June 21, 2024
Bordro süreci karmaşık, stresli özellikle yeni başlayanlar için kabus gibi görünebilir. Kesintiler, vergiler derken rakamlar ve hesaplamalarla geçen ay sonları, bir türlü bitmez. Şirketler için hayati bir öneme sahip maaş dönemleri manuel yöntemlerle ilerlediğinde birçok yanlışa da yol açabilir.
Bu dönemin bir kötü yanı da hataların her şey hesaplandıktan sonra ortaya çıkması. Sonuç; boşa giden zaman, emek ve hatta bir adım daha ileri gidelim, maddi ve manevi birçok yasal yaptırımlar.
Ne yazık ki bordro süreçlerine dair Türkiye’de herhangi bir araştırma verisi göremiyoruz ama durumun ne kadar ciddi olduğuna dair Amerika’dan bir örnekle konunun altını çizmek isteriz. Ernst & Young'ın 2022 raporuna göre, şirketler bordro döneminde ortalama 15 hata yapıyor ve her bir hatanın maliyeti 291 dolar civarında. Bu da her bordro işleminde yaklaşık 4.365 dolar anlamına geliyor.
Görüyor ve yaşıyoruz ki hatalı bordrolama özellikle işverene büyük maliyetler doğuruyor. Peki bunun kolay bir yolu yok mu? Elbette, dijitalleşen diğer her şey gibi bordronun da kolayı var. Ama ondan önce kadrajımızı maaş bordrosu dönemlerinde yaptığımız hatalara bir çevirelim.
Nerede hata yapıyoruz?
Bordro zamanı geldi çattı, her şeyin eksiksiz ve kolay olmasını istiyorsunuz. Öyleyse hangi hatalara dikkat etmeliyiz? Bir bakalım:
Hangi çalışan bu ay fazla mesai yapmış, kimler izin kullanmış? Kimler EYT’li, kimler kısmi süreli çalışan? Bu tür soruların yanıtlanması, bordro sürecinin doğru ve sorunsuz ilerleyebilmesi için büyük önem taşır. İlk olarak, ücret pusulasına akacak tüm verilerin, yani çalışana dair her bir detayın eksiksiz ve hatasız bir şekilde toplanması gerekiyor. Bu nedenle, çalışanların puantaj kayıtları, fazla mesai saatleri ve izin formlarının doğru bir şekilde takibi ve yönetimini yapmak bordro süreçlerinin temel yapı taşlarından biridir.
Bir çalışanın maaş ödemesinde, 1 gün bile büyük bir fark yaratabilir. Fazla mesai ödemeleri, hak edilen izin günleri ya da eksik çalışma süreleri gibi detaylar, çalışanın maaşını doğrudan etkiler. Bu nedenle, tüm çalışan bilgilerinin güncel ve düzenli bir şekilde kaydedilmesi, takip edilmesi ve yönetilmesi bordro işlemlerinde yaşanabilecek hataların önüne geçer.
Yukarıda bahsettiğimiz senaryoda, maaşlar zaten doğrudan yanlış hesaplanır. Diyelim ki çalışana dair tüm bilgiler doğru, veriler ay sonuna doğru eksiksiz bir şekilde toplanmış. Ancak maaş hesaplamasında hata var. Bu noktada karşımıza yasal ve özel kesintilerin, vergilerin veya ek ödemelerin hesaplama esnasında hatalı olması durumu çıkabilir.
Bu durumu önlemek için öncelikle değişen yasal mevzuatları güncel olarak takip etmek ve bordro parametrelerine iyi hakim olmak gerekiyor. Bu hataları önlemek için ise doğru bir zaman takibi ve bordro yazılımı kullanmak, hesaplamaların düzgün yapılmasını sağlayacaktır.
Bordro süreçlerinin belirli bir takvime göre yürütülmesi, sorunsuz bir bordro yönetimi için oldukça elzem. Özellikle ödeme günlerini kaçırmak, yalnızca çalışanların güvenini sarsmakla kalmaz, aynı zamanda işveren için de yasal yükümlülükler doğurur. Ayrıca, çalışanlara düzenli ve zamanında ödeme yapılmaması, çalışanla işverenin arasındaki güven inşasının sarsılmasına ardından da motivasyon düşüklüğüne ve iş gücü kaybına neden olur.
Bordro sürecinin verimli yönetilmesi için son tarihler konusunda titizlikle davranmak gerekiyor. Bu nedenle zaman yönetimi konusunda İK departmanları ve muhasebe departmanları entegre bir şekilde çalışmalıdır.
Her yılın sonunda işverenler çalışan maliyetlerine göre bir vergi ödemekle yükümlüdürler. Bu vergi beyanlarının geç veya yanlış gönderilmesi birtakım yasal yaptırımlara neden olur. Aynı zamanda yıl içinde değişen vergi oranlarını gözden kaçırmak veya formlarda yanlışlık yapmak, çalışanların yanlış vergi ödemelerine yol açar. Bunun önüne geçmek için, bordro ekibinin düzenli olarak güncel vergi bilgilerini takip etmesi ve yıl sonu raporlamalarını dikkatlice yönetmesi gereklidir.
Gelelim son olarak tüm bu sürecin raporlamasına. Eksiksiz ve güncel bordro kayıtları, yalnızca denetimler veya uyuşmazlık durumlarında işverenleri korumakla kalmaz, aynı zamanda gelecekte yapılabilecek bordro düzeltmelerini ve bütçelemeyi de kolaylaştırır.
Verinin raporlanması, ölçümlemeyi de beraberinde getirir. Bu da maaş hesaplamalarında yapılan hataları anında tespit etmenize ve önlemenize neden olur. Bu sorunla beraber maliyet kayıplarını da önlemek adına bir bordro uygulaması kullanmanız tüm süreci kolaylaştırmanızı sağlayacaktır.
Hiçbir kurulum ve kredi kartı gerektirmeden kullanmaya başlayın.
ÜCRETSİZ DENEYİNHiçbir kurulum ve kredi kartı gerektirmeden, personel yönetim yazılımını hemen 15 gün boyunca ücretsiz deneyin.
.svg){kind=small}