Manuel işe alımın maliyeti

Günümüzde ATS (Aday Takip Sistemi) ölçek ve sektör fark etmeksizin şirketlere hem zaman hem de maliyet tasarrufu sağlayarak işe alım sürecini kolaylaştıran dijital bir çözüm olarak öne çıkıyor.

ATS nedir?

ATS, İngilizce “Applicant Tracking System” ifadesinin kısaltmasıdır. İşverenlerin ve işe alım ekiplerinin iş başvurularını toplamak, düzenlemek ve değerlendirmek için kullanılan bir yazılım sistemidir. ATS sistemleri, iş başvurularını yayınlamak ve denetlemek, öz geçmişleri tarayıp değerlendirmek, aday ilerlemesini takip etmek ve başvuru sahipleriyle iletişim kurmak gibi işe alım sürecini otomatikleştirmek ve merkezileştirmek amacıyla tasarlanmıştır. 

Özetle, ATS ile birlikte gelen dijitalleşme insan kaynakları ekiplerinin daha verimli bir işe alım operasyonu yürütmesini sağlar. (bkz: ATS (Aday takip sistemi) nedir? Ne işe yarar?)

İşe alımda trend eğilimleri

Add HR İnsan ve Kültür Danışmanı Ebrar Tuğçe Şen, "İK çözümleri şirketler için bir yatırım mı yoksa maliyet mi?” başlıklı webinarımızda, İK danışmanlığı alan şirketlerin ATS’ye neden yöneldiğini ve bu eğilimin arkasındaki trendleri dört başlıkta özetledi.

Manuel işe alım neden daha maliyeti?

Zaman maliyeti: İnsan kaynakları ekipleri yüzlerce hatta binlerce başvuruyu incelemek için saatlerini harcarlar. Bu, ekiplerin katma değerli projelere ayırabilecekleri zamanı verimsiz kullanmalarına neden olur.

Hata riski: İnsan gözüyle yapılan incelemelerde hata payı oldukça yüksektir. İyi adaylar gözden kaçabilir veya objektif olmayan bir süreç nedeniyle yanlış değerlendirilebilir. Bu da bulmak için zaman ve para harcadığınız yetenekli adayları kaybetmenize yol açar.

İlan maliyeti: İş ilanlarının farklı platformlarda yayınlanması ve sürekli güncellenmesi maliyetlidir. Baştan bir kariyer sayfası veya sitesi yaptırmakta.  Özellikle Türkiye’de en çok tercih edilen kanallardan LinkedIn’e yapılan ödemeler pek göz önünde bulundurulmayan yüksek meblağlı kalemlerdir. 

Mülakat ve değerlendirme süreci: Çok sayıda adayla mülakat yapmak, değerlendirme formlarını doldurmak ve sonuçları analiz etmek oldukça zaman alıcıdır. Bir de bunun üzerine hangi ekip ne dedi, yönetici onay verdi mi gibi süreçleri takip etmek operasyonel yükü artırır.

LinkedIn'in 2023 yılı İşe Alım Trendleri Raporu'na göre şirketlerin %78'i ATS’nin işe alım süreçlerindeki verimliliği artırdığını belirtiyor.

İşe alımda dijitalleşme ile maliyet tasarrufu

Bilindiği gibi İK departmanı bir şirketteki tüm departmanlarla ilişki halinde olan bir birimdir. Bu sebeple, özellikle pandemi döneminde dünya genelinde İK departmanlarının dijitalleşmesine yönelik büyük yatırımlar artmaya başladı. 

Yapılan araştırmalara göre bir İK departmanının dijitalleşmesi o departmanın operasyon yükünü %76 azaltıyor. Bunun yanı sıra dijitalleşme hata payını ve zaman kaybını da minimuma indiriyor.

Buna işe alım süreçlerinden bir örnek verebiliriz. Son yıllarda şirketlerin en çok zorluk yaşadığı konuların başında doğru yeteneği bulmak yani trend ismiyle yetenek kıtlığı geliyor. PERYÖN'ün global araştırmasına göre katılımcıların %72'si en büyük zorluğun yetenek kıtlığı olduğunu belirtiyor. Türkiye'de ise bu oran %54 bandında seyrediyor.

Halbuki doğru yeteneği bulmanın çaresi de dijitalleşme. Gelin maaşı aylık 60 bin TL olan bir İK uzmanı örneği üzerinden manuel işe alımın maliyetini hesaplayalım.

Maaşı 60 bin TL olan bu İK uzmanınında işe alım sürecini manuel olarak yaptığını varsayalım. Bu durumda İK uzmanı haftada ortalama 15 saatini işe alım için harcamalı (ilanın oluşturulması, CV incelemeleri, adaylarla görüşme vb). Yani tüm bu işlemlere yılda minimum 780 saat ayrılıyor. Buna göre yıllık manuel işe alım maliyeti 269 bin 997 TL. 

Şimdi aynı İK uzmanının bu işe alımı dijital olarak yani ATS ile yaptığını varsayalım. Bu uzmanın işe alım için haftada harcayacağı zaman 6 saate düşüyor. Bu da yılda 312 saatle manuel işe alım ve dijital çözümler arasında zaman ve maliyet olarak %60’a varan bir tasarruf farkı yaratıyor.

Çözüm

Bu hesaplamayla bile manuel işe alım süreçlerinin hem zaman hem de maliyet açısından oldukça yüksek kayıplara neden olabileceğini gördük. ATS çözümleri ise bu süreçleri otomatikleştirerek, şirketlerin daha hızlı, daha doğru ve daha ekonomik bir şekilde işe alım yapmalarını sağlıyor. Eğer siz de işe alım süreçlerinizde verimliliği artırmak ve maliyetleri düşürmek istiyorsanız Kolay İK’nın ATS çözümü ile hemen ücretsiz tanışın!