Bu şablonda neler var?
- 4 sayfalı yapı: Puantaj (ana giriş), Özet (departman raporu), SGK Raporu (bildirge ön hazırlık), Kılavuz
- Puantaj sayfası, 31 günlük matris: her personel için ayın her günü bir durum kodu girilir
- 11 durum kodu: P (Çalıştı), İY (Yıllık İzin), İÜ (Ücretsiz İzin), M (Mazeret), R (Raporlu), G (Geç Geldi), EE (Erken Ayrıldı), FM (Fazla Mesai), D (Devamsız), RT (Resmi Tatil), HT (Hafta Tatili)
- 8 otomatik özet sütunu: Çalışılan Gün, İzin Gün, Devamsız Gün, Rapor Gün, Geç Sayı, FM Gün, Eksik Gün, Net SGK Gün
- Haftasonu sütunları otomatik gri zemin; gün adları (Pt, Sa, Ça, Pe, Cu, Ct, Pz) otomatik gösterilir
- Çalışan bilgileri: Ad Soyad, Departman, Unvan, SGK No
- İş günü sayısı alanı: ayın iş günü sayısı tek hücreden tüm hesaplara yansır
- Özet sayfası: departman bazlı toplam çalışılan, izin, devamsız, rapor günleri ve devam oranı (%)
- SGK Raporu sayfası: net prim günü ön hazırlık tablosu, üzerinde yasal uyarı notu ile
- COUNTIF tabanlı otomatik hesaplama: her kod ayrı sayılır, özet sütunları anlık güncellenir
- Kılavuz sayfası: 11 durum kodu açıklaması, 4 adımlı kullanım, yasal notlar (4857 m.25, KVKK)
- Önceden doldurulmuş 10 örnek personel ve bir aylık örnek veri
Puantaj cetveli nedir?
Bir işletmede ücret, izin hakkı, fazla mesai ve resmi bildirimlerin tamamı tek bir temel veriye dayanır: kimin hangi gün çalıştığı. Bu veriyi düzenli tutmak hem bordronun doğruluğu hem de yasal uyum için zorunludur. Devam takibi yapılandırılmadığında ücret hesapları yanlış çıkar, izinler karışır, devamsızlıklar takip edilemez ve resmi bildirimler hatalı olur. Gelin yakından bakalım. Puantaj cetveli (pratikte puantaj tablosu veya devam takip cetveli olarak da adlandırılır), çalışanların aylık devam durumunu gün gün kayıt altına alan, çalışılan günü izin, rapor ve devamsızlıklardan ayrıştırarak izleyen İK aracıdır.
Bu sayfa Excel sürümünü, yani indirilebilir hazır şablonu anlatır. Puantajın kavramsal tanımı için puantaj nedir, puantaj defterinin nasıl tutulduğu için puantaj defteri nedir ve nasıl tutulur, eksik gün bildirim detayları için puantaj eksik gün bildiriminin detayları blog içeriklerine başvurabilirsiniz. Puantaj verileri fazla mesai ve izin süreçleriyle birlikte yürür; fazla mesai talep ve onay formu ve izin talep formu ile birlikte kullanılır.
Excel iskeleti: 4 sayfanın işlevi
Cetvelin gücü birbirini besleyen dört sayfadan gelir:
1. Puantaj sayfası. Tüm devam verisinin girildiği ana sayfadır. Her personel bir satır, ayın her günü bir sütundur. Her hücreye o günün durum kodu girilir. Sağdaki özet sütunları çalışılan gün, izin, devamsızlık gibi toplamları otomatik hesaplar. Cetvelin veri merkezidir.
2. Özet sayfası. Puantaj sayfasından otomatik beslenen departman bazlı rapor sayfasıdır. Her personelin çalışılan günü, izni, devamsızlığı ve devam oranı burada görülür. Yönetici raporlaması ve aylık değerlendirme için kullanılır.
3. SGK Raporu sayfası. Net prim günü ön hazırlığı yapan sayfadır. Puantaj verisinden eksik gün ve rapor günü bilgilerini derler. Bu sayfa bordro ve muhasebe departmanı için bir hazırlık aracıdır; üzerinde yer alan yasal uyarı notunda da belirtildiği gibi, kesin bildirge mevzuata uygun olarak ilgili departman tarafından yapılır.
4. Kılavuz sayfası. Durum kodlarını ve kullanım adımlarını açıklayan referans sayfadır. Yeni İK görevlilerine puantaj sürecini öğretmek için kullanılır.
Bu dört sayfalı yapı devam takibini baştan sona yönetir: günlük durum gir, departman bazlı özetle, bordro ve resmi bildirim süreçlerine temel oluştur.
11 durum kodu: Her gün nasıl işaretlenir?
Cetvelin en pratik yanı 11 standart durum kodudur. Her hücreye uzun açıklama yerine tek veya iki harflik kod girilir; formüller bu kodları otomatik tanır ve gruplar.
Bu kodların doğru kullanımı kritik öneme sahiptir. Çünkü her kod farklı bir ücret ve yasal sonuç doğurur. Çalışılan gün ücrete esas olurken, ücretsiz izin ücret kesintisi yaratır, rapor günü ayrı izlenir, devamsızlık ise hem ücret kesintisi hem disiplin süreci açabilir. Kod tutarlılığı önemlidir; bir hücreye "Çalıştı" yerine "P" yazılmalıdır, çünkü COUNTIF formülleri tam harf eşleşmesiyle çalışır.
4857 m.25: Devamsızlık ve haklı fesih
Puantajın izlediği en kritik durumlardan biri devamsızlıktır. 4857 sayılı İş Kanunu m.25/II, çalışanın işverenden izin almaksızın veya haklı bir sebebe dayanmaksızın belirli sürelerde işe gelmemesini haklı fesih sebebi olarak düzenler. Genel kural olarak, art arda iki iş günü veya bir ay içinde iki kez herhangi bir tatil gününden sonraki iş günü ya da bir ayda üç iş günü devamsızlık bu kapsamda değerlendirilir.
Bu noktada puantaj cetveli kritik bir kanıt işlevi görür. Devamsızlık (D kodu) düzenli ve tarih bazlı kaydedildiğinde, olası bir fesih sürecinde işverenin elinde somut bir devam kaydı bulunur. Ancak devamsızlık nedeniyle fesih hassas bir hukuki süreçtir; tutanak tutulması, çalışanın savunmasının alınması ve sürenin doğru hesaplanması gerekir. Bu konuda işe gelmeme tutanağı sayfası süreç adımlarını detaylandırır. Puantaj cetveli tek başına fesih gerekçesi değildir; devamsızlığı belgeleyen yardımcı bir kayıttır.
Excel formülleri: COUNTIF ile otomatik sayım
Cetvelin otomatik hesaplama gücü COUNTIF formüllerinden gelir. Bu formüller her durum kodunu ayrı sayar ve özet sütunlarını anlık doldurur.
Çalışılan gün toplamı:
=COUNTIF(F7:AJ7,"P")+COUNTIF(F7:AJ7,"FM")+COUNTIF(F7:AJ7,"G")+COUNTIF(F7:AJ7,"EE")
Bu formül bir personelin ay boyunca çalıştığı günleri sayar. Çalışma sayılan tüm kodları (P, FM, G, EE) topladığına dikkat edin; geç gelme ve erken ayrılma da çalışılan gün olarak sayılır, çünkü o gün işe gelinmiştir.
İzin günü toplamı:
=COUNTIF(F7:AJ7,"İY")+COUNTIF(F7:AJ7,"İÜ")+COUNTIF(F7:AJ7,"M")
Yıllık izin, ücretsiz izin ve mazeret toplamı. Bu üç durumun ayrı kodlarla tutulması bordro açısından önemlidir; çünkü ücret etkileri farklıdır.
Devam oranı (Özet sayfası):
=IFERROR(D14/(D14+E14+G14),0)
Çalışılan gün bölü (çalışılan + izin + rapor) oranı. Bu metrik personelin devam eğilimini yüzdesel gösterir. IFERROR boş veride sıfır döndürür, hata göstermez.
Bu formüller arasındaki bağ önemlidir: Puantaj sayfasına bir durum kodu girildiğinde özet sütunları, Özet sayfası ve SGK Raporu sayfası otomatik güncellenir. Ancak sütun yapısı korunmalıdır; sütun eklenir veya silinirse formüller bozulabilir.
SGK bildirge ön hazırlığı
Şablonun SGK Raporu sayfası, puantaj verisinden net prim günü ön hazırlığı yapar. Bu sayfa eksik gün ve rapor günü bilgilerini puantajdan derleyerek bordro ve muhasebe departmanına bir başlangıç noktası sunar.
Burada önemli bir nokta vardır. Net prim günü ve eksik gün hesabı 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu kapsamında ayrıntılı kurallara tabidir; ayın gün sayısı, ay içi giriş çıkışlar, izin türleri ve istisnai durumlar hesabı etkiler. Bu nedenle şablonun bu sayfası bir yardımcı araçtır; sayfanın üzerinde yer alan yasal uyarıda da belirtildiği gibi, kesin SGK bildirgesi ilgili mevzuata uygun olarak bordro veya muhasebe departmanı tarafından hazırlanmalıdır. Puantaj cetveli bu sürece temiz ve düzenli bir veri sağlar, ancak resmi bildirgenin yerini tutmaz. Eksik gün bildirimi konusunun detayları için puantaj eksik gün bildiriminin detayları blog içeriğine başvurabilirsiniz.
Veri girişi adımları
Excel'in pratik kullanım akışı 6 adımdan oluşur:
Adım 1, dönem ve iş günü bilgisini ayarla. Puantaj sayfasındaki ay/yıl hücresini ve iş günü sayısı hücresini güncelleyin. İş günü sayısı tek hücreden tüm eksik gün hesaplarına yansır.
Adım 2, personel listesini doldur. Her personel için Ad Soyad, Departman, Unvan ve SGK No bilgilerini girin. Yeni personel boş satırlara eklenir; formüller otomatik uygulanır.
Adım 3, günlük durum kodlarını gir. Her personel satırında ayın her günü için ilgili durum kodunu girin. Çalıştıysa P, yıllık izindeyse İY, raporluysa R gibi. Kodları Kılavuz sayfasındaki yazımla birebir aynı girin.
Adım 4, özet sütunlarını kontrol et. Sağdaki özet sütunları (çalışılan, izin, devamsız, rapor) otomatik dolar. Bu sütunlar formüllüdür, elle değiştirilmemelidir.
Adım 5, Özet sayfasını incele. Departman bazlı devam özeti ve devam oranları otomatik hesaplanır. Düşük devam oranı olan personeli veya yüksek devamsızlığı bu sayfadan izleyin.
Adım 6, bordro ve resmi süreçlere ilet. Ay sonunda puantaj verisini bordro departmanına iletin. SGK Raporu sayfası ön hazırlık sağlar; kesin bildirge ilgili departman tarafından mevzuata uygun yapılır.
Puantajda sık yapılan hatalar
Yapılandırılmamış puantaj hem bordro hatası hem uyum riski yaratır. 5 tipik hata:
- Tutarsız kod kullanımı. Bir hücreye "P", diğerine "Çalıştı", başka birine "calisti" yazmak COUNTIF formüllerini bozar; bazı günler sayılmaz. Kodlar Kılavuz sayfasındaki yazımla birebir aynı olmalı; açılır liste (veri doğrulama) kullanmak bu hatayı önler.
- Günlük girişin biriktirilmesi. Puantajı ay sonunda toplu doldurmaya çalışmak hata payını artırır; kim hangi gün izindeydi unutulur. Günlük veya haftalık düzenli giriş en sağlıklı yöntemdir.
- İzin türlerini ayırmamak. Yıllık izin, ücretsiz izin ve mazereti aynı kodla işlemek bordro hesabını bozar; çünkü ücret etkileri farklıdır. Her izin türü kendi koduyla girilmelidir.
- Devamsızlığı belgesiz işlemek. Devamsızlık kaydı tutmak yeterli değildir; ilgili tutanak ve savunma süreci ayrıca yürütülmelidir. Puantaj yardımcı kayıttır, tek başına fesih gerekçesi değildir.
- Erişimi açık bırakmak. Puantaj cetveli personelin devam, izin ve sağlık (rapor) bilgilerini içerir; bunlar kişisel veridir. Cetvel yetkisiz kişilerin erişimine açık tutulmamalıdır.
Devam takibini dijitalleştirin
Manuel Excel puantaj az sayıda personel için işe yarar; çalışan sayısı arttıkça günlük giriş, izin senkronizasyonu, eksik gün hesabı ve bordro aktarımı karmaşıklaşır. Kolay İK Bordro Yazılımı modülü'nün gelişmiş hesaplama araçları, maaş, prim, kıdem, teşvik, fazla mesai ve SGK gibi bordro kalemlerini otomatik olarak hesaplar ve aydan aya değişmesi gereken detayları sizin için günceller.
Sıkça sorulan sorular
Puantaj cetveli hakkında en çok merak edilen soruları sizler için bir araya getirdik.
Puantaj cetveli ile puantaj defteri aynı şey mi?
Yakın kavramlardır ama tam olarak aynı değildir. Puantaj cetveli genellikle aylık bir tablodur; bir ay boyunca her personelin her gününü gösteren matris yapısındadır. Bu sayfadaki Excel şablonu bir puantaj cetvelidir. Puantaj defteri ise daha geniş bir kavramdır; işletmenin devam kayıtlarının tutulduğu sürekli kayıt sistemini ifade eder ve aylık cetvellerin birikmiş hali olarak düşünülebilir. Pratikte ikisi iç içe kullanılır; aylık cetveller doldurulur, bunlar birikerek puantaj defterini oluşturur. Her ikisinin de temel işlevi aynıdır: çalışanların devam durumunu belgelemek, ücret ve yasal süreçlere veri sağlamak. Puantaj defterinin nasıl tutulduğu konusunda detaylı bilgi için puantaj defteri nedir ve nasıl tutulur blog içeriğine başvurabilirsiniz. Önemli olan, hangi isimle anılırsa anılsın, devam kaydının düzenli, tarihli ve belgelenebilir biçimde tutulmasıdır; çünkü bu kayıtlar ileride bordro itirazı veya iş uyuşmazlığı durumunda kanıt niteliği taşır.
Puantajda hangi günler eksik gün sayılır?
Eksik gün, bir çalışanın o ay tam çalışmadığı, dolayısıyla SGK'ya tam ay olarak bildirilmeyen günleri ifade eder. Genel mantık olarak çalışılmayan ve ücret ödenmeyen günler eksik gün kapsamında değerlendirilir; ücretsiz izin tipik bir örnektir. Yıllık izin gibi ücretli izinler ise çalışılan gün gibi değerlendirilir, eksik gün sayılmaz. Ancak bu konunun ayrıntıları önemlidir ve dikkat gerektirir. Eksik gün hesabı 5510 sayılı Kanun ve ilgili SGK mevzuatına tabidir; ayın 28, 30 veya 31 gün çekmesi, ay içinde işe giriş veya çıkış olması, raporlu günler ve izin türleri hesabı doğrudan etkiler. Ayrıca eksik gün bildiriminde eksik gün nedeninin doğru kodla bildirilmesi gerekir. Bu nedenle eksik gün hesabı bordro veya muhasebe departmanının mevzuata uygun olarak yapması gereken bir işlemdir; puantaj cetveli bu hesaba temiz veri sağlayan bir ön hazırlık aracıdır. Şablondaki SGK Raporu sayfası da bu mantıkla, üzerinde yasal uyarı notuyla birlikte bir ön hazırlık sunar. Eksik gün bildiriminin detayları için puantaj eksik gün bildiriminin detayları blog içeriğine başvurmanız ve kesin hesap için mali müşavirinizle çalışmanız önerilir.
Excel'de haftasonu günleri otomatik nasıl işaretlenir?
Şablonda haftasonu sütunları gri zeminle gösterilir ve gün adları (Pt, Sa, Ça, Pe, Cu, Ct, Pz) gün numaralarının altında otomatik görünür. Bu görsel ayrım, hangi günlerin hafta tatili olduğunu hızlıca görmenizi sağlar. Ay değiştiğinde gün adlarının doğru günlere denk gelmesi için ay/yıl bilgisini güncellemeniz gerekir; çünkü her ayın başlangıç günü farklıdır. Kendi Excel'inizde haftasonu otomatik renklendirmesi kurmak isterseniz, koşullu biçimlendirme özelliğini kullanabilirsiniz. Bunun için WEEKDAY fonksiyonuyla bir kural tanımlanır; örneğin Cumartesi ve Pazar günlerine denk gelen sütunlara otomatik gri zemin uygulanır. Koşullu biçimlendirme Giriş sekmesindeki ilgili menüden eklenir. Önemli not, hafta tatili her işletmede Pazar olmayabilir; vardiyalı çalışan işletmelerde hafta tatili farklı günlere denk gelebilir. Bu nedenle şablonda hafta tatili HT koduyla ayrıca işaretlenir; gri zemin görsel bir yardımcıdır, asıl belirleyici girilen koddur. Vardiyalı çalışan işletmeler için vardiya çizelgesi şablonu daha uygun bir yapı sunar.
Geç gelen veya erken ayrılan çalışan nasıl işaretlenir?
Şablon bu durumlar için iki ayrı kod sunar: G (Geç Geldi) ve EE (Erken Ayrıldı). Bu kodların temel mantığı şudur: çalışan o gün işe gelmiştir, dolayısıyla gün çalışılan gün olarak sayılır; ancak geç gelme veya erken ayrılma ayrıca takip edilir. Özet sütunlarındaki Geç Sayı alanı bu durumları toplar ve eğilimi görünür kılar. Pratik kullanımda bu kodlar iki işe yarar. Birincisi, devam disiplini takibi; bir çalışan ay içinde sık sık geç geliyorsa bu kayıt yöneticiye somut veri sağlar ve performans görüşmelerinde kullanılabilir. İkincisi, ücret yönetimi; bazı işletmeler geç gelme veya erken ayrılmaya bağlı olarak ücret kesintisi veya telafi uygulamaları yürütür, bu durumda kayıt temel oluşturur. Önemli nokta, geç gelme ve erken ayrılmaya bağlı ücret kesintisi uygulanacaksa bunun iş sözleşmesinde veya iç yönetmelikte tanımlı olması gerekir; keyfi kesinti yapılamaz. Ayrıca sürekli geç gelme bir disiplin sürecine dönüşecekse, personel uyarı yazısı ile yazılı süreç yürütülmelidir. Puantajdaki kayıt bu süreçlere veri sağlar ancak tek başına yaptırım gerekçesi değildir.
Puantaj kayıtları ne kadar süre saklanmalı?
Puantaj kayıtları çalışanın devam, izin, fazla mesai ve ücret hesabına temel oluşturan belgelerdir; bu nedenle uzun süre saklanmaları gerekir. Genel kural olarak özlük dosyası kapsamındaki kayıtlar iş ilişkisi süresince ve sonrasında zamanaşımı sürelerini kapsayacak şekilde saklanır. İş hukuku açısından alacak davalarının zamanaşımı süresi dikkate alındığında, puantaj kayıtlarının iş ilişkisi sona erdikten sonra da uzun yıllar saklanması önerilir; çünkü ileride fazla mesai, ücret veya kıdem hesabı dava konusu olabilir ve puantaj kaydı işverenin temel kanıtıdır. SGK mevzuatı açısından da bildirgelere esas kayıtların belirli süre saklanması yükümlülüğü bulunur. Saklama sırasında iki noktaya dikkat edilmelidir. Birincisi erişim güvenliği; puantaj kayıtları kişisel veri içerir, özellikle rapor günleri çalışanın sağlık durumuna dair ipucu taşır, bu nedenle yetkili kişilerle sınırlı tutulmalıdır. İkincisi bütünlük; kayıtların sonradan değiştirilmediğinin güvence altında olması, bir uyuşmazlık durumunda kayıtların güvenilirliğini artırır. KVKK aydınlatma metni ve bilgi güvenliği politikası bu süreçlerin kurumsal çerçevesini belirler. Kesin saklama süreleri için mali müşavirinizle ve hukuk danışmanınızla çalışmanız önerilir.
Bu şablon ilginizi çekebilir
