January 14, 2021
İş gücü hacmi yüksek olan işletmeler, personel ile ilgili takip işlemlerinde zorluk yaşayabilir. Aylık maaş takip işlemlerinin yanında, zamanı belirsiz olan avans taleplerini takip etmek de oldukça çetrefilli olabilir. Bu yüzden, avans ve maaş takibini kolaylaştıran yazılımlar işletmelerin en çok tercih ettiği yöntemlerden biridir.
Avans, işçinin maaş günü gelmeden önce işverenden kendi talebi doğrultusunda aldığı ödemedir. Bu, işçinin henüz çalışmadığı günlerin ödemesini önden almayı talep ettiği ücret anlamına da gelebilir. Genellikle işçi, maddi açıdan zor durumda kaldığında işverenden avans talep edebilir.
İşçiye avans verildiğinde, bu tutar işçinin bir sonraki maaş ödemesinden düşülür. Yani, avans aslında işçinin işverenden aldığı borçtur. Bu ödeme, genelde iki taraf için de son çaredir.
Avans ödemesi, İş Kanunu’nda özel bir yere sahip olmadığından yapılıp yapılmayacağı işverenin inisiyatifindedir. Yani, işçi işverenden avans talep ettiğinde işveren, bu talebi onaylayabilir ya da reddedebilir.
İşçi ya da işveren, maaş takibini bordro üzerinden gerçekleştirebilir. Bordro, diğer adı ile ücret pusulası, işçinin o ay hak kazandığı brüt ücreti, yapılan tüm kesintileri, varsa ek ödemeler ve net ücreti gösteren ayrıntılı bir belgedir.
4857 sayılı İş Kanunu, her işçi için ayrı ayrı ücret pusulası hazırlanmasını işveren için zorunlu tutar. Kanunda, bordroda yer alması gereken tüm bilgiler belirtilir.
İş Kanunu’na göre, bir maaş bordrosunda bulunması gereken bilgiler şöyledir:
Bunların yanında, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’nun bordro üzerinde gerekli gördüğü birtakım bilgiler de mevcuttur. Bunlar;
Vergi Usul Kanunu’na göre bordroda olması istenen bilgiler ise aşağıdaki gibidir:
Maaş takibi, işverenin her işçi için ayrı ayrı inceleyebileceği ya da gerektiğinde geri dönüp bakabileceği bir alandır. İşçilere ait aylık ücret bordroları özlük dosyalarında ay ay muhafaza edilir. Ancak, son yıllarda, teknolojinin de sürekli gelişmesinin etkisi ile arşivler dijital ortama hızla taşınmaktadır.
Maaş takibi kavramı yalnızca işveren için değil, işçi için de geçerli olan bir kavramdır. İşçi, yaptığı işin aylık karşılığını biliyor olsa da fazla çalışma ya da fazla sürelerle çalışma, ikramiye, prim ya da sosyal yardım aldığı durumlarda o ayki hak edişini takip etmek isteyebilir. Bunu da en rahat şekilde bordro üzerinden takip edebilir.
İşçi ve işveren, maaş takibini kağıt ortamında hazırlanan ücret pusulası üzerinden yapabileceği gibi yeni nesil bordro yazılımları ile dijital ortamda da bu takibi gerçekleştirebilir.
Başta kurumsal işletmeler olmak üzere orta ve büyük ölçekli çoğu işletme, birçok alanda kağıt ortamında elle takip etme sisteminden ayrılarak elektronik ortamda kullanabilecekleri yazılımları tercih eder. Finansal takipler bunlardan biridir.
İşveren, çok sayıda personel çalıştırdığı iş yerinde avans ve maaş takibini, kullandığı yazılım üzerinden yapmayı tercih edebilir. Bu yazılımlar, takip işlemlerini ayrıntısı ile yapmayı sağlarken kağıt, mürekkep gibi masrafları minimuma indirerek zaman israfının da önüne geçer.
Avans yazılımı sayesinde her personel için yaptığınız avans işlemlerini ayrı ayrı takip edebilirsiniz. Ayrıca maaş yazılımı kullanarak verilen avansı bordroya yansıtabilir, avansın ücretten düşüp düşmediğini görüntülüyebilirsiniz. Bunların haricinde, her bir işçiyi ayrı ayrı sisteme tanımlayarak işçinin hangi ay ne kadar ücret aldığını, fazla ya da eksik çalışmalarını, ücret üzerinde yapılan tüm kesintileri incelemeniz mümkün olur. Dilerseniz çıktı alıp kağıt ortama basarak da bordroları belgeleme imkanı bulabilirsiniz.
Avans ve maaş takip işlemlerini yapan birim şirketten şirkete farklılık gösterebilir. Şahıs şirketleri ve küçük ölçekli işletmeler kendi bünyelerinde bir muhasebe uzmanı çalıştırabileceği gibi dışarıdan aldıkları mali müşavir desteği ile muhasebe işlerini halledebilir. Bu işletmelerde muhasebe uzmanı avans ve maaş takibini yürütür. Haliyle avans ve maaş takip yazılımını da muhasebe birimi kullanır. Ancak kurumsal işletmelerde insan kaynakları maaştan sorumlu birim olduğu için bu yazılımı insan kaynaklarında bordro uzmanı kullanacaktır.
Avans ve maaş yazılımı, bu tip ödemelerin girdi ve çıktılarını daha kolay şekilde takip edebilmek için kullanılır. Bu tür yazılımlar sayesinde işçiye dönem ortasında verilen avanslar girilerek kayıt altına alınır. Böylece ay sonu geldiğinde hangi işçiye ne kadar avans verildiği sistemde kayıtlı olduğundan gerekli kesintiler yapılarak bordroya yansıtılabilir. Maaş avansı bordroda özel kesintiler kapsamında değerlendirilir.
Maaş yazılımı, işçilerin ay ay ne kadar maaş aldığını, tüm kesintileri ya da ek ödemeleri kayıt altına alabilen bir programdır. Böyle yazılımları kullanarak personele yapılan ödemeleri takip edebilme kolaylaşır. İşletmeler, bu tip yazılımları kullanım ve takip kolaylığı sağladığı için kullanmayı tercih eder.
Avans ve maaş yazılımı kullanmak, şirketlere ve çalışanlara birçok fayda sağlar. Peki, bu faydalar nelerdir?
Avans ve maaş yazılımı insan kaynakları profesyonellerinin yanı sıra çalışanlar için de fayda sağlar. İşveren bu yazılım sayesinde çalışanların her birini sisteme tanımlar ve gerektiğinde bilgi paylaşımında bulunur. Bu tür yazılımlar, işveren ve işçi için ayrı kullanım alanları açar. Böylece, çalışanlar kendi hesapları üzerinden online olarak gerekli işlemleri gerçekleştirme ve kişisel bilgiler, bordro, maaş bilgisi, ek ödemeler gibi birçok detayı görüntüleme fırsatı bulur.
Avans ve maaş yazılımı tercihinde karşınıza pek çok seçenek çıkabilir. Öncelikle işletmenize en uygun özellikleri tercih etmelisiniz. En çok ihtiyaç duyduğunuz ve size kolaylık sağlayacak olan özellikleri belirleyebilirsiniz. Sonrasında ise birkaç unsura dikkat etmeniz sizin için faydalı olabilir.
Maaş takibi ve bordro hakkında daha ayrıntılı bilgi edinmek için “Net maaş ve brüt maaş nedir ve nasıl hesaplanır?” adlı içeriğe de göz atabilirsiniz.
Kurumsal işletmelerin en çok ihtiyaç duyduğu ücret değerlendirme, performans, vardiya gibi personele dair tüm işlem ve takibi kolaylıkla yapabilmek için tıklayın ve Kolay İK’yı 15 gün boyunca ücretsiz deneyin.
Hiçbir kurulum ve kredi kartı gerektirmeden kullanmaya başlayın.
ÜCRETSİZ DENEYİNHiçbir kurulum ve kredi kartı gerektirmeden, personel yönetim yazılımını hemen 15 gün boyunca ücretsiz deneyin.
.svg){kind=small}