PDKS programı nedir? Nasıl kullanılır?

Ticari işletmelerin önemle üzerinde durduğu personel takibi, hata yapma toleransının düşük olduğu konulardan biridir. Bu sebeple, işletmeler artık personel ile ilgili takipleri yazarak yapmak yerine teknolojik imkanları kullanarak hataları en aza indirmeyi tercih eder. Personel takibinde bunun en iyi yollarından biri ise PDKS (Personel Devam Kontrol Sistemi)’dir.

PDKS nedir?

PDKS, Personel Devam Kontrol Sistemi’nin kısaltmasıdır. PDKS ile personellerin işe girdiği ve çıktığı saat ve tarihler takip edilebilir. Bu sayede her bir personelin işe zamanında ya da geç gelmesi veya işten zamanında ya da erken çıkması, bu sistem vasıtasıyla tespit edilebilir.

Personel Devam Kontrol Sistemi, özellikle işçi sayısının daha yoğun olduğu orta ve büyük ölçekli işletmelerde daha çok tercih edilebilir. Böylece, tüm işçilerin giriş çıkışları anlık olarak sisteme kaydolur ve işveren tarafından kolaylıkla kontrolü sağlanabilir.

Personel Devam Kontrol Sistemi, her işletmenin yapısına uygun olabilecek şekilde farklı yöntemler ile karşınıza çıkar. Peki, nedir bu yöntemler?

Puantaj defteri:

Fiziki olarak bulundurabileceğiniz puantaj defterini elinizle doldurmanız mümkündür. Her gün personel takibini sağlayarak bu defteri doldurabilir ve personelin devamlılığını takip altında tutabilirsiniz. Küçük ölçekli işletmelerde bunu sağlayabilmeniz kolay olsa da personel sayısı arttıkça, her bir personelin giriş ve çıkış hareketlerini takip etmek zor olacaktır.

Elektronik kart:

Orta ve büyük ölçekli işletmeler genellikle PDKS programlarını tercih eder. Böylece, personelin devamlılığını teker teker takip etmek yerine elektronik ortamda anlık kayıtlara sahip olabilir. Elektronik kart kullanan kurumlarda personel, kendisine özel olarak tanımlanan personel kartı ile turnike ve benzeri kapılardan kartı manyetik alana okutarak geçebilir. Personel, kartı her okuttuğunda o personele ait giriş ve çıkış bilgisi ayrıntısı ile sistemde belirir. Genellikle kapının girişinde ve çıkışında ayrı okutma alanları bulunur ve kart her okutulduğunda işçinin o anki hareketi sisteme düşer. Böylece, işçinin hangi sürelerde dışarıda bulunduğu ve hangi sürelerde iş yeri sınırları içerisinde olduğu işveren tarafından gözlemlenebilir.

Parmak izi okutma:

Farklı bir PDKS yöntemi ise parmak izi okutma şeklindedir. Parmak izi tanıma cihazına önceden tanıttığınız parmağınızı, iş yerine her giriş ve çıkışınızda okutarak bilgilerinizin elektronik sisteme kayıt olmasını sağlayabilirsiniz. Elektronik karttan farkı, herhangi bir nesneye ihtiyaç duymadan giriş çıkış sağlamanızdır. Böylece, okutucuyu unutmak gibi bir derdiniz olmaksızın parmağınızı okutarak kolayca giriş sağlayabilirsiniz.

Yüz tanıma:

Bir diğer Personel Devam Kontrol Sistemi yöntemi ise kamera vasıtası ile personelin yüzünü tanımlama şeklindedir. Bu sistemde herhangi bir hareketinize gerek kalmadan kamera yüzünüzü tanımlar ve giriş çıkışlarınıza onay verir. Yine her geçişinizde hareketleriniz ayrıntıları ile sisteme kaydolur.

Elektronik sistemler üzerinden gerçekleştirdiğiniz tüm puantaj takipleri Personel Devam Kontrol Sistemi adı altında toplanır.

İşletmelerin Personel Devam Kontrol Sistemi’ni kullanmasındaki amacı, puantaj takibini hatasız olarak yapmak ve bordrolara doğru bir şekilde yansıtabilmektir.

PDKS programı nerelerde kullanılır?

Tüm ticari işletmeler Personel Devam Kontrol Sistemini kullanabilir. Özellikle orta ve büyük ölçekli işletmelerde yoğun olarak tercih edilir. Bunun dışında, vardiyalı sistem ile çalışan işletmelerde de oldukça işe yarayan bir uygulamadır. Farklı saat dilimlerinde çalışan personellerin takibini bir bireyin yapması çok zaman alabilir. Bu sebeple, elektronik bir sistemin anlık takibi ile hatasız olarak her personele ait bilgi her an kullanılabilir durumda olur. Bu sistem sayesinde, fazla çalışmalarınız da sistemde görünür ve bordronuza ay sonu geldiğinde yansır.

PDKS kullanmanın avantajları nelerdir?

PDKS kullanmanın işletmelere çeşitli avantajları bulunur. 

• Personel Devam Kontrol Sistemi çeşitlerinden işletmenize en uygun olanı kullanmanız iş yükünü azaltarak personele dair takip işlemlerini daha pratik şekilde yapabilmenize olanak tanır. PDKS kullanarak sorumlu personelden bu iş yükünü almış ve zamandan tasarruf etmiş olursunuz.
• PDKS programı sayesinde, kontrolden sorumlu kişinin yapma olasılığı olan hatalar ve eksik girişler ortadan kalkar. Her hareket elektronik ortamda anlık olarak kayıt altına alındığından hatasız ve doğru şekilde işlenir.
• PDKS ile raporlama gibi veri gerektiren işler için ön hazırlık süreciniz oldukça kısalır. Elektronik sistemler sayesinde verileri kolayca çekebilir, raporunuzu kısa sürede hazırlayabilirsiniz. Ayrıca, bordro süreçleriniz de hızlanır.

PDKS programı nasıl kullanılır?

Personel Devam Kontrol Sistemi kullanımında önce işletmenize uygun olan elektronik kart, yüz tanıma veya parmak izi tanıma gibi sistem tiplerinden birini tercih edebilirsiniz. Tercih ettiğiniz sistemin program kurulumunu gerçekleştirdikten sonra tüm personelleri teker teker tanımlayarak sistemi kullanabileceğiniz duruma getirebilirsiniz.

PDKS programı, personel tanıma üzerine kuruludur. Tanımlanmış olan her personelin anlık giriş çıkış hareketleri sisteme kaydolur. İşveren, gerektiğinde bu sistem üzerinden verilere ulaşarak onları işleyebilir. Ayrıca, her ay sonunda meydana gelen bordrolama süreçlerinde PDKS sistemi oldukça etkilidir. Çünkü puantaj oluşturularak, işçilerin o ay ne kadar çalıştığı ve hak kazandığı ücret miktarı belli olur.

İşletmenizin izin ve mesai, performans, ücret değerlendirme, vardiya gibi tüm personel süreçlerini dilediğiniz her yerden kolayca takip edebilmek için tıklayın ve Kolay İK’yı 15 gün boyunca ücretsiz deneyin.