Vardiya cetveli nedir ve nasıl hazırlanır?

Pek çok işletme, sektörü gereği 7 gün 24 saat boyunca aralıksız üretim yapmak ya da hizmet vermek zorundadır. Bu zorunluluk, işletmeleri vardiyalı çalışmaya iter. Vardiyalı çalışma sistemi ile çalışan işletmeler, vardiya cetveli hazırlayarak çalışanlarına bunu iletmek durumundadır. Gelin, vardiya cetvelinin ne olduğunu ve nasıl hazırlandığını birlikte inceleyelim.

Vardiya cetveli nedir?

Vardiya cetveli ya da diğer bir adı ile vardiya çizelgesi, belirli sektörlerde faaliyet gösteren işletmelerin, vardiya sistemi ile çalışmaları sonucunda günlük, haftalık ya da aylık olarak hazırladıkları çizelgelere verilen isimdir. Vardiya cetveli; işçilerin isimleri, vardiyaları ve ayın günlerini gösteren bir çizelgedir. Resmi tatilleri ve hafta tatillerini, işçilerin izinli oldukları günleri, çalışma saatlerini, hangi gün çalıştıklarını bu cetvelde görmeniz mümkün. Ay sonunda ise vardiya cetveli sayesinde bordro oluşturabilirsiniz.

Vardiya kavramı hakkında daha fazla bilgi edinmek için “Vardiya nedir?” adlı yazımızı inceleyebilirsiniz.

Vardiya cetveli nasıl hazırlanır?

Vardiya cetveli hazırlama işlemini işletmenizin ihtiyaçlarına göre kağıt üzerinde, Excel dosyasında ya da bordro ve PDKS programları yardımı ile oluşturabilirsiniz. Küçük işletmeler için vardiya çizelgesi kağıt üzerinde kolayca takip edilebilir, ancak orta ve büyük işletmeler genellikle dijital programlar üzerinden vardiya takibi yapmayı tercih edebilir. Birçok işletme herkesin görebileceği duvar ya da tahta gibi alanlarda vardiya cetveli oluşturarak işçilerin bu cetvele ulaşmasını sağlayabilir. Vardiya takibini nasıl yaparsanız yapın, mantığı aynı olduğu için çizelgeler de benzer şekilde oluşur.

Vardiyalı çalışma sistemleri birbirinden farklı çeşitlere sahiptir. İşletmeler kendilerine en uygun olanı tercih ederek işçileri belirlenen vardiyalara atar. Peki bu vardiya sistemleri nelerdir, gelin birlikte göz atalım:

Bu sistemler;

• 2’li vardiya sistemi,
• 3’lü vardiya sistemi,
• 4’lü vardiya sistemi,
• 2 + 2 + 2 vardiya sistemi şeklindedir.

Vardiya cetveli, işletmenin sahip olduğu vardiya sistemine göre hazırlanır. Yukarıda gördüğünüz vardiya sistemleri, en sık kullanılan sistemlerden bazılarıdır. Hazırlanan vardiya cetvelinde bu sistemler büyük önem taşır.

• Vardiya cetveli hazırlarken işçilerin günde 11 saat, haftada ise 45 saatten fazla çalışamayacağını unutmamalısınız. Günlük olağan mesai 7,5 saati geçtikten sonrası fazla mesai olarak değerlendirilir. Vardiya cetvelinde vardiya saatleri buna göre düzenlenir.
• 7/24 çalışan bir iş yerinde ideal vardiya döngüsü en az 3 vardiya şeklindedir. Böylece her işçi ideal çalışma saatini doldurur.
• 1 hafta boyunca gece vardiyasında çalışan işçiler sonraki hafta gündüz vardiyasında çalıştırılacakları için vardiya cetveli buna uygun düzenlenir.
• İş Kanununda yapılan bazı düzenlemeler sonucu 24 saat çalışılan bazı meslek gruplarında dinlenme süresi en az 48 saat olacak şekilde vardiya cetveli hazırlanır.
• Kanuna göre kadın işçiler gece vardiyasında 7,5 saatten fazla çalışamaz. 

Bu bilgilere uygun vardiya cetveli hazırlamamanız halinde kanuna aykırı şekilde işçi çalıştırmış olursunuz. Bu da cezai yaptırımlara sebep olur.

Peki vardiya cetveli şeklen nasıl olmalı?

Vardiya yönetimi, sorumlu kişiler tarafından genellikle aylık ya da haftalık olarak düzenlenir. Aylık düzenlenen bir takip sisteminde vardiya cetveli de tüm ayı gösterecek şekilde tasarlanır. Çizelge üzerinde;

• İşletmeye ait bilgiler,
• Tarih ve dönem,
• Kullanılan vardiya sistemi ve o vardiyaların başlangıç ve bitiş saatleri,
• Ayın tüm günlerini tek tek gösteren cetvel,
• İşçilerin adları ve soyadları,
• Vardiya yönetiminden sorumlu kişinin adı ve soyadı ile imzası bulunur.

Bu düzen ile oluşturulan vardiya cetveli sayesinde her işçinin karşısına gelen kutucuklar gün gün işaretlenir.

Vardiya cetveli örneği

Vardiya cetveli şeklen birbirinden farklı olabilir. Yoğun işçi sayısına sahip işletmelerde farklı renk ve şekil kodlamaları olabilirken küçük ve orta ölçekli işletmeler daha sade tasarımlara sahip vardiya cetvellerini tercih edebilir. Peki bir vardiya cetveli nasıl görünür?

Kolay İK’da vardiya yönetimi

Kolay İK’nın sunduğu Online Vardiya Yönetim Yazılımı ile dilediğiniz cihaz üzerinden vardiya, düzenleme ve takibini yapabilir; rapor oluşturabilirsiniz. Günlük, haftalık ya da aylık olarak vardiya cetvelini oluşturup tüm personeller ile aynı anda paylaşarak onları haberdar edebilirsiniz. Tüm bunları yüksek veri güvenliği ile yaparak verilerinizin güvenliğini sağlayabilirsiniz. Ayrıca uygulamanın entegrasyon özelliği sayesinde banka ve yemek kartı gibi uygulamaların entegrasyonunu ücretsiz olarak yapabilir, aynı zamanda uygulama hakkında her türlü sorun için ücretsiz destek alabilirsiniz.

‍
İşletmenizin vardiya, ücret değerlendirme, performans ve personel süreçlerini kolayca tek uygulama üzerinden yönetmek için hemen tıklayın ve Kolay İK’yı 15 gün boyunca ücretsiz deneyin.