Pozisyonlar neden zamanında kapanmıyor? İşe alımın çıkmazları

20 yıla yakın süredir İK profesyonelleriyle gerçekleştirdiğim işe alım süreçlerini yenileme ve fonksiyon geliştirme projelerinde en sık karşılaştığım sorunlardan biri, İK departmanına doğru ve zamanında bilgi akışının sağlanamaması oldu. Bu durum, yalnızca işe alım süreçlerini aksatmakla kalmıyor, aynı zamanda diğer departman yöneticilerinin “Bu pozisyonun acilen kapanması gerekiyor” taleplerine rağmen süreçlerin gecikmesiyle sonuçlanıyor. Üstelik gecikme, İK'nın doğrudan sorumlu tutulduğu ve üst yönetime şikayet konusu olduğu bir döngüyü beraberinde getiriyor. Peki bu pozisyonlar neden zamanında doldurulamıyor?

Problemler ve çıkış noktaları

Bu gecikmelerin altında yatan sebepler, işe alım sürecinin üç ana aşamasında ortaya çıkıyor:

1. Fonksiyonel yetkinlik mülakatı öncesi

İşe alım süreci genellikle departman yöneticilerinin, ekiplerine yeni iş gücü talep etmesiyle başlar. Ancak:

• Beklentiler ve gerekli fonksiyonel yetkinlikler net bir şekilde tanımlanmaz.
• Görev tanımları eksik veya belirsiz bir şekilde iletilir. Sonuç olarak, İK departmanı doğru aday profilini belirleyemediği gibi sürecin başlangıcı büyük bir belirsizlikle başlar.

2. Fonksiyonel yetkinlik mülakatı sonrası

İK, temel yetkinliklere sahip adaylarla ilk görüşmeleri gerçekleştirip bu adayları ilgili departman yöneticisine yönlendirdiğinde, sürecin ikinci bir darboğaza girdiğini görürüz:

• Departman yöneticilerinden zamanında geri dönüş alınmaz.
• Yöneticiler tarafından yapılan mülakatların sonuçları, İK’nın yorumlayabileceği şekilde net olmaz. Genellikle bu noktada, fonksiyonel departmanlar yalnızca sayısal hedeflere ve sonuç odaklı verilere odaklandıkları için iletişim aksar. Bu durum, sürecin uzamasına ve hem aday hem de şirket açısından fırsat kayıplarına neden olur.

3. İşe alım kararı

En kritik aşama olan karar verme sürecinde ise:

• Yöneticilerden doğru adayın seçimine dair zamanında ve net bir dönüş alınmaz.
• Bu gecikmeler, adayın başka bir şirketten gelen teklifi kabul etmesine ve sürecin sıfırdan başlamasına yol açar.

Bu üç problem bir araya geldiğinde, işe alım süreçleri yalnızca zaman ve maliyet kaybı değil, aynı zamanda şirket içindeki güvenin de zedelenmesine neden olur.

Çözüm: Süreçlerin sistematik yönetimi

Bu sorunları aşmak ve işe alım süreçlerini daha verimli hale getirmek için aşağıdaki yaklaşımlar hayata geçirilebilir:

1. Doğru talep yönetimi

• Çalışan talebini yetkinlik ve persona bazında detaylandırmak.
• Görev tanımlarını sistematik ve anlaşılır bir formatta almak.

2. Mülakat sürecinin hızlandırılması

• Fonksiyonel mülakatların, ilgili yöneticilerin takvimine entegre bir sistem üzerinden hızlıca organize edilmesi.
• Yöneticinin mülakattan sonra aday hakkındaki geri bildirimlerini sayısal ve ölçülebilir verilerle iletmesini sağlamak (örneğin, yetkinlik bazında 1-10 arası bir puanlama sistemi).

3. Karar sürecini optimize etmek

• İşe alım kararını hızlandırmak için deadline’lı bildirimler ve görevler oluşturmak.
• Kritik adımları ve sorumlulukları belirten bir takip sistemi üzerinden yöneticilere düzenli hatırlatmalar yapmak.

İnsan kaynakları profesyonelleri için kusursuz işe alım akışı

Yukarıdaki çözüm önerilerini hayata geçirmek için modern bir Aday Takip Sistemi (ATS) kullanımı zorunluluk haline gelmiştir. Bu sistemler, işe alım sürecini SMART (Spesifik, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, Gerçekçi ve Zamanında) hedefler doğrultusunda yönetmeyi kolaylaştırır. Üstelik aday takip sistemleri ile;

• Sürecin her aşamasını izlemek,
• Tıkanan noktaları tespit etmek,
• Sorumlulukları raporlamak mümkündür.

İK profesyonelleri, bu sistemler sayesinde hem süreci daha şeffaf bir şekilde yönetebilir hem de “Sorun bende değil, ama ispatlayamıyorum” ikilemini tamamen geride bırakabilir.

İşe alım süreçlerinizi kolaylaştırın, zaman kazanın!

Kolay İK’nın işe alım ve aday takip uygulamasıyla ilan yayınlamadan teklif göndermeye kadar tüm işe alım adımlarınızı tek bir platformdan yönetin. Süreçlerinizi otomatize ederek operasyonel yükünüzü azaltın, hem zaman hem de maliyetten tasarruf edin! Nasıl mı? Hemen keşfedin!