Çalışmadığına dair bildirim süresi, cezası ve özel durumlar

Çalışmadığına dair bildirim, işverenin istirahat raporu alan çalışanın rapor süresince işyerinde çalışmadığını SGK'ya elektronik ortamda beyan etmesidir. Bildirim, raporun bittiği aya ait muhtasar ve prim hizmet beyannamesinin son gününe, yani çoğunlukla izleyen ayın 26'sına kadar yapılır. Yapılmazsa işverene sigortalı başına idari para cezası uygulanır.

SGK ekranlarında "çalışılmadığına dair bildirim" olarak geçen bu işlemi çoğu İK ve bordro ekibi "rapor onaylama" ya da "vizite onayı" diye bilir. Ekrana girip onay vermek işin kolay kısmı. Zor olan, hangi raporun ne zamana kadar onaylanacağını, kağıt raporun neden geç düştüğünü ya da yanlış verilen onayın nasıl düzeltileceğini bilmek. Sisteme giriş ve onay ekranlarını adım adım merak ediyorsanız E-Vizite rehberimize göz atabilirsiniz. Rapor onaylarını son güne bırakmadan takip etmek isterseniz Kolay İK'nın SGK teşvik ve E-Vizite modülünü inceleyin.

Bu yazıda ise bildirimin kendisine odaklanıyoruz: Son gün nasıl hesaplanır, ceza ne kadar, kim yapar ve sık karşılaşılan özel durumlarda ne yapmalısınız?

Çalışmadığına dair bildirim ne zamana kadar yapılır?

Bildirim, istirahat süresinin bittiği aya ait muhtasar ve prim hizmet beyannamesinin verilme süresi içinde yapılmalıdır. Aylık beyan veren işverenler için bu süre, raporun bittiği ayı izleyen ayın 26'sı saat 23.59'da dolar. Kuralın dayanağı Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği'nin (SSİY) 40. maddesinin dokuzuncu fıkrasıdır.

Burada belirleyici olan raporun başladığı değil, bittiği tarihtir. Ay sonuna sarkan bir rapor, bir sonraki ayın beyanname döneminde onaylanır. Aşağıdaki tabloda farklı rapor türleri için son günün nasıl değiştiğini görebilirsiniz:

Hastalık nedeniyle alınan 2 gün veya daha kısa raporlarda ödenek ödenmediği için bildirim aranmaz. Yatarak tedavi sürelerinde de uygulamada bildirim aranmadığı belirtiliyor; yine de E-Vizite ekranına düşen yatarak tedavi raporlarını kontrol edin ve ekran onay istiyorsa bildirimi yapın. İş kazası ve meslek hastalığında ise ödenek raporun ilk gününden başladığı için 1 günlük rapor da onaylanır.

Ayın 26'sı hafta sonuna ya da resmi tatile denk geldiğinde beyanname süresi izleyen ilk iş gününe kayar (VUK md. 18). Bildirim süresi beyanname süresine bağlı olduğu için onun da kayması beklenir, ancak SGK bu konuda ayrıca bir açıklama yapmıyor; o ayki SGK duyurularını kontrol etmek en sağlıklısı. Yine de onayları son güne bırakmamak en güvenli yol, çünkü ay sonunda bordro, beyanname ve rapor onayı aynı günlere sıkışıyor.

Çalışmadığına dair bildirim yapılmazsa ceza ne kadar?

Hiç yapılmayan bildirim için 2026'da sigortalı başına 16.515 TL, geç yapılan bildirim için 3.303 TL idari para cezası uygulanır. Tutarlar brüt asgari ücretin (33.030 TL) yarısı ve onda biridir. Dayanak, 5510 sayılı Kanun'un 102. maddesinin birinci fıkrasının (i) bendi ve SSİY md. 40/9'dur.

Son satır pratikte çok işe yarıyor. Süreyi kaçırdığınızı fark ettiğiniz an bildirimi yapmak, ceza tebligatı postaya verilmeden yetişirseniz yarım asgari ücretlik cezayı onda bire indiriyor. Yani unutulan bir raporu ay sonu kontrolünde yakalamak, sigortalı başına 13.212 TL fark ediyor. Diğer SGK cezalarının 2026 tutarlarını 2026 SGK idari para cezaları yazımızda tek tabloda bulabilirsiniz.

Bildirimin gecikmesi çalışanı da etkileyebilir. SGK'nın hastalık hali açıklamalarına göre bazı durumlarda ödenek ancak bildirim süresi dolduktan sonra ödenebiliyor. Örneğin Kasım'da biten bir raporda bu süre Aralık ayının beyanname süresidir; 2026'da 26 Aralık Cumartesi'ye denk geldiği için uygulamada 28 Aralık'a kayar. Çalışan beklerken işveren de ceza riskini taşır.

Bildirimi kim yapar?

Bildirimin kimin işi olduğu, çalışanın sigortalılık türüne göre değişiyor:

İşveren bu işi tek başına yapmak zorunda değil: SGK'nın SMS doğrulama duyurularına göre ana e-Bildirge kullanıcısı aynı işyeri dosyası için en fazla 3 kişiye yetki devredebiliyor; güncel sınırı E-Vizite'deki yetki devri ekranından kontrol edin. Onayların tek kişinin telefonuna bağlı kalmaması için yetki devrini baştan planlamak iyi bir alışkanlık. Giriş, SMS doğrulama ve yetki devri adımları girişte linklediğimiz E-Vizite rehberinde yer alıyor.

Hangi yollarla bildirim yapılır?

Bildirim üç yoldan yapılabiliyor:

1. E-Vizite ekranından tek tek. Rapor listelenir, vaka türü seçilir, rapor için "Çalışmamıştır" ya da "Çalışmıştır" işaretlenir ve onaylanır.
2. Web servis üzerinden toplu. SGK'nın web servisine bağlanan yazılımlar raporları çekip bildirimi toplu yapabilir.
3. Muhtasar ve prim hizmet beyannamesinde 01 kodu ya da kutucukla. SGK 2016/21 sayılı Genelgesi'ne göre raporun bittiği ayın muhtasar ve prim hizmet beyannamesinde istirahat günlerinin "01 - İstirahat" eksik gün koduyla bildirilmesi ya da "istirahat süresinde çalışmamıştır" kutucuğunun işaretlenmesi uygulamada çalışmadığına dair bildirim yerine kabul ediliyor. Ancak sigortalı adına 30 gün ya da istirahat süresiyle uyumsuz şekilde fazla gün bildirildiyse bu kabul geçerli olmayabiliyor; bu yüzden bildirilen günleri rapor süresiyle karşılaştırın. Eksik gün nedeni olarak yalnızca "12 - Birden fazla" seçildiyse uygulamada bu yeterli görülmüyor; kutucuğu da işaretleyin. Belirleyici olan, raporun bittiği ayın bildirimidir.

Üçüncü yol bir güvence gibi görünse de tek başına ona güvenmemenizi öneririz. Bordroda yanlış eksik gün kodu seçilmesi ya da raporun ay sonundan sonra sisteme düşmesi gibi durumlarda bildirim eksik kalabilir. Eksik gün kodlarının bordroya nasıl yansıdığını SGK eksik gün nedenleri yazımızda bulabilirsiniz.

Özel durumlarda ne yapılır?

İşverenlerin en çok takıldığı noktalar standart rapor onayı değil, kenarda kalan durumlar. En sık karşılaşılanlar şunlar:

• Çalışan raporluyken çalıştıysa: İlgili günler için "Çalışmıştır" seçeneğini işaretleyin. Çalışana o günler için geçici iş göremezlik ödeneği ödenmez. Bildirim süresinde yapıldığı için 102. madde kapsamında bildirim cezası doğması da beklenmez.
• Raporlu dönemde kazanca giren ödeme yapıldıysa: E-Vizite ekranında prim, ikramiye gibi kazanca giren ödemeleri girebileceğiniz bir alan olup olmadığını kontrol edin, çünkü bu tür ödemeler ödenek hesabını etkileyebiliyor.
• Çalışan işten ayrıldıktan sonra rapor aldıysa: Çıkış tarihinden sonra başlayan rapor, "Personelim Değildir" seçeneğiyle listeden çıkarılır.
• Rapor kağıt olarak düzenlendiyse: Kağıt raporlar SGK'da sisteme sonradan kaydedilir ve kaydedildiği anda işveren ekranına düşer; E-Vizite'de bu raporlar için ayrı bir manuel bildirim menüsü bulunur. Sisteme kaydedilen raporlar için ayrıca tebligat gelmez; son gün, raporun ekrana düştüğü ayın beyanname süresidir (SGK 2016/21 sayılı Genelge). SGK'nın sisteme kaydedemediği raporlarda ise işverene tebligat gönderilir ve bildirimin, tebligatın alındığı aya ait beyanname süresi içinde yapılması gerekir. Ay sonu kontrolünde geçmiş tarihli raporlara da bakmak bu yüzden önemli.
• Hatalı bildirim yapıldıysa: SGK ödemeyi yapmadan önce verdiğiniz bildirimi ekrandaki "Onay Değiştir" seçeneğiyle düzeltebilirsiniz. Ödemesi yapılmış bir onay ekrandan değiştirilemez; ödeme yapıldıktan ve bildirim süresi geçtikten sonra ekrandan yalnızca "çalışmadı" bildirimi yapılabiliyor (SGK İşveren Modülü Kılavuzu). Çalışan aslında çalıştıysa ya da yanlış rapora onay verildiyse bağlı olduğunuz sosyal güvenlik merkezine yazılı olarak başvurmanız gerekir.
• Rapor süresince maaşı tam ödüyorsanız: 5510 sayılı Kanun'un 18. maddesinin altıncı fıkrası ve SGK 2016/21 sayılı Genelgesi'nin 2018/26 sayılı Genelge ile değişik 6.2 bölümü, ödeneğin işverene ödenip prim borcuyla mahsuplaşılmasına imkan veriyor. Bunun için uygulamada sosyal güvenlik il müdürlüğü veya sosyal güvenlik merkeziyle protokol imzalanıyor. Protokolün şartlarını bağlı olduğunuz müdürlükten teyit edin. Bildirimi yine zamanında yapmanız şart.
• İş kazası raporu geldiyse: Rapor onayı, iş kazası bildiriminin yerine geçmez. Kazanın kendisi ayrıca 3 iş günü içinde SGK'ya bildirilir (5510 md. 13). Hangi olayların iş kazası sayıldığını hangi durumlar iş kazasına girer yazımızda anlattık.

Çalışmadığına dair bildirim kalktı mı?

Hayır, kalkmadı. Bildirimin usulünü anlatan 2010 tarihli tebliğ, 30.09.2021 tarihli ve 31614 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan tebliğle yürürlükten kaldırıldı. Bu değişiklik bazı haberlerde "uygulama kalktı" diye yorumlandı. Oysa yükümlülük, 18.08.2021 tarihli ve 31572 sayılı Resmi Gazete'de yapılan değişiklikle SSİY md. 40/9'a taşındı ve bugün de geçerli. SGK'nın "Çalışılmadığına Dair Bildirim Girişi (4A)" uygulaması da kullanımda.

Çalışmadığına dair belge ile aynı şey mi?

Değil. Aramada sık karıştırılan "çalışmadığına dair belge", bir kişinin herhangi bir işte sigortalı çalışmadığını göstermek için e-Devlet'ten aldığı belgedir; burs ya da yardım başvurularında istenir. Çalışmadığına dair bildirim ise işverenin istirahat raporları için SGK'ya yaptığı beyandır. İkisinin konusu, yapanı ve sonucu tamamen farklıdır.

Rapor bildirimlerini takvime bağlamak

Yukarıdaki tabloya bakınca asıl riskin bilgisizlik değil, takip olduğu görülüyor. Her raporun son günü farklı aya düşüyor, kağıt raporlar haftalar sonra ekrana geliyor ve 3.303 TL'lik indirim penceresi ancak gecikmeyi erken fark ederseniz işe yarıyor.

Kolay İK'nın SGK teşvik ve E-Vizite modülü bu takibi kurallara bağlıyor:

• Cezalı rapor kontrolü: Süresi geçmiş ya da ceza riski taşıyan raporlar kontrol edilip size bildirilir; böylece gecikmeyi indirim penceresi kapanmadan fark etme şansınız artar.
• Vaka türüne göre onay kuralları: Hastalık, iş kazası, meslek hastalığı ve analık raporları için ayrı kurallar tanımlarsınız ve raporlar bu kurallara göre onaylanır.

Modül Kolay İK'nın bordro özellikleriyle aynı platformda çalıştığı için onaylanan rapor günlerini 01 eksik gün kayıtlarıyla karşılaştırmak da kolaylaşıyor.

Rapor onaylarını son güne bırakmadan ve cezalı raporları kaçırmadan yönetmek için Kolay İK ile tanışın. SGK teşvik ve E-Vizite modülünü hemen inceleyin.

Sıkça sorulan sorular

Ay sonuna sarkan raporda son gün hangi aya göre belirlenir?

Raporun bittiği aya göre belirlenir. Örneğin 24 Kasım'da başlayıp 8 Aralık'ta biten bir raporun son günü, Aralık ayının beyanname süresi olan 26 Ocak'tır (SSİY md. 40/9). Raporun başladığı ay son günü değiştirmez.

Süreyi kaçırdıysam cezayı azaltabilir miyim?

Evet. Bildirimi, hiç yapılmadığı için kesilecek cezanın tebligatı postaya verilmeden önce yaparsanız bildirim geç yapılmış sayılır ve ceza 16.515 TL yerine 3.303 TL olur (2026; SGK 2016/21 sayılı Genelge, bölüm 6.7). Bu yüzden kaçan raporu fark ettiğiniz gün onaylamak en doğrusu.

Hangi raporlar için bildirim gerekmez?

Hastalık nedeniyle alınan 2 gün veya daha kısa raporlar için bildirim aranmaz (SGK 2016/21 sayılı Genelge). Yatarak tedavi sürelerinde de uygulamada bildirim aranmadığı belirtiliyor; ekran onay istiyorsa bildirimi yapın. İş kazası ve meslek hastalığında ise süresi ne olursa olsun rapor onaylanır.

4/b sigortalılar bildirimi nasıl yapar?

Kendi adına bağımsız çalışan 4/b sigortalılar bildirimi işveren yerine kendileri yapar. Bunun için e-Devlet'teki "4B İş Göremezlik Raporu Çalışmazlık Beyan İşlemleri" hizmeti kullanılır.

Yanlış onaylanan rapor nasıl düzeltilir?

SGK ödemeyi yapmadan önce onay ekrandan değiştirilebilir. Ödemesi yapılmış bir onayı değiştirmek, örneğin "çalıştı" yönünde düzeltmek için bağlı olunan sosyal güvenlik merkezine yazılı başvuru yapılır.

Kaynaklar

• SGK, Çalışılmadığına Dair Bildirim Girişi (4A) uygulama sayfası
• SGK, İşverenin yükümlülükleri
• SGK, Hastalık hali ve geçici iş göremezlik ödeneği
• e-Devlet, 4B İş Göremezlik Raporu Çalışmazlık Beyan İşlemleri
• 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, md. 13, 18 ve 102
• Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği md. 40/9 (RG 18.08.2021, sayı 31572 ile değişik)
• SGK 2016/21 sayılı Kısa Vadeli Sigorta Kolları Uygulamaları Genelgesi, bölüm 6.2 (2018/26 sayılı Genelge ile değişik) ve 6.7
• 213 sayılı Vergi Usul Kanunu md. 18 (sürenin tatil gününe rastlaması)
• SGK, İşveren Modülü (Geçici İş Göremezlik İşveren İşlemleri) Kullanım Kılavuzu