Excel
Hemen ücretsiz indirin
Şablonu indirmek için formu tamamlayın.
Merhaba İsim Soyisim,
hangi şirkette çalışıyorsunuz?
Şablonu indirmek için formu tamamlayın.
Telefon numaranızı giriniz
Şablonu indirmek için formu tamamlayın.
gerİ
İLERLE
Beyaz işaretli yeşil onay işareti simgesi.
Harika!
Şimdi cihazınıza indirin.
Şablonu indirmek için
aşağıdaki butona tıklayın.
Şablonu İNDİR

Bilgilendirme
Bu şablon yalnızca örnek amaçlıdır. Hukuki tavsiye niteliği taşımaz ve bağlayıcılığı yoktur. Kendi durumunuza uyarlamanız ve bir uzmana danışmanız önerilir.

Bu şablonda neler var?

  • 4 sayfalı yapı: Haftalık Çizelge (4 hafta) + Aylık Özet (31 gün matris) + Personel Özet (otomatik rapor) + Kılavuz
  • 8 vardiya kodu: S (Sabah) / Ö (Öğle) / A (Akşam) / G (Gece) / İ (İzin) / M (Mazeret) / R (Rapor) / OFF (Çalışma dışı)
  • Haftalık Çizelge sayfası — 4 hafta görünümü, her hafta için 10 personel × 7 gün (Pzt-Paz), satır toplamları
  • Otomatik satır formülleri: Çalışılan gün = COUNTIF(S+Ö+A+G), İzin = COUNTIF(İ+M+R), Off = COUNTIF(OFF)
  • Haftalık toplam/ortalama satırı: günlük çalışan sayımı + haftalık ortalama
  • Aylık Özet sayfası — 31 günlük matris: gün numaraları (1-31) + gün adları (Pzt/Sal/Çar...); haftasonu sütunları gri zemin
  • Aylık özet — sağda 5 sütun toplam: Çalışma (Ç), İzin (İ), Mazeret (M), Rapor (R), OFF — COUNTIF formülleriyle otomatik
  • Personel Özet sayfası — Aylık Özet'ten otomatik beslenir: çapraz sayfa formülleri (='📆 Aylık Özet'!AI7)
  • Personel Özet sütunları: Toplam Çalışma Günü, İzin Günü, Mesai Günü, Rapor Günü, Devam Oranı (%), Vardiya Türü Dağılımı
  • Devam oranı formülü: =IFERROR(E6/(E6+F6+H6),0) — çalışılan / (çalışılan + izin + rapor) oranı
  • Kılavuz sayfası — 8 vardiya kodu açıklaması + 4 adımlı kullanım + 3 önemli not (haftasonu, formüller, KVKK)
  • Önceden doldurulmuş 10 örnek personel × Mayıs 2026 ayı

Vardiya çizelgesi nedir?

7/24 hizmet veren işletmelerde (üretim tesisleri, hastaneler, güvenlik şirketleri, çağrı merkezleri, oteller) çalışan personelin hangi gün hangi saatte çalışacağının sistematik planlanması, hem yasal hem operasyonel zorunluluktur. Manuel kâğıt çizelgelerle yapılan vardiya planlaması büyük şirketlerde sürekli karışıklık yaratır: kim ne zaman çalışacak, kim izinde, kim raporlu — bu sorular karşılığında net bir tabloya ulaşılamadığında hem üretim hem aday memnuniyeti sarsılır. Gelin yakından bakalım. Vardiya çizelgesi (pratikte vardiya planı, haftalık shift çizelgesi veya aylık mesai çizelgesi olarak da adlandırılır), çalışanların haftalık ve aylık vardiya planlarını sistematik biçimde organize eden, devam takibini otomatikleştiren İK aracıdır.

Bu sayfa Excel sürümünü anlatır — manuel veya yarı-otomatik kullanım için. Vardiya kavramının kapsamlı tanımı için vardiya nedir blog içeriği, vardiya çizelgesinin nasıl hazırlanacağına dair adım adım kılavuz için vardiya çizelgesi nasıl hazırlanır, gece çalışması yasal kuralları için vardiyalı çalışma ve gece çalışması, vardiya türleri ve terminoloji için vardiya sistemleri ve terimleri blog içeriklerine başvurabilirsiniz. Daha büyük ölçekli ve mobil tabanlı vardiya yönetimi için Kolay İK Vardiya Yönetimi modülü profesyonel bir çözüm sunar.

4857 sayılı İş Kanunu: Vardiya yasal çerçevesi

Vardiya planlaması 4857 sayılı İş Kanunu'nun üç temel maddesine tabidir; bu kurallara uyulmazsa hem idari para cezası hem de iş davası riski doğar.

Madde 63 — Haftalık çalışma süresi 45 saat. Genel kural çalışanın haftalık çalışma süresinin en fazla 45 saat olabileceğidir. Bu süre farklı şekilde dağıtılabilir: 5 günlük çalışmada günde 9 saat, 6 günlük çalışmada günde 7,5 saat tipiktir. Vardiya çizelgesi tasarlanırken her personelin haftalık toplam çalışma saatinin 45'i aşmadığı kontrol edilmelidir.

Madde 69 — Gece çalışması 7,5 saat sınırı. 20:00 ile 06:00 arasında çalışma "gece çalışması" sayılır. Çalışanın gece çalışma süresi günde 7,5 saati geçemez; bu kural KRİTİK öneme sahiptir çünkü pek çok 8 saatlik gece vardiyası bu sınırı zorunlu olarak ihlal eder. Vardiya sistemi tasarımında gece vardiyaları 7,5 saat ile sınırlandırılmalı veya yasal istisna koşulları sağlanmalıdır. Detaylı kurallar için vardiyalı çalışma ve gece çalışması blog içeriğine başvurabilirsiniz.

Madde 41 — Fazla mesai sınırı. Haftalık 45 saati aşan çalışma "fazla mesai" sayılır. Yıllık fazla mesai 270 saati geçemez (m.41 son fıkra) ve fazla mesai için saat ücretinin %50 fazlasıyla ödeme yapılır. Vardiya çizelgesi tasarımında bu sınır her personel için ayrı ayrı izlenmelidir.

Madde 22 — Esaslı değişiklik kuralı. Çalışanın vardiya sistemi (örneğin sürekli gündüzden gece vardiyasına geçirilmesi) çalışma koşullarında esaslı bir değişiklik sayılır; çalışanın yazılı onayı olmadan uygulanamaz. Vardiya değişikliği yapılırken bu kural unutulmamalıdır.

Excel iskeleti: 4 sayfanın işlevi

Vardiya çizelgesinin gücü dört birbirini besleyen sayfadan gelir:

1. 📅 Haftalık Çizelge — Her ay için 4 hafta görünümü. Bir bakışta haftanın hangi günü hangi personelin hangi vardiyada olduğu görülür. Mavi/sarı/kırmızı renk kodlu vardiyalar görsel tarama kolaylığı sağlar. Operasyonel günlük kullanım için ideal — sabah müdür çizelgeye bakarak ekibin durumunu hemen anlar.

2. 📆 Aylık Özet — 31 günlük matris görünümü; her personelin ay boyunca tüm vardiyaları yan yana görülür. Sağda 5 sütun otomatik toplama yapar (çalışma/izin/mazeret/rapor/off). Aylık bordro hesabı ve uzun vadeli planlama için kritik — fazla mesai, devamsızlık ve hak ediş hesaplarına temel veri sağlar.

3. 📊 Personel Özet — Aylık Özet'ten otomatik beslenir; kişi başı çalışma/izin/devam oranı raporu üretir. Yönetici raporlaması için ideal — performans değerlendirme, devamsızlık eğilimleri ve disiplin süreçleri için kullanılır.

4. ℹ️ Kılavuz — 8 vardiya kodu açıklaması, kullanım adımları, KVKK uyarısı. Yeni İK görevlileri için referans sayfa.

Bu yapı dört farklı kullanım perspektifini tek dosyada birleştirir: günlük operasyon (Haftalık), aylık bordro (Aylık Özet), kişi raporlaması (Personel Özet), eğitim (Kılavuz).

8 vardiya kodu: Hızlı ve net işaretleme

Excel'in pratikliği 8 standart vardiya kodundan gelir. Her hücreye uzun yazı yerine tek harf girilir; formüller bu harfleri otomatik tanır.

Çalışma vardiyaları (Çalışılan günü artırır):

  • S — Sabah (genelde 08:00-16:00)
  • Ö — Öğle (genelde 12:00-20:00 veya 16:00-00:00, sektöre göre)
  • A — Akşam (genelde 16:00-00:00)
  • G — Gece (genelde 00:00-08:00 veya 22:00-06:00; 7,5 saat sınırı!)

İzin durumları (İzin gününü artırır):

  • İ — İzin (planlı yıllık izin)
  • M — Mazeret (kısa süreli mazeret izni)
  • R — Rapor (sağlık raporu)

Çalışma dışı:

  • OFF — Hafta tatili veya çalışma dışı gün

Bu kodlar Excel formüllerinde özellikle önemlidir — COUNTIF(E7:K7,"S") formülü Sabah vardiyalarını sayarken, COUNTIF(E7:K7,"İ") izin günlerini sayar. Kodların tutarlı kullanımı kritik: bir hücreye "Sabah" yazılırsa formül onu görmez, sadece "S" yazılırsa sayılır. Farklı kodlama denenmeden önce mevcut sistem öğrenilmelidir.

3 vardiya sistemi: Hangi sistem hangi sektöre?

Modern işletmecilik üç ana vardiya sistemini tanır; her birinin yasal sınırları, operasyonel mantığı ve sektörel uygulamaları farklıdır:

Vardiya sistemi Çalışma saatleri Yaygın kullanım Avantaj ve dezavantajlar
2'li vardiya (12 saat × 2) Sabah 08:00-20:00, Akşam 20:00-08:00 (12 saat çalışma, 24 saat dinlenme) Güvenlik hizmetleri, sağlık sektörü acil servisler, kıyı tesisleri Avantaj: az kişiyle 24/7 kapsam, basit rotasyon. Dezavantaj: 4857 m.63 (haftalık 45 saat) ihlal riski; fazla mesai yüksek
3'lü vardiya (8 saat × 3) Sabah 08:00-16:00, Öğle/Akşam 16:00-00:00, Gece 00:00-08:00 Üretim tesisleri, hastaneler, çağrı merkezleri, oteller Avantaj: yasal sınırlar içinde, dengeli iş yükü. Dezavantaj: daha fazla personel ihtiyacı, gece vardiyası 4857 m.69 sınırı (7.5 saat)
4'lü vardiya (6 saat × 4) 4 ayrı 6 saatlik dilim; örneğin 06-12, 12-18, 18-00, 00-06 Yoğun trafik gerektiren ulaşım, lojistik depolama, sürekli üretim Avantaj: çalışan başına az saat, dinlenme yüksek. Dezavantaj: yüksek personel maliyeti, koordinasyon karmaşası

Karar kriteri birden fazla faktöre bağlıdır. 24/7 operasyon gerekiyor mu? Evet ise 3'lü veya 4'lü sistem; sadece gündüz operasyonsa 2'li veya 1'li sistem. Yasal sınırlar uygun mu? 12 saatlik vardiyalar pek çok durumda 4857 m.63 sınırını zorlar; 8 saatlik 3'lü sistem yasal olarak en güvenli. Personel maliyeti ne kadar? 4'lü sistem çok dinlendirici ama personel sayısı yüksek; 2'li sistem ekonomik ama yorucudur.

Hibrit sistemler de mümkün: 2'li gündüz + 1'li gece (sağlık sektöründe yaygın), 3'lü hafta içi + 2'li hafta sonu (üretim tesislerinde) gibi kombinasyonlar pratikte sık görülür. Excel şablonu bu hibrit yapılara uyarlanabilir.

Excel formülleri: Otomatik takip nasıl çalışır?

Vardiya çizelgesinin otomatik hesaplama gücü birkaç temel formülde gizlidir. Excel'in COUNTIF fonksiyonu her vardiya kodunu sayar ve toplamları otomatik üretir.

Haftalık Çizelge — Çalışılan gün toplam:

=COUNTIF(E7:K7,"S")+COUNTIF(E7:K7,"Ö")+COUNTIF(E7:K7,"A")+COUNTIF(E7:K7,"G")

Bu formül haftalık 7 günlük aralıkta tüm çalışma vardiyalarını (S+Ö+A+G) ayrı ayrı sayar ve toplar. Sonuç: kişi haftada kaç gün çalıştı.

İzin toplam formülü:

=COUNTIF(E7:K7,"İ")+COUNTIF(E7:K7,"M")+COUNTIF(E7:K7,"R")

İzin (İ) + Mazeret (M) + Rapor (R) toplamı. Bu üç durumun ayrı tutulması bordro hesabında kritik — yıllık izin ücretli, rapor SGK ödeneklidir.

Günlük çalışan sayımı (alt satır toplamı):

=COUNTA(E7:E16)-COUNTIF(E7:E16,"OFF")-COUNTIF(E7:E16,"")

Belirli bir günde (örneğin Pazartesi) kaç çalışan aktif. COUNTA toplam dolu hücreleri, COUNTIF "OFF" ve boş hücreleri çıkarır. Sonuç: o gün gerçekten kaç çalışan iş başında.

Devam oranı (Personel Özet):

=IFERROR(E6/(E6+F6+H6),0)

Çalışılan gün / (Çalışılan + İzin + Rapor). Bu oran %'de devamsızlık trendi gösterir; %90+ sağlıklı, %85 altı dikkat. IFERROR sıfır bölmeyi engeller.

Çapraz sayfa formülü:

=COUNTIF('📆 Aylık Özet'!D7:AH7,"S")

Personel Özet sayfası Aylık Özet'ten veri çeker; sayfa adının emoji ile birlikte tam yazılması gerekir.

Veri girişi adımları: Çizelgeyi etkili kullanma

Vardiya çizelgesinin pratik kullanım akışı 6 adımdan oluşur:

Adım 1: Ay/Yıl bilgisini güncelle — Excel dosyasındaki "Mayıs 2026" yazan başlık hücresini ay başında güncelleyin. Tüm sayfalardaki tarih başlıkları manuel değiştirilmelidir.

Adım 2: Personel listesini doldur — Haftalık Çizelge'nin Hafta 1 bölümündeki Ad Soyad, Departman, Unvan sütunlarını ay başında doldurun. Hafta 2/3/4 sayfalarına aynı personel listesi kopyalanır.

Adım 3: Aylık plan yap — Aylık Özet sayfasına 31 günlük vardiya planı girişi yapın. Bu plan aşamasıdır; gerçek değil tahmin. Her personel için ay boyunca hangi günleri çalışacağı, hangi günleri off olacağı planlanır.

Adım 4: Haftalık detaylandır — Aylık plan tamamlandıktan sonra Haftalık Çizelge sayfalarına haftalık ayrıntı dökülür. Gerçek vardiya kodları (S/Ö/A/G) atanır.

Adım 5: Günlük güncelleme — Ay boyunca her gün vardiya kodlarını güncelleyin; planlı bir personel rapor alırsa "S" yerine "R" yazın. Bu adım disipline gerektirir — günlük güncelleme yapılmazsa veriler gerçeği yansıtmaz.

Adım 6: Ay sonu özet — Ay sonunda Personel Özet sayfası otomatik dolar; toplam çalışma günü, devam oranı, izin günleri rapor üretir. Bu rapor bordro hesabı ve performans değerlendirmesi için kullanılır.

Vardiya planlamasında sık yapılan hatalar

Yapılandırılmamış vardiya yönetimi yasal ihlal ve personel memnuniyetsizliği yaratır. 5 tipik hata:

  • 4857 m.69 ihlali (gece 7,5 saat): 8 saatlik gece vardiyaları çoğu durumda yasayı ihlal eder; vardiya planı tasarlanırken gece vardiyaları 7,5 saat ile sınırlandırılmalı veya yasal istisna belgelendirilmelidir. İhlal idari para cezası + işçi alacak davası açar.
  • m.22 yazılı onay atlamak: Bir çalışan sürekli gündüz vardiyasındayken aniden gece vardiyasına aktarılması "esaslı değişiklik" sayılır; yazılı onay alınmadan uygulanamaz. Aksi halde çalışan iş sözleşmesini haklı sebeple feshedebilir, kıdem tazminatı doğar.
  • Vardiya çizelgesini son anda bildirmek: Çalışanların vardiya çizelgesini ay başında öğrenmesi gerekir; son güne kadar belirsizlik kişisel hayatı planlamayı imkansızlaştırır. Yargıtay bu durumu kötü niyetli yönetim sayar. En az 1 hafta önce çizelge yayınlanmalıdır.
  • Hafta tatili yokluğu: Her çalışanın haftada en az 24 saat kesintisiz dinlenme hakkı vardır (4857 m.46). Vardiya çizelgesi tasarımında bu hak ihlal edilmemelidir; 7 gün üst üste çalışma yasaktır.
  • KVKK ihlali: Vardiya çizelgesi tüm çalışanların adı, departmanı, çalışma saatleri gibi kişisel verilerini içerir; yetkili kişilerle sınırlı tutulmalıdır. Çalışan koridor panosuna asılan çizelgeler KVKK m.12 ihlali yaratabilir.

Vardiya yönetimini ölçeklendirin

Manuel Excel vardiya yönetimi 10-30 personel arasında etkili; üstünde dosya karmaşık hale gelir, son dakika değişiklikleri zorlaşır, çalışanlar kendi vardiyalarını telefondan göremez. Kolay İK Vardiya Yönetimi modülü ile vardiya süreçlerini mobil tabanlı dijital ortama taşıyın: vardiya planları mobil uygulamadan oluşturulur ve çalışanlara anlık bildirim gider, yıllık izin ve rapor bilgileri izin yönetimi ile entegre çalışır, 4857 yasal sınırlar otomatik kontrol edilir (gece 7.5 saat, haftalık 45 saat, hafta tatili) ve aylık devam verileri bordro yazılımı modülüne otomatik aktarılır.

Sıkça sorulan sorular

Vardiya çizelgesi hakkında en çok merak edilen soruları sizler için bir araya getirdik.

Excel'de otomatik vardiya planlama mümkün mü?

Tamamen otomatik vardiya planlama Excel'in standart fonksiyonlarıyla mümkün değildir; ancak yarı-otomatik bir akış kurulabilir. Excel'in temel sınırlılığı: makine öğrenmesi veya optimizasyon algoritması içermez, sadece kullanıcının girdiği verileri sayar. Yarı-otomatik kurulum şu özellikleri içerir: koşullu biçimlendirme (gece vardiyaları otomatik kırmızı, izinler sarı renklendirme), veri doğrulama (sadece S/Ö/A/G/İ/M/R/OFF kodlarını kabul eden açılır liste), COUNTIF formülleri (otomatik gün sayımı), uyarı formülleri ("haftalık 45 saat aşıldı" gibi). Excel makro/VBA ile daha gelişmiş otomasyon yapılabilir — örneğin "personel listesi + kaç vardiya gerekli" girdisine göre otomatik dağıtım. Ancak makro yazımı uzmanlık gerektirir ve makrolar güvenlik nedeniyle çoğu kurumda kısıtlıdır. Gerçek otomatik vardiya yazılımları ise optimizasyon algoritmalarıyla çalışır — şirket kuralları (yasal sınırlar, personel tercihleri, beceri eşleşmeleri), önceki vardiyalardan veriler ve operasyonel ihtiyaçlar (peak saatler, departman talepleri) girdisine göre otomatik plan üretir. 30+ personel ve karmaşık vardiya sistemleri için bu yazılımlar Excel'den çok daha verimlidir. Kolay İK Vardiya Yönetimi modülü bu tür otomasyonu mobil uyumlu olarak sunar.

Gece vardiyasında 8 saat çalıştırmak yasal mı?

Hayır, kural olarak yasal değildir. 4857 sayılı İş Kanunu m.69 "Çalışanın gece çalışması 7,5 saati geçemez" kuralını koyar. Bu kural çok katı uygulanır ve yaygın bir ihlal kaynağıdır. Yasal detaylar şöyledir. Gece çalışması tanımı: 20:00 ile 06:00 arasındaki en az 7,5 saat süre gece çalışması sayılır. Yani 22:00-06:00 vardiyası tamamen gecedir; 18:00-02:00 vardiyası kısmen gecedir (en az 7,5 saat 20:00-06:00 aralığına denk geliyorsa). Sınırın istisnaları sınırlıdır: kanun bazı sektörler için (turizm, sağlık, güvenlik) Bakanlar Kurulu kararı ile istisna öngörülebileceğini belirtir; ancak uygulamada bu istisnalar nadirdir. Genel kural 7,5 saattir. İhlal halinde sonuçlar: (1) İdari para cezası — Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı müfettişleri tespit ederse, işveren her ihlal için ayrı ceza alır. (2) İşçi alacak davası — çalışan haftalık 45 saati de aşıyorsa fazla mesai talep edebilir, kapsamlı dava açabilir. (3) İş kazası halinde ağırlaştırılmış sorumluluk — gece sınırı ihlali olan vardiyada iş kazası gerçekleşirse işverenin tazminat sorumluluğu çok ağırlaşır. Pratik çözüm: 8 saatlik gece vardiyaları 7,5 saate düşürülmeli veya iki ayrı kısa vardiyaya bölünmelidir. Bazı şirketler 6 saat 30 dakika çalışma + 1 saat zorunlu mola modeline geçer (kanun molayı çalışma saatinden saymaz). Vardiya planlamasında bu sınır otomatik kontrol edilmelidir.

Vardiya değişikliği için çalışanın onayı gerekir mi?

Esaslı değişiklik durumunda evet, zorunludur. 4857 m.22 "Çalışma koşullarında esaslı değişiklik, ancak işçinin yazılı kabulü ile yapılabilir" kuralını koyar. Bu kuralın vardiya planlamasında pratik karşılığı şudur. Esaslı sayılan değişiklikler: bir çalışanın sürekli gündüz vardiyasından gece vardiyasına aktarılması; haftalık çalışma saatlerinin artırılması; vardiya türünün değiştirilmesi (örneğin 2'li sistemden 3'lü sisteme geçiş); hafta tatili gününün değiştirilmesi (örneğin Pazar tatilinin Çarşamba'ya alınması). Bu değişiklikler mutlaka yazılı onayla yapılmalıdır. Esaslı sayılmayan değişiklikler: aynı vardiya sisteminde gün değişimi (örneğin Pazartesi sabah yerine Salı sabah); kısa süreli vardiya kapatma (haftada bir gün vardiya değişimi); rotasyon planına dahil olduğunda öngörülen değişimler. Bu durumlarda ek onay gerekmez. Çalışan onay vermezse: işveren değişikliği zorla uygulayamaz. Üç seçenek vardır: (1) eski vardiyaya devam — değişiklikten vazgeçilir; (2) karşılıklı anlaşma — telafi edici teklif (ek ödeme, izin günü) ile onay aranır; (3) iş sözleşmesini fesih — işveren değişikliği kabul etmeyen çalışanı işten çıkarabilir, ancak bu durum haklı sebep sayılır ve çalışan kıdem tazminatı + ihbar tazminatı + işsizlik ödeneği alır. Pratik öneri: vardiya değişiklikleri öncesinde çalışanlarla görüşülmeli, onayları yazılı belge ile alınmalıdır. Görev tanımı formu veya ek protokol ile imza altına alınması ileride dava riskini azaltır.

Çalışan vardiya çizelgesini ne kadar önce öğrenmeli?

Yasal bir kesin süre belirlenmemiştir; ancak Yargıtay içtihatları ve İK iyi uygulamaları en az 1 hafta önceden bildirimi standart kabul eder. Pratik nedenler şöyle sıralanabilir. Kişisel yaşam planı: çalışanlar çocuk bakımı, kreş randevuları, doktor ziyaretleri, sosyal etkinlikler, ailevi sorumluluklar için planlama yapar. Son anda öğrenilen vardiya bu planları altüst eder. Ulaşım planlaması: gece vardiyalarında özel ulaşım gerekebilir; bu son anda organize edilemez. Yargıtay tutumu: kötü niyetli yönetim sayılabilir — eğer bir işveren sürekli son anda vardiya değişiklikleri yapıyorsa çalışan bunu haklı fesih sebebi olarak gösterebilir. İyi uygulamalar: aylık çizelge ay başında (en geç önceki ayın son haftası) yayınlanmalıdır; haftalık güncelleme ise önceki haftanın sonunda (Cuma) yapılmalıdır. Acil değişiklik durumunda (örneğin hasta rapor aldı, ekibi tamamlamak gerekli): değişiklik yapılacak çalışana 24 saat önce haber verilmesi standart kabul edilir. Çalışan kabul etmeme hakkına sahiptir (m.22). Modern uygulamalar: mobil uygulamalar ile çizelge anlık güncellenir; çalışan bildirim alır, kendi vardiyasını cebinden görebilir. Kolay İK Vardiya Yönetimi bu mobil bildirimi otomatik yönetir.

Vardiya çizelgesi KVKK kapsamında nasıl saklanmalı?

Vardiya çizelgesi çalışanların kişisel verisini içerir; ad-soyad, departman, çalışma saatleri, sağlık durumu (rapor günleri) gibi bilgiler KVKK m.5 ve m.6 kapsamındadır. Saklama kuralları üç boyutludur. Birincisi erişim yetkilendirmesi: vardiya çizelgesi yalnızca İK, doğrudan yönetici ve ilgili departman görevlileri tarafından görülmelidir. Genel ofis panolarına asılan çizelgeler veya açık paylaşım dosyaları KVKK ihlali sayılabilir; tüm çalışanların verileri başkalarına açılmaktadır. Modern uygulama: her çalışan sadece kendi vardiyasını görebilir; yönetici tüm ekibini, İK tüm şirketi görür. Bu yetki yapısı dijital sistemlerde otomatik yönetilir, Excel'de manuel disiplin gerekir. İkincisi saklama süresi: vardiya çizelgeleri özlük dosyasının parçası olarak iş ilişkisi süresi + 10 yıl saklanır (TBK m.146 zamanaşımı). Bordro hesabı, fazla mesai ödemesi, sağlık raporu ilişkileri ileride dava konusu olabilir; bu nedenle saklama süresi uzundur. Üçüncüsü özel veri korunması: rapor günleri (R kodu) çalışanın sağlık durumu hakkında ipucu verir; KVKK m.6 kapsamında özel nitelikli kişisel veri sayılabilir. Bu nedenle "R" detayı (hangi hastalık, kaç gün rapor) ayrı dosyada saklanmalı; vardiya çizelgesinde sadece "R" kodu görünmelidir. Pratik öneriler: Excel dosyalarını şifreli saklayın (Dosya → Bilgi → Belge Koru → Şifre ile Şifrele); paylaşımı parola ile koruyun; bulut depolama kullanıyorsanız (OneDrive, Google Drive) erişim listesi sınırlandırın. Bilgi güvenliği politikası ve KVKK aydınlatma metni bu süreçlerin kurumsal çerçevesini belirler.

Bu şablon ilginizi çekebilir