ATS (Aday takip sistemi) nedir? Ne işe yarar?

İşe alım süreci aklınıza gelen tüm paydaşları için karmaşık ve zaman alıcı bir süreç olabilir. İşveren markasından, yetenek edinmeye kadar birçok konu için kritik önem taşıyan bu görev çoğu zaman hak ettiği değeri göremiyor. Temel bir insan kaynakları süreci olarak görülen işe alım en zahmetsiz haliyle bile adayları, İK profesyonellerini ve görüşmelere girecek şirket yetkililerini etkin ve doğru bir şekilde organize etmekten geçiyor.

Yüzlerce veya binlerce başvuru arasından en uygun adayları seçmek, iletişim ve takip süreçlerini yönetmek, veri analizi yapmak gibi birçok katmanı olan bu görevi günümüzde kolaylaştıracak çözümlerin başındaysa ATS yani aday takip sistemleri geliyor. Gelin işe alım süreçlerinizi gözle görülür şekilde iyileştirecek bu yazılımları daha yakından inceleyelim.

Aday takip sistemi (ATS) nedir?

ATS, İngilizce “Applicant Tracking System” ifadesinin kısaltmasıdır. İşverenlerin ve işe alım ekiplerinin işe alım sürecini yönetmek ve optimize etmek için kullandıkları bir yazılım uygulamasıdır. ATS sistemleri, iş başvurularını yayınlamak ve denetlemek, öz geçmişleri tarayıp değerlendirmek, aday ilerlemesini takip etmek ve başvuru sahipleriyle iletişim kurmak gibi işe alım sürecini otomatikleştirmek ve merkezileştirmek amacıyla tasarlanmıştır.

Yeni bir çalışanı işe alma süresi küresel olarak ortalama 23.8 gündür. Ancak herhangi bir meslekteki en iyi adayın iş arama süresi ortalama 10 gündür. En iyilere nasıl yetişeceksiniz? - Glassdoor

Aday takip sistemleri nasıl çalışır?

ATS, iş ilanlarını yayınlama, başvuru kabul etme, başvuruları filtreleme, adayları değerlendirme, iletişim ve takip süreçlerini takip etme gibi bir dizi görevi tek platform üzerinden yönetmenizi sağlar.

Aday takip sistemlerindeki iş akışını detaylandıralım:

İlan yayınlama: Aday takip sistemleri iş ilanlarının oluşturulması ve yayınlanmasıyla başlar. İşverenler iş gereksinimlerini, sorumlulukları ve nitelikleri sistem içinde tanımlayabilirler. Çeşitli kariyer platformlarına eş zamanlı ilan vermenin yanı sıra ATS ile kendi kariyer sayfanızı oluşturup web sitenize ekleyebilirsiniz.

Öz geçmiş ayrıştırma: Başvuruları aldıktan sonra ATS yazılımları öz geçmişlerden iletişim bilgileri, iş deneyimi, eğitim ve beceriler gibi ilgili bilgileri çıkarır. Bu ayrıştırma süreci otomatik veri girişini yaptığı için manuel işlemleri ortadan kaldırır.

Veri tabanı ve arşiv yönetimi: ATS, başvuru verilerini merkezi bir veri tabanında depolar ve düzenler. Başvurular, aday profilleri ve iletişim geçmişini kayıt altında tutar.

Filtreleme: ATS yazılımı, işverenlerin başvuruları verimli bir şekilde eleme imkanı sağlar. Önceden tanımlanmış kriterlere, örneğin anahtar kelimelere, niteliklere veya deneyime dayalı olarak adayları otomatik olarak filtreler ve sıralar. Bu, işverenlerin en ilgili adaylara odaklanmasına yardımcı olur. Gelecek pozisyonlar içinse aday havuzundan doğru adayların bulunmasını ve tekrar değerlendirilmesini kolaylaştırır.

Aday iletişimi: Aday takip sistemleri günümüzde kanayan bir yara olan işverenler ve adaylar arasındaki iletişimi kolaylaştırır. Sistem e-posta yanıtlarını otomatikleştirebilir, mülakat davetlerini gönderebilir veya reddetme bildirimlerini iletebilir böylece zamanında ve tutarlı iletişim sağlar.

Mülakat akışı oluşturma: ATS sistemleri genellikle mülakat programlama araçları içerir. İşverenler, adayların uygunluk durumunu görebilir, mülakat istekleri gönderebilir ve sistem içinde mülakat zaman aralıklarını yönetebilirler. Bu, programlama sürecinin düzenlenmesini kolaylaştırır ve çok paydaşlı işe alımlarda takvim çakışmalarını önler.

İş birliği ve değerlendirme: ATS platformları iş birliği özellikleri sunar, böylece işverenler ve işe alım yöneticileri aday profillerini inceleyebilir, yorum yapabilir ve puanlayabilir. Bu etkili iş birliği bilinçli karar verme sağlar.

Aday takibi: İşe alım süreci boyunca ATS platformları, başvuranın ilerlemesini, başvuru durumunu, mülakat sonuçlarını ve geri bildirimleri izler. Bu bilgi, işverenlerin düzenli olmasını sağlar ve işe alım sürecinin genel bir görünümünü sunar.

Raporlama ve analiz: ATS yazılımı, işe alım sürecinin etkinliğini değerlendirmek ve veriye dayalı iyileştirmeler yapmak için doldurma süresi, başvuru kaynağı ve çeşitlilik istatistikleri gibi çeşitli işe alım metriklerinde raporlar ve analizler üretir.

Aday takip sistemlerinin tercih edilme nedenleri

1. Aday takip sistemleri ile iletilen öz geçmişlerden iletişim bilgileri, iş deneyimi, eğitim ve beceriler gibi ilgili bilgileri standart bir formatta çıkarabilir ve düzenleyebilirsiniz.
2. ATS üzerinden iş ilanları oluşturabilir, bunları çeşitli iş ilanı sitelerinde ve kariyer sayfanızda hızlıca yayına alabilirsiniz.
3. ATS ile iş başvurularını dijital ortamda toplayabilir hatta daha önemlisi depolayabilirsiniz. Bu sayede belirli kriterlere göre adayları bulmanız ve filtrelemeniz kolaylaşır. ATS sistemleri genellikle anahtar kelimeler, nitelikler ve diğer gereklilikler temelinde başvuruları filtrelemeye imkan tanır.
4. ATS ile görüşmeleri programlayabilir, otomatik görüşme davetleri ve hatırlatıcıları gönderebilir, adayların yanıtlarını tek bir platform üzerinden takip edebilirsiniz.
5. Aday takip sistemi yazılımları ile işe alım süreçlerinde yer alacak tüm paydaşlarla iş birliği içerisinde çalışabilirsiniz. Örneğin pazarlama müdürü İK uzmanının tuttuğu notları görüşme öncesi inceleyebilir ve kendi notlarını kaybolmadan aynı aday profili içerisinde CEO’ya iletebilir.
6. ATS işe alım sürecinin çeşitli yönleriyle ilgili raporlar ve analitik veriler sunar. Örneğin, doldurma süresi, kaynak etkinliği ve aday kalitesi gibi bilgilere hızlıca ulaşıp raporlar oluşturabilirsiniz.

Aday takip sistemlerinin avantajları

ATS’in işverenlere sağladığı avantajlar

Verimlilik ve zaman tasarrufu: ATS, işe alım sürecini otomatikleştirerek işverenlerin zaman ve çaba tasarrufu yapmalarını sağlar. Başvuruları filtreler, adayları değerlendirir ve iletişim süreçlerini kolaylaştırır.

Aday havuzu ve veri yönetimi: ATS, başvuran adayların verilerini düzenli ve kolay erişilebilir bir şekilde saklar. Bu sayede işverenler bu geniş aday havuzu sayesinde geçmişte başvuran adayları yeniden değerlendirebilirler.

İş birliği ve iletişim: ATS, işverenlerin ve işe alım ekiplerinin birlikte çalışmalarını kolaylaştırır. Tüm paydaşlar aday değerlendirmelerini paylaşabilir, geri bildirimleri takip edebilir ve iletişim süreçlerini etkin bir şekilde yönetebilirler.

Yasal uyumluluk: ATS, işverenlerin işe alım süreçlerini yasalara uygun bir şekilde yürütmelerine yardımcı olur. Örneğin, adayların kişisel verilerinin güvenliği ve gizliliği gibi konuları sizin için dikkate alır.

ATS’in adaylar için sağladığı avantajlar

Başvuru kolaylığı: ATS, adayların iş başvurusu yapmalarını kolaylaştırır. Çevrim içi başvuru formları veya CV yüklemeleri sayesinde adaylar hızlı ve kolay bir şekilde başvuruda bulunabilirler.

İletişim ve ilerleme bilgileri: ATS, adaylara işveren markanız için kritik olan iletişim sürecinde güncel bilgiler sağlar. Başvurularının durumunu takip edebilir, mülakat tarihlerini öğrenebilir ve ilerlemeyle ilgili geri bildirim alabilirler.

Şeffaflık ve eşitlik: ATS, işe alım sürecinde şeffaflığı ve eşitliği sağlar. Başvuruları otomatik olarak değerlendirir ve objektif bir şekilde filtreler, böylece adayların niteliklerine dayalı olarak değerlendirilmelerini sağlar.

ATS seçerken dikkat etmeniz gerekenler

Aday Takip Sistemi (ATS), işverenlerin ve işe alım ekiplerinin işe alım sürecini daha verimli ve etkili bir şekilde yönetmelerine yardımcı olan bir araçtır. Hem işverenlerin hem de adayların işe alım sürecindeki deneyimini iyileştirirken zaman ve çaba tasarrufu sağlar. ATS’in doğru bir şekilde seçilmesi uygulamanın şirketinizin için uzun vadeli daha doğrusu sürdürülebilir bir yatırım olmasını sağlayacaktır.

Kullanım kolaylığı ve özelleştirme: ATS’in kullanımı kolay olmalı ve işverenlerin ihtiyaçlarına göre özelleştirilebilir olmalıdır.

Veri güvenliği ve yasal uyumluluk: ATS’in aday verilerinin güvenliğini sağlaması ve yasal düzenlemelere uygun olması önemlidir.

Entegrasyon: ATS işe alım süreçlerinizde kullandığınız uygulamalarla entegre olabilme yeteneği sağlamalıdır.

İşe alımda geleneksel yöntemler artık geride kaldı! Gelenekselden yeni nesile bir işe alım deneyimi için yazımızı ziyaret edin.

İşe alım süreçlerinde fark yaratın

Yazımızdan keyif aldıysanız İK operasyonlarında domino etkisi yaratan işe alım süreçlerini ve aday takip sistemlerini detaylıca konuştuğumuz webinarımızı da izlemenizi öneririz.

Webinarda sizi bekleyen başlıklar:

• İşe alım öncesi doğru planlama ve strateji
• Pandemi sürecinde büyüyen şirketlerin bugün yaptıkları toplu işten çıkarmalar stratejik bir hata mı?
• Bir pozisyonun gerçekten şirket için gerekli ve sürdürülebilir olduğunu nasıl anlarız?
• Global işe alım trendleri
• Gelen adaylarla sağlıklı ve düzenli iletişim
• Mülakat süreçlerinde adaylarla iletişim nasıl olmalı?
• İşe alım süreçlerinde sıklıkla karşılaştığımız hatalar ve çözümleri
• Olumlu dönüşler zaten yapılıyor peki olumsuzlar?
• Değerlendirme ve teklif süreçleri
• İşe alım süreçlerini bu adıma gelene kadar daha doğru ve hızlı yapmak mümkün mü?
• Teknoloji ve verinin işe alım süreçlerindeki yeri