Özlük dosyası nedir? Nasıl hazırlanmalıdır?

Özlük dosyası nedir?

Özlük dosyası, her şirketin her bir çalışan için ayrı ayrı tutması gereken, çalışana ait tüm bilgilerin bulunduğu bir nevi çalışan kayıt dosyasıdır. 4

“İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.”
857 Sayılı İş Kanunu, Madde 75

Özlük dosyası çalışanın o iş yerinde çalıştığının ispatını sağlayan bir unsur olmasının yanında işçinin çalıştığı süre boyunca işverenle kurduğu iş ilişkisiyle alakalı oluşturulan her evrak, belge, yazışmayı içeren belgeler bütünüdür. Zira özlük dosyası sadece işe girişte temin edilmesi zorunlu olan birkaç belgeden oluşmaz. İşe girişte işçi ve işveren tarafından temin edilen belgeler özlük dosyasının temelini, fakat öte yandan sadece çok küçük bir parçasını oluşturur. Özlük dosyası, çalışanın çalıştığı süre boyunca kullandığı izinlere dair izin formları, raporlar, resmi evraklar, uyarı ya da disiplin cezaları gibi, çalışanın işiyle alakalı her hareketin her değişikliğin belgelendiği bir kayıt dosyasıdır. Bu yüzdendir ki özlük dosyasının işe girişte oluşturulmasının yanında, güncel ve eksiksiz olarak muhafaza edilmesi de oldukça önemlidir.

Özlük dosyası nasıl hazırlanmalıdır?

Özlük dosyasının şeklen nasıl olması gerektiği ile ilgili olarak İş Kanununun ilgili maddesinde ya da farklı bir mevzuatta herhangi bir hüküm bulunmamaktadır. Diğer bir ifadeyle özlük dosyası her şirkette farklı şekillerde saklanabilir. Bununla birlikte İş Kanunu 75.Madde’de “İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.” ifadesi ile özlük dosyasının içerik olarak eksiksiz ve güncel olması zorunluluğunu açıkça belirtmiştir. Kısacası özlük dosyası şeklen işveren inisiyatifine bırakılırken içerik olarak eksiksiz olması hiçbir şekilde tavize açık değildir.

İşçi özlük belgeleri ve diğer tüm resmi evrak, yazışma, sağlık raporları gibi belgelerin saklanması için kullanılacak personel özlük dosyaları kırtasiyelerde bulunabildiği gibi, bu belgeler sıradan dosyalar içerisinde de saklanabilir. Bir kez daha belirtmek gerekirse, bir çalışan özlük dosyasının belli bir şekilde ya da formatta olması zorunluluğu yoktur. Bu yüzden her şirket, içeriğinin eksiksiz olması koşuluyla personel özlük dosyalarını ne şekilde tutacağına kendisi karar verebilir.

Bununla birlikte hayatımızın her alanında günden güne hakimiyetini arttıran dijitalleşmenin, çalışma hayatına olan etkisiyle bugün personel yönetim süreçlerinde kağıtlar yerini büyük ölçüde dijital platformlara bırakmaktadır. Fakat ülkemiz yasaları ve mevzuatları gereği maalesef ki bir çok konuda hala kağıt kopyaların, ıslak imzalı belgelerin oluşturulması, muhafaza edilmesi zorunluluğu devam ettiğinden, personel yönetim süreçlerinde de tam olarak dijitalleşmek mümkün olmamaktadır.

Personel özlük dosyaları da bu yüzden hala matbu olarak oluşturulması ve muhafaza edilmesi gereken dosyalar olarak insan kaynakları departmanı çalışanları için ayrı bir iş yükü olmaya devam etmektedir. Bununla birlikte bilişim çağının getirilerinden biri olan iş yaşamındaki süreçlerin dijitalleşmesi ile birlikte bugün bir çok şirket söz konusu özlük dosyaları ve bu dosyaları oluşturan belgelerin dijital kopyasını da kullanmaktadır. Zira bir yandan işçi ve işveren arasında kurulan iş ilişkisinin ispatı, olası bir uyuşmazlık, anlaşmazlık sebebiyle taraflardan birinin hukuki yollara başvurması, işten çıkarılmalar gibi durumlarda delil ve ispat aracı olarak kullanılan bu belgeler diğer yandan personel yönetim süreçlerinde de sık sık başvurulan, ihtiyaç duyulan belgeler olarak insan kaynakları çalışanlarının kullandığı belgelerdir.

Bu yüzdendir ki bu belgelerin herhangi bir resmi işlem ya da aslının kullanılmasının gerektiği durumlar dışında kalan işlerde yani standart personel yönetim süreçlerinde, hem daha pratik hem daha kullanışlı olması sebebiyle bir çok insan kaynakları departmanı çalışanı dijital kopyasını kullanmayı tercih etmektedir.

Çağımızın gerektirdiği gibi, günden güne daha fazla işin dijital ortamlarda yapıldığını göz önüne de alacak olursak personel yönetimini hala eski usullerle sürdürmeye çalışarak her seferinde dosyalardan belge arayıp çıkarmak ciddi zaman ve emek kaybına sebep olacaktır. Bunun yanında aslının muhafaza edilmesi önem arz eden belgelerin sık sık dosyalardan çıkarılması bu belgelerin çok çabuk yıpranmasına hatta kaybolmasına da sebep olmaktadır.

Sonuç

Kısaca özetlemek gerekirse, personel özlük dosyaları şirketlerin olmazsa olmazıdır. İşçi ve işveren arasından kurulan iş ilişkisinin ispatı, öte yandan işveren açısından da ilk koşuludur. İçeriği eksiksiz olduğu sürece şeklen bir tanıma tabi olmayan özlük dosyaları işçi işe devam ettiği sürece sürekli olarak güncellenmektedir. Güncel olarak muhafaza edilmeyen özlük dosyalarının olası bir denetimde işverene ciddi idari para cezaları olarak geri dönmesi kaçınılmazdır. Yasal zorunluluğunun yanında işlevi ve gerekliliğine değinilecek olursa özlük dosyaları; her insan kaynakları çalışanının, her işçi için sık sık başvurduğu kaynaklardır. İşçinin ailevi ve ikamet durumundaki değişiklikleri, izin formları, bordroları, raporları gibi bir çok belgenin eksiksiz olarak saklandığı bu dosyalar insan kaynakları çalışanlarının eli ayağıdır demek yanlış olmaz.

Bu yüzdendir ki özlük dosyası ve bu dosyayı oluşturan belgelerin matbu olarak muhafaza edilmesi zorunluluğunun yanında dijital ortamda da oluşturulması oldukça önemlidir. Dijitalleşen dünyada dijitalleşen çalışma hayatının en önemli parçalarından biri olan personel yönetim sürecinin temel taşını oluşturan özlük dosyalarının dijital olarak da oluşturulması hem işveren hem de insan kaynakları departmanı çalışanları tarafından ciddi emek ve zaman tasarrufu sağlayacaktır.

Kaynakça:

4857 Sayılı İş Kanunu, 2003