Başvuru reddetme e-posta örnekleri

Bir adayı işe almak yoğun bir süreçtir. İşe alım ekibiniz özgeçmişleri okumak, görüşmeleri planlamak ve adayları değerlendirmekle meşgul olduğunda yapılacak ilk şeylerden biri de işe alınmayacak adaylara başvuru reddetme e-postaları göndermektir. Bir iş reddi e-postası, bir başvuruda bulunduktan veya bir görüşmeye katıldıktan sonra başarılı olamayan adaylara karşı gösterilen profesyonel bir nezakettir.

Bir iş başvurusu sonucu reddedilmek yeterince zorken bunu diğer adaylara da yönelik standart bir e-posta ile yapmak daha da yaralayıcı olabiliyor. Bu durumu bir ret e-postası şablonu ile aday ya da adaylara bildirebilirsiniz. İşte sizin için seçtiğimiz 3 iş başvurusu reddetme e-postası şablonu!

İş başvurusu reddetme e-postasının önemi

Kiminle görüşmeye devam edeceğinize veya işe alacağınıza karar verdikten sonra diğer adayları mümkün olan en kısa sürede bilgilendirmeniz çok önemlidir. Reddetme e-postaları adaylar üzerinde kalıcı bir izlenim bırakır ve bu nedenle bir işveren olarak markanız üzerinde önemli bir etkiye sahiptir. Bir iş reddi e-postası şablonu oluştururken kelimelerinizi dikkatli bir şekilde seçmeniz önemlidir. Aday, bir pozisyon için seçilmediği haberini hoş karşılamayabilir, ancak nazik ve düşünceli olmak şirketiniz hakkında olumlu bir algıya sahip olmalarını sağlayacaktır. Başvurusunu gönderdikten sonra gün sayan bir başvuru sahibi için başvuruyu gönderdikten sonraki bekleme süresi bir ömür gibi gelebilir ve yanıt alamamak şirketinizin işe alım süreci hakkında olumsuz bir görüntü oluşturabilir. Tabii ki bir pozisyon için başvuran onlarca adayınız varsa işe seçilmeyen her kişiye kişiselleştirilmiş ret e-postaları göndermek yorucu ve zaman alıcı bir iş gibi görünebilir. Ancak bu adımı atlamamanız veya geciktirmemeniz çok önemlidir.

Adaylara neden bir reddetme e-postası gönderilir?

İşe alınmayacak adaylara bir ret e-postası göndermek genel bir nezakettir. Çünkü bir iş ilanı yayınladığınızda adaylar programlarından zaman ayırır ve şirketinizin bir parçası olmak için başvuruya çaba harcarlar.

Pek çok iyi başvuru aldığınız için potansiyeli olan bir adayı reddediyorsanız gelecek vaat eden adayları ilerisi için teşvik etmek amacıyla bu bilgiyi reddetme e-postasına ekleyebilirsiniz. Böylece ret e-postası sayesinde adayları iletişim halinde olmaya teşvik ederek yetenek havuzunuzu oluşturabilirsiniz.

Ret e-postası göndermek aday deneyimini geliştireceğinden bu, şirketin markası için iyidir. E-posta göndermek adayların çabalarını takdir etmek demektir ve herkes takdir edilmekten hoşlanır. Bu da adaylara şirketiniz hakkında olumlu bir bakış açısı kazandıracak ve diğer insanlarda şirketiniz hakkında iyi bir izlenim yaratacağı için iyiye işaret olabilir. Tabii ki tam tersinin olma ihtimali de vardır.

İş başvurusu reddetme e-postasının elementleri

Bir ret e-postasının anahtarı cesaret verici ve olumlu, ancak dürüst ve profesyonel olmak arasındaki doğru tonu bulmaktır. Bir dizi görüşmeyi tamamladıktan sonra ret e-postası gönderilecekse işe alım yöneticileri her başvuru sahibinin güçlü yanlarını ve becerilerini göz önünde bulundurmalı ve bir sonraki aşamaya kimin geçeceğini belirlemelidir. Dolayısıyla mülakat sırasında tüm adaylar hakkında not alınmalıdır. En iyi adaylarla devam etmeden önce onları işe alma sürecinin bir sonraki aşamasına geçirmemeye karar verdiğinizi diğerlerine bildirmeniz önemlidir.

Şirketten şirkete reddetme e-postalarının içeriği değişse de bazı ortak elementler göze çarpmaktadır. Temel bileşenler; adayın adı, şirketinizin adı, pozisyon ve reddedilme nedenidir. Bir reddetme e-postasından bulunması gereken elementler ise şunlardır:

Kişiselleştirme

E-postayı spesifik hale getirmek için görüşmedeki ya da adayın özgeçmişindeki bilgileri kullanın. Ayrıca adlarını kullanarak hangi pozisyona başvurduklarını da belirtin. Bu, adayı bireysel olarak değerlendirdiğinizi ve onlara dikkat ettiğinizi gösterir.

Geri bildirim

Adayların gelecekte düzeltebilecekleri bir hata fark etmiş olabilirsiniz. Bu yüzden adaya geliştirmek için kullanabilecekleri geri bildirimler verin. Tabii ki bu geri bildirimleri her e-posta için ayrıntılı hale getirmek pek de pratik olmayabilir. En azından adayı reddetme nedeninizi belirtmelisiniz. 

Dikkatli olun

Bazı şirketler PR ve yasal kaygılar nedeniyle aday red e-postası göndermekten kaçınır. Çünkü iş reddi e-postalarının viral hale gelmesini veya bir davaya yol açmasını istemezler. Bunun yerine hukuk departmanları tarafından onaylanmış standart ret e-postaları gönderirler veya reddedilen adaylara herhangi bir bildirim göndermekten kaçınırlar. Dolayısıyla olumsuz tanıtıma veya yasal sorunlara yol açmayacağından emin olmak için söylediklerinizi dikkatlice düşünmek önemlidir, ancak yine de bir ret e-postası gönderilebilir.

Teşekkür edin

Başvuru sahibine şirkete gösterdiği ilgiden ve personelle görüşme yapmak için harcadıkları zaman için teşekkür edin. Kibar olmanın yanı sıra, bu mesaj aynı zamanda başvuru sahiplerine şirketinizin başkalarının zamanına değer verdiğini de gösterir.

Açık kapı bırakın

Eğer adayın ilerleyen zamanlarda benzer pozisyon ya da başka pozisyonlar için faydalı olacağını düşünüyorsanız gelecekte tekrar başvurmalarını istediğinizi onlara bildirebilirsiniz.

3 farklı başvuru reddetme e-postası örneği

Bir adayı daha başvurusunun başında, yani görüşmeye girmeden veya diğer adayların da yer aldığı birkaç görüşmeden sonra ya da tüm görüşmelerin tamamlanmasının ardından reddebilirsiniz. Bu noktada devreye ret e-postası şablonları giriyor. İşte bu şablonlardan birer örnek:

Görüşme öncesi gönderilen reddetme e-postası

Sayın Başvuru Sahibi,

Öncelikle şirketimizdeki (pozisyon adı) başvuruda bulunduğunuz için teşekkür ederiz. 

Ne yazık ki şu anda başvurunuzu ilerletmemeye karar verdik. Çok sayıda başvuruyu ayrıntılı olarak inceledik ve pozisyon için diğer adaylar maalesef gereksinimlerimizi daha kapsamlı bir şekilde karşıladığından başvurunuzu reddetmek zorunda kalacağımız sonucuna vardık.

Başvurunuz için tekrar teşekkür ederiz ve gelecekte başka bir pozisyona başvurmayı seçerseniz sizden haber almayı umarak başarılar dileriz.

Saygılarımızla,

(Şirket Adı)

Birkaç görüşme sonrası gönderilen reddetme e-postası

Sayın Başvuru Sahibi,

Son birkaç (hafta/ay) boyunca bizimle görüşmek için harcadığınız zaman nedeniyle teşekkür ederiz. Ancak görüşmelerimiz süresince (pozisyon adı) için becerilerinizi ve deneyiminizi ölçtükten sonra diğer adaylarla birlikte ilerlemeye karar verdik. Lütfen bunu hiçbir şekilde becerilerinizin veya karakterinizin olumsuz bir değerlendirmesi olarak algılamayın. Bize göstermiş olduğunuz güven için teşekkürlerimizi sunarız.

Gelecekteki kariyerinizde size en iyisini diliyoruz ve bir gün birlikte çalışma fırsatı bulacağımızı umuyoruz.

Saygılarımızla,

(Şirket Adı)

Görüşmeler tamamlandıktan sonra gönderilen ret e-postası

Sayın Başvuru Sahibi,

Sizinle tanışmak büyük bir zevkti ve şirketimize gösterdiğiniz ilgi için gerçekten teşekkür ederiz.

Deneyiminiz ve başarılarınız bizi gerçekten etkiledi. Ancak dikkatli bir değerlendirmeden sonra pozisyon gereklilikleriyle daha fazla eşleşen başka bir adayla ilerlemeyi seçtiğimizi size üzülerek bildirmek istedik. Çünkü bazen bir kararın dengesini değiştiren şey yalnızca en ince nüanslardır. 

İlerleyen zamanlarda oluşacak başka pozisyonlar için tekrar görüşeceğimizi umuyoruz.

Bizimle görüşmeye ayırdığınız zaman için teşekkür eder, iş arayışınızda ve gelecekteki profesyonel çabalarınızda size en iyi dileklerimizi sunarız.

Saygılarımızla,

(Şirket Adı)

‍

Kaynakça:

https://www.indeed.com/hire/c/info/how-to-write-a-candidate-rejection-email

https://prescreen.io/en/templates/email-templates-rejection-emails/

https://www.flowrite.com/blog/candidate-rejection-email

https://www.occupop.com/blog/candidate-rejection-emails-free-templates

https://www.testgorilla.com/blog/candidate-rejection-email-template/