Aylık işgücü çizelgesi nedir? Neden önemlidir?

Aylık işgücü çizelgesi nedir?

Aylık işgücü çizelgesi, bir işyerinde çalışanların işgücü durumu, işe alımları ve işten çıkarmaları, engelli istihdamı gibi önemli personel değişikliklerini içeren bir belgedir. Bu çizelge İŞKUR’a bağlı olarak çalışan tüm şirketlerin her ay düzenli olarak doldurması ve İŞKUR’a da bildirmesi gereken bir formdur. 

Aylık işgücü çizelgesi amacı ise şirketlerin istihdam hareketlerini takip etmek, dönem ve yıl bazlı işsizlik oranlarını ve işgücü piyasasındaki tüm değişiklikleri izlemektir. İŞKUR bu verileri takip ederek sosyal politikalar ve çalışma dünyasında bazı değişiklikler veya iyileştirmeler yapar.

İŞKUR aylık işgücü çizelgesinde; 

• Şirkette çalışan mevcut işçi sayısı
• Ay içinde işe alınan ve işten çıkarılan işçinin sayısı
• İşyerinde açık olan pozisyonlar ve süreleri
• Tam zamanlı, geçici, kalıcı veya dönemlik gibi çalışanların istihdam şekli
• Tüm çalışanların mesleki yeterliliği ve eğitim durumları gibi bilgiler yer alır. 

İşgücü çizelgesi neden önemlidir?

“İşgücü piyasası verilerini, yerel ve ulusal bazda derlemek, analiz etmek, yorumlamak ve yayınlamak, İşgücü Piyasası Bilgi Danışma Kurulunu oluşturmak ve Kurul çalışmalarını koordine etmek, işgücü arz ve talebinin belirlenmesine yönelik işgücü ihtiyaç analizlerini yapmak, yaptırmak.” - 4904 sayılı Türkiye İş Kanunu’nun 3/b maddesi 

Türkiye'deki işgücü çizelgeleri, genellikle 4857 sayılı İş Kanunu, SGK düzenlemeleri ve Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı tarafından yayımlanan yönetmeliklere dayanarak düzenlenir. İşverenlerin, çalışanların çalışma sürelerini, fazla mesai durumlarını, izin haklarını ve sosyal güvenlik primlerini doğru bir şekilde kaydedip takip etme yükümlülüğü bulunmaktadır. Bu çizelgeler, hem işçi haklarının korunmasını sağlamak hem de işverenlerin yasal sorumluluklarını yerine getirmesi açısından büyük önem taşır. Doğru bir işgücü çizelgesi yönetimi, iş hayatında düzenin sağlanması ve sosyal güvenlik sisteminin etkin işlemesi için temel bir gerekliliktir.

Kısaca aylık işgücü çizelgesi;

• Yasal gereklilikler
• Çalışan haklarının takibi
• Fazla mesai ve izin takibi
• İş güvenliği
• Operasyonel verimlilik
• Çalışma sürelerinin yönetimi
• Personel planlaması
• Finansal yönetim
• Maliyet kontrolü
• Faturalandırma ve müşteri ilişkiler
• İş sürekliliği ve performans yönetimi
• Performans takibi
• İş gücü planlaması ve yedekleme

gibi noktalarda kritik önem taşır. 

İŞKUR aylık işgücü çizelgesi nasıl doldurulur?

Çizelge doldurulurken dikkat edilmesi gereken bazı hususlar bulunur. Bunlar:

• İşverenler, farklı illerde yer alan iş yerleri için, aynı şirket bünyesinde faaliyet gösterseler dahi, her ilde İŞKUR’a başvurarak ayrı bir sicil numarası almalı ve her il için ayrı çizelge tutmalıdır. 
• Aynı il sınırları içinde bulunan farklı işyerleri ise o ilde açılan ilk işyeri merkez sicil olarak kabul edilip, sonradan açılan işyerleri bu merkez sicile bağlı olarak tanımlanmalı ve bildirimler bu şekilde yapılmalıdır. 
• Alt işverenler, aynı ilde faaliyet gösteriyorsa, ana işverenin sicil numarası üzerinden çizelge doldurmalıdır. Çizelgeye çalışanların SGK girişleri ve sözleşme türleri (belirli ya da belirsiz süreli) dikkate alınarak işlenmelidir. Ayrıca, çalışanların meslek kodları, SGK'ya bildirilen meslek kodlarıyla uyumlu olacak şekilde çizelgede yer almalıdır. Bu adımlar, işgücü çizelgelerinin yasal ve doğru şekilde tutulması için büyük önem taşır.

Aylık işgücü çizelgesi hakkında sık sorulan sorular

İşgücü çizelgesi ne zaman bildirilmeli? 

Çizelge, bir işyerinin faaliyete başladığı tarihten itibaren her ay, bildirim yapılacak ayı takip eden ayın son gününe kadar İŞKUR’un internet sitesi üzerinden doldurulur. Bu uygulama, işgücü verilerinin zamanında ve doğru şekilde kaydedilmesini sağlamak amacıyla yürütüldüğünden bildirilmesi zorunludur.

İşgücü çizelgesi İŞKUR’a bildirilmezse ne olur? 

İlgili aya ait çizelge, takip eden ayın sonuna kadar doldurulmadığında, İŞKUR tarafından işyerlerine idari para cezası uygulanır. Son dönemlerde İŞKUR, şirketlere bu konuda daha sık uyarılar yapmakta. Bu nedenle, her ay çizelgenin doğru ve eksiksiz bir şekilde doldurulması oldukça önemli.

İdari para cezaları yalnızca çizelge doldurulmadığında değil, aynı zamanda engelli çalışan sayısının yetersiz veya yanlış bildirilmesi durumunda da uygulanır. İŞKUR tarafından bu durumda firmalara önce uyarı gelir, gerekli düzenleme yapılmadığı takdirde ise engelli çalıştırma zorunluluğuna uyulmamasından dolayı idari para cezası kesilir. Aylık işgücü çizelgesi bildirmeme cezasının tutarı ise 17.901 TL olarak belirlenmiştir. 

Aylık işgücü çizelgesini doldurmak zorunlu mu?

Engelli, eski hükümlü ve terörle mücadelede malul sayılmayacak şekilde yaralananların istihdamına ilişkin genelgeye göre, aynı il sınırları içindeki işyerlerinde en az 10 işçi çalıştıran özel sektör işverenleri ile en az 1 işçi çalıştıran kamu kurum ve kuruluşlarının, 4904 sayılı Türkiye İş Kurumu Kanunu'nun 21. maddesi gereğince İŞKUR’a aylık işgücü çizelgesi sunmaları zorunludur.