Puantaj defteri nedir ve nasıl tutulur?
05 November 2026
Puantaj defteri, çalışanların her gün çalışıp çalışmadığını, izinli, raporlu ya da hafta tatilinde olduğunu ve yaptıkları fazla çalışmayı gün gün gösteren kayıttır. Ay sonunda bu kayıttan çalışılan gün, eksik gün ve fazla çalışma saati çıkarılır; bordro ve SGK bildirimi bu sayılarla hazırlanır. Aşağıda bir puantaj defteri örneği, adım adım doldurma yöntemi ve en sık yapılan hataları bulacaksınız.
Puantaj defteri nedir?
Puantaj defteri, iş yerinde çalışanların devam durumunun ve çalışma sürelerinin günlük olarak işlendiği kayıttır. Geleneksel olarak kağıt bir defterde tutulur; bugün aynı kayıt çoğu iş yerinde Excel tablosunda ya da bir puantaj yazılımında tutuluyor ve bu yazıdaki adımlar hepsinde aynı şekilde uygulanır.
Bu yazı defterin nasıl doldurulacağına odaklanıyor. Puantajın ne olduğunu, nasıl hesaplandığını ve bordroyla ilişkisini puantaj nedir rehberimizde ayrıntılı olarak anlattık.
Puantaj defteri örneği
Aşağıdaki örnekte üç çalışanın bir haftalık kaydı var. Her güne tek bir kod yazılmış, haftanın sonunda çalışılan günler toplanmış ve fazla çalışma ayrı bir sütunda saat olarak gösterilmiş.
Örnekte Ayşe hafta tatili dışında altı gün çalışmış ve hafta içinde 3 saat fazla çalışma yapmış. Mehmet çarşamba ve perşembe raporlu olduğu için dört gün, Elif pazartesi ve salı yıllık izinde olduğu için dört gün çalışmış. Ay sonunda aynı toplama ayın bütün haftaları için yapılır.
Çalışılan gün, SGK'ya bildirilen prim günüyle aynı değildir: Hafta tatili, resmi tatil ve yıllık izin gibi ücreti ödenen günler de prim gününe girer; prim gününden yalnızca ücret ödenmeyen eksik günler düşülür. Örnekte Elif'in yıllık izinli iki günü prim gününe dahildir.
Defterde kullanılan kodlar kanunla belirlenmiş değildir; SGK'ya bildirimde ise SGK'nın kendi eksik gün nedeni kodları kullanılır. Önemli olan, iş yerinde herkesin aynı kod anahtarını kullanmasıdır. Sık kullanılan kodlar şunlardır:
- P: Çalıştı
- HT: Hafta tatili
- RT: Resmi tatil
- İY: Yıllık izin
- İÜ: Ücretsiz izin
- M: Mazeret izni
- R: Raporlu
- D: Devamsız
- FM: Fazla mesai yapılan gün (saat sayısı ayrı sütunda)
Hazır bir tabloyla başlamak isterseniz bu kodların hepsini içeren puantaj cetveli örneği Excel şablonunu ücretsiz indirin. Şablonda FM kodu fazla çalışma yapılan günü işaretler; kaç saat çalışıldığını yanına ayrıca yazın.
Puantaj defteri nasıl tutulur?
Puantaj defterini her ay aynı sırayla doldurursanız ay sonunda bordroya geçerken düzeltme yapmanız gerekmez.
- Dönemi ve çalışanları yazın: Sayfanın başına ayı ve yılı, satırlara çalışanların adını, soyadını ve departmanını yazın. Ay içinde işe giren veya ayrılan çalışanın giriş ya da çıkış gününü işaretleyin.
- Hafta tatillerini ve resmi tatilleri önceden işaretleyin: Ayın takvimine bakarak bu günleri baştan doldurun. Böylece bu günlerde yapılan çalışma ayrıca görünür.
- Her gün kodu işleyin: Kaydı gün sonunda doldurun, ay sonuna bırakmayın. Geç giriş ve erken çıkışları not sütununa saatle yazın.
- İzin ve raporu belgeyle eşleştirin: Yıllık izin, ücretsiz izin ve raporlu günleri onaylı izin formu veya rapor tarihleriyle karşılaştırın. Belgesi olmayan günü devamsız olarak bırakmayın, önce nedenini öğrenin.
- Fazla çalışmayı saat olarak yazın: Fazla çalışmayı ayrı bir sütunda saat olarak tutun. Fazla çalışma ücreti, İş Kanunu'nun 41. maddesine göre normal saat ücretinin yüzde elli fazlasıyla saat başına hesaplanır ve fazla çalışma yılda toplam 270 saati geçemez.
- Ay sonunda toplamları çıkarın: Her çalışan için çalışılan gün, izinli gün, raporlu gün, devamsız gün ve fazla çalışma saatini toplayın.
- Kaydı onaylatın: Toplamları çalışanla ve yöneticisiyle paylaşın, imza veya sistem onayı alın. Onaylanmış kayıt, olası bir uyuşmazlıkta işverenin elindeki önemli yazılı belgelerden biridir.
- Bordro ve SGK bildirimiyle karşılaştırın: Bordrodaki gün ve saatlerin, SGK'ya bildirilen prim günü ve eksik gün nedeninin puantajla tutarlı olduğunu kontrol edin.
Puantaj kayıtları doldurulurken dikkat edilmesi gerekenler
Puantaj hatalarının çoğu bordroda değil, kayıt aşamasında başlar. En sık karşılaşılan hatalar şunlardır:
- Kaydı ay sonunda toplu doldurmak: Geriye dönük yazılan kayıtta izin ve rapor günleri karışır. Kaydı her gün işleyin.
- Farklı kişilerin farklı kod kullanması: Bir departmanın "İ" dediğine diğeri "İY" diyorsa toplamlar yanlış çıkar. Tek bir kod anahtarı belirleyip defterin başına yazın.
- Fazla çalışmayı gün olarak yazmak: "Cumartesi çalıştı" bilgisi yetmez, kaç saat çalışıldığını yazın.
- Tatilde yapılan çalışmayı işaretlememek: Hafta tatili veya resmi tatilde çalışan kişiye HT ya da RT yazıp geçmeyin. O gün çalışıldığını ve kaç saat sürdüğünü ayrıca yazın; bu günlerin ücreti farklı hesaplanır.
- Raporlu günleri rapor tarihleriyle eşleştirmemek: Puantajdaki R günleri rapordaki tarihlerle aynı değilse SGK'ya bildirilen eksik gün sayısı ve nedeni de hatalı olur.
- Silinti ve karalama: Kağıt defterde düzeltmeyi karalayarak değil, eski kayıt okunabilecek şekilde üstünü tek çizgiyle çizip yanına doğrusunu yazarak ve paraf atarak yapın.
- Onaysız kayıt: Çalışanın ve yöneticinin görmediği kayıt, uyuşmazlıkta zayıf kalır.
Puantaj defteri ne kadar süre saklanır?
Puantaj kayıtları, SGK'ya bildirilen prim günlerini ve ödenen ücretleri belgeleyen kayıtlar arasındadır. 5510 sayılı Kanun'un 86. maddesinin ikinci fıkrasına göre işverenler, iş yeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yıl başından başlayarak 10 yıl saklamak ve SGK denetim memurlarınca istenirse 15 gün içinde ibraz etmek zorundadır. Puantajı bordro ve SGK bildirimleriyle birlikte en az bu süre boyunca saklayın.
Puantaj verisi, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında kişisel veridir; raporlu gün bilgisi ise sağlık verisine ilişkin olabileceği için özel nitelikli kişisel veri sayılabilir. Kağıt defteri kilitli bir yerde, dijital kaydı yalnızca yetkili kişilerin erişebildiği bir sistemde tutun; rapor gerekçesi gibi sağlık ayrıntılarını puantaja yazmayın.
Kağıt defterden Excel'e geçerken
Kağıt defterde toplamlar elle yapıldığı için çalışan sayısı arttıkça hata riski de artar. Aynı kodları Excel'de kullanırsanız toplamları formül çıkarır; tabloyu nasıl kuracağınızı Excel puantaj tablosu yazımızda anlattık.
Kolay İK ile puantaj kendiliğinden tutulsun
Kolay İK'da çalışanlar giriş-çıkışı mobil uygulamadan QR kod ile yapar. Bu hareketler ve onaylanan izinler puantaj tablosuna kendiliğinden işlenir; ay sonunda bordroya hazır rapor tek tıkla alınır. Puantajın (üründeki adıyla Zaman Yönetimi) PDKS ve bordroyla nasıl birlikte çalıştığını görmek için Kolay İK puantaj sayfasını inceleyin.
Sıkça sorulan sorular
Puantaj defteri hakkında en çok merak edilen soruları sizler için yanıtladık.
Puantaj defteri tutmak zorunlu mu?
Kanunda "puantaj defteri" adıyla belirli bir defter tutma zorunluluğu yoktur. Ancak İş Kanununa İlişkin Çalışma Süreleri Yönetmeliği'ne göre işveren, çalışanların çalışma sürelerini uygun araçlarla belgelemek zorundadır. Fazla çalışma yaptırılan çalışanlar için bu saatleri gösteren bir belge düzenlenir ve imzalı bir nüshası özlük dosyasında saklanır. SGK'ya eksik gün bildirildiğinde de dayanak belgeler iş yerinde saklanır ve istenirse 15 gün içinde ibraz edilir. Puantaj, bu bilgilerin tutulduğu temel kayıttır; kağıt, Excel veya yazılım olarak hangi biçimde tutulacağı işverene bırakılmıştır.
Puantaj defterini kim tutar, kim onaylar?
Büyük iş yerlerinde bu işe bakan çalışana puantör denir. Küçük iş yerlerinde kaydı genellikle İK sorumlusu, muhasebe veya bölüm yöneticisi tutar. Kim tutarsa tutsun, kaydın bir yönetici tarafından kontrol edilip onaylanması önerilir.
Puantaj defterine çalışanın imzası gerekir mi?
Puantajın her sayfasını çalışana imzalatma zorunluluğu kanunda yer almaz. Ancak iki durumda imza aranır: Fazla çalışma saatlerini gösteren belgenin imzalı bir nüshası çalışanın özlük dosyasında saklanmalıdır. SGK'ya eksik gün nedeni olarak puantaj kayıtları gösterilecekse puantaj, çalışanın imzasını taşımalıdır. Bunların dışında da çalışanın imzasını ya da sistem onayını taşıyan kayıt, fazla çalışma ve devamsızlık uyuşmazlıklarında işverenin elindeki daha güçlü bir belgedir. Bu nedenle ay sonu toplamlarını çalışana onaylatın.
Puantaj ile bordro uyuşmazsa ne yapılır?
Önce puantajdaki kodu izin formu, rapor veya giriş-çıkış kaydıyla kontrol edin. Hata puantajdaysa kaydı düzeltip onaylatın, bordrodaysa bordroyu düzeltin. SGK'ya bildirim yapıldıysa prim günü ve eksik gün bilgisini ek veya iptal belgeyle düzeltmeniz gerekebilir. Süresinden sonra yapılan düzeltmeler gecikme zammı ve idari para cezası doğurabileceği için bordro sorumlunuzla birlikte hareket edin.
