilde değer katar.

En basitinden, satış uzmanlarının müşteriyle birlikte dışarıda yediği bir öğle yemeği harcamasının bile belgelenmesi, onaylanması ve geri ödenmesi gerekir. Çalışanların yaptığı harcamalardan dolayı farklı bir sorumluluk altında tutulmaması da önemli bir detay. Unutulmamalıdır ki, bir çalışan harcamayı kendi şirketi için yapmakta ve geri ödeme için her zaman adil ve zamanında bir dönüş beklemektedir. Etkin bir harcama yönetimi uygulanarak, çalışana geri ödemelerin hızlı ve doğru bir şekilde gerçekleştirirseniz, böylelikle çalışanın verimliliğini de arttırmış olursunuz. 

Kapsamlı bir harcama yönetimi yapmak, paranızın nereye gittiği konusunda sizlere ölçümlenebilir veriler sunar ve şirketinizde neler olup bittiğine odaklanmanızı sağlar. Kapsamlı bir gelir-gider yönetimi için ise, teknolojinin altın madenini yani bir bulut yazılımı kullanmanız faydalı olacaktır.

Bir bulut yazılımıyla bütçe takibi yapmanın avantajları

Ölçümlenebilir her şey, iyileştirir.

Çoğu zaman işletmeler, yeni bir teknolojik sisteme entegre olma konusunda ücretli olması bakımından çekingen davranabiliyor. Masraf yönetiminde manuel yolları kullanmak tabii ki de ücretsiz. Ancak, manuel çözümleri kullanan şirketler, bütçe takibinde ciddi farkındalıkları gözden kaçırma riskiyle karşı karşıyadır. Tamamen manuel bir sistem kullanan şirketler, harcama verilerinin toplanması, ölçümlenmesi ve analiz etmesi gibi önemli adımları fark etmeyerek, hatalara neden olacak politikalar geliştirecektir. Bilmeliyiz ki teknoloji çağında ölçümlenebilir her şey, bizleri iyileştirir.

Dijital bir ortamda, süreci daha doğru ve verimli uygulamak, şirketin politikalarına uygun kolay bir izlemeyi beraberinde getirir. Çalışanların bireysel olarak yaptığı harcamaların daha iyi kontrolüne ve hataların önlenmesine yardımcı olur. Manuel sistemlerin kağıt ve makbuzlarının kocaman israfını bir düşünün. Tüm bunlar olurken bir de harcanan zaman, daha önemli ve etkin görevleri yapmanıza da engel yaratır. Bir bulut yazılımı yardımıyla yapılan harcama yönetimi, daha hızlı raporlama sayesinde şirketin politikalarına kolay entegre olur.

Vergi cezalarından kurtulun

Dijital ortamda yapacağınız bir harcama ve masraf yönetimi, işletme denetimlerine yardımcı olacaktır. Kapsamlı denetim operasyonları, şeffaflıkla yürütüldüğü zaman olası hataların önüne geçerek, İK’cıları ve muhasebecileri vergi cezası gibi baş ağrıtan yüklerden de kurtaracaktır. 

Gider makbuzlarının teker teker toplandığı ve işlendiği günler geride kaldı. Harcamaların elektronik ortamda yönetildiği, potansiyel sorunları hızla tespit edilip iyileştirilebilen bir teknolojiyle karşı karşıyayız. Otomatikleştirilen süreçle birlikte artık büyük resme bakıp iş hedeflerine odaklanmanın tam sırası. Sağlam, esnek ve işe uyum sağlayacak bir dijital platform kullanarak hem çalışanlarınızın hem de insan kaynakları profesyonellerinin ağır sorumluluklarını durdurabilirsiniz. Sadece mali bir olumlu dönüş değil, üretkenlik, uyum ve verimlilik gibi çok daha fazla değer kazanabilirsiniz.

Dijital dönüşüme Kolay İK ile katılın, harcamalarınızı kolayca yönetin

Hızla gelişen ve haliyle değişen pazarda varlığınızı korumak için geleneksel yöntemler yerine süreçlerinizi dijitalleştirmek şirketiniz için mükemmel bir adım olacaktır. Bu yüzden sizi Kolay İK Personel yönetimi ile tanıştırmak istiyoruz. Bulunduğunuz sektör veya çalışan sayınız fark etmeksizin İK süreçlerinizi dijitalleştirecek bu çözüm: Özlük dosyaları, izinler, harcamalar, fazla mesailer, zimmetler, eğitimler ve çok daha fazlasını tek bir platform üzerinden yönetmenize olanak sağlıyor.

İK ve muhasebe departmanlarına kolaylık sağlayan harcama özelliğimiz ile,

• Uygulama üzerinden çalışanlara dair tüm ödemeleri; harcama, avans, prim ve ikramiyeleri tek ekran üzerinden takip edebilir, giderlerinizi detaylı bir şekilde işleyebilirsiniz. 
• Tarih, çalışan, durum, tutar, açıklamalar, vergi oranı gibi gelişmiş filtreleme özelliklerini kullanarak harcamalarınız ile ilgili ihtiyacınız olan bilgiye anında erişebilirsiniz. 
• Filtreleri kullanarak saniyeler içerisinde ihtiyacınıza yönelik istediğiniz raporu oluşturup, excel formatında çıktısını alarak raporlama süreçlerinizi optimize edebilirsiniz.
• Masaüstü ve mobil uygulama seçenekleri sayesinde dilediğiniz cihaz üzerinden sisteme giriş yapıp, gerekli olan tüm bu bilgilere istediğiniz zaman, istediğiniz yerden erişebilirsiniz. 

Masraf ve harcamalarınızı kolayca yönetmek için yeni nesil insan kaynakları yazılımı olan Kolay İK’yı 15 gün boyunca ücretsiz deneyin!

Kaynakça:

https://www.concur.co.uk/newsroom/article/what-is-expense-management

https://www.netsuite.com/portal/resource/articles/financial-management/expense-management.shtml