İşe alım süreçlerinizi kolaylaştıracak checklist

İşe alım süreci, yeni adaylar bulmak ve en iyi yetenekleri işe almak için şirketlere özgü bir uygulamadır. İlk adım olarak altını çizdiğimiz bu süreç, genellikle şirketlerin insan kaynakları ve işe alım uzmanları tarafından yürütülür.

Şirkete özgü dememizin bir sebebi de bu süreçlerin her şirkette farklı olarak yürütülmesidir. Örneğin; sağlık sektöründeki bir işe alım süreci, Start-up şirkelerinde en iyi seçim olmayabilir. Bu nedenle bu yazımızda, genel hatlarıyla işe alım süreçlerinizi en iyi şekilde yönetmeniz için elinizin altından ayırmayacağınız bir kontrol listesi hazırladık. Tekrar altını çizelim, bahsedeceğimiz bu adımları şirket kültürünüze ve ihtiyaçlarınıza göre uyarlamanızı öneririz.

Unutmadan! İşe alım süreçlerinizi daha aktif yönetebilmeniz için "Belbin Takım Rolleri" envanterinden yararlanabilirsiniz.

Genel hatlarıyla doğru adayları çekmenize, almanıza ve elde tutmanıza yardımcı olan 7 adımlı bir işe alım sürecinden bahsedeceğiz. Bu adımlar;

• İşe alma ihtiyaçlarını belirlemek
• İş tanımlarını hazırlamak
• İşe alım stratejisi geliştirmek
• Son adayları listelemek
• Mülakat gerçekleştirmek
• Değerlendirme ve teklif vermek
• Son adım olarak da başarılı bir onboarding süreci

✅ İşe alma ihtiyaçlarını belirlemek

Bu adımda ilk olarak soracağınız soru, "Mevcut işe alım ihtiyaçlarım nelerdir?" olmalı. Şirketinizde yeni ayrılan bir çalışan veya yeni açılan yeni bir iş pozisyonu olabilir. Mevcut açık pozisyonları belirledikten sonra, beceri, bilgi, deneyim vb. iş özelliklerini bu aşamada net bir şekilde tanımlamalısınız.  

İşe alım sürecinin bu adımını doğru yapmak çok önemlidir çünkü bu, tüm işe alım yaşam döngüsü sürecinizin geri kalanını belirler. Çalışandan neler bekliyorsunuz ve çalışana neler vereceksiniz bu adımda kararlaştırmalısınız.

✅ İş tanımlarını hazırlayın

Doldurmanız gereken beceri, bilgi ve deneyim boşluklarını öğrendikten sonra iş rolünü, sorumluluklarını ve görevlerini yazmaya başlayın. Eksiksiz bir iş tanımı, potansiyel adaylarda neleri arayacağınızı bilmenize yardımcı olur. Ayrıca, adayların pozisyon için uygun olduklarına karar vermeden ve başvurmadan önce işaretlemeniz için de ayrı bir kontrol listesi oluşturmanız daha alakalı adaylar bulmanıza olanak sağlar.

Bir iş ilanı tanımında yer alması gereken unsurlar şunlardır:

• Şirket adı ve detayları
• İşin tam adı ve unvanı, konumu
• Görev ve sorumluluklar
• Gerekli nitelikler, beceriler ve deneyim
• Ek beceriler, sertifikalar
• Tazminat, yan haklar ve ikramiyeler

Bu adımda bir aday kişiliği yaratabilirsiniz. Bu, adayınızda ne aradığınızı, onu nerede ve nasıl bulacağınıza dair de ipuçları verir.

Webinar molası ⬇️

✅ İşe alım stratejinizi belirleyin

Burası, ideal adayları nasıl çekeceğinize ve elinizde tutacağınıza dair karar verdiğiniz yerdir. Burada pozisyon için ilk olarak doğru adayı şirket içinden mi bulacaksınız yoksa dışarıdan mı arayacaksınız, bu gibi önemli kararları vermelisiniz. İşe alım stratejinizi oluştururken;

• Hedefleyeceğiniz coğrafi bölge
• Doğru iş ilanları oluşturma
• Mülakat yöntemleri (çalışan yönlendirmeleri, sosyal medya, video görüşmeleri vb.)
• İş ilanları yayınlama kanalları (sosyal medya ağları, iş ilanları, şirket web siteleri vb.) gibi unsurları göz önünde bulundurmalısınız.

✅ Adayları eleyin ve kısa listeye alın

İşe alım stratejinizi uyguladınız ve diyelim ki çok sayıda başvuru topladınız. Peki bu aşamada neler yapacaksınız? İlk olarak yapmanız gereken başvuruya en uymayan adayları elemek. Daha sonra öz geçmişleri tercih ettiğiniz içeriklere göre raporlayın ve ayrıştırın. Burada başvuru sahibinin deneyimlerini, sertifikalarını, alan ve teknik yeterliliklerini ve becerilerini dikkate almalısınız. Aradığınız niteliklere ve gerekli bilgilere sahip olan yani sizinle uyuşan adayları kısa listeye alıp diğer bir adıma geçebilirsiniz.

✅ Mülakat zamanı

Kısa listeye aldığınız potansiyel adayların sizinle doğrudan iletişime geçtiği adıma geldik, mülakat süreci. Onlar için de sizler artık potansiyel bir işverensiniz bu nedenle bu aşama iyi bir izlenim bırakmanız için en kritik yer. Bu nedenle ilk olarak size ve adayınıza uygun en doğru mülakat tekniğini ve yöntemini seçmelisiniz. Ardından iş görüşmesinde soracağınız sorular, adayın işe uygun olup olmadığını öğrenme amacı taşımalıdır. Sorular kışkırtıcı, zorlayıcı ve dolaylı olmamalı.

✅ Teklif zamanı

Burası, adayın referanslarını kontrol ettiğiniz ve her şeyin yolunda gitmesi durumunda verdiğiniz adımdır. Ancak ilk teklifinizi adayınızın kabul etmeme ihtimalini de göz ardı etmemelisiniz. Bu durumda teklifi ikinci veya üçüncü en iyi adaya iletme durumuna da hazırlıklı olmalısınız.

✅ Onboarding

Teklifinizi kabul ettiğiniz adayın yani artık yeni çalışanınızın işe başladığı anı temsil ediyor. Aslında bu adım biraz daha uzun bir süreci ifade ettiği için yeni çalışanı şirkete ve işine alıştırdığınız adım olarak da adlandırabiliriz. Bu adım tek başına çalışanı ofiste gezdirmek veya çalışma arkadaşlarınızla tanıştırmak anlamı gelmez. Bu adım, çalışan deneyiminin başladığı yer olarak kabul edilir, bu bakımdan oldukça titizlikle yürütülmesi gereken bir süreç olduğunun altını çizelim.

Bir aday takip sistemi kullanarak işe alım süreçlerinizi verimli ve hızlı bir şekilde yönetebilirsiniz. Peki ama nasıl? ATS (Aday takip sistemi) nedir? Ne işe yarar? yazımızı okumak için hemen tıklayın.

İşe alım hakkında daha fazla bilgiye mi ihtiyacınız var?

İnsan kaynakları eğitim platformu olan Kolay Akademi’ye ücretsiz kaydolarak Sıfırdan İK'yı yönetmek ve dijitalleştirmek eğitimine hemen başlayın. Farklı seviyelerde eğitimler, podcast, blog ve e-kitap gibi destekleyici kaynaklar, öğrendiklerinizi pekiştirmeniz için deneme testleri ve bitirme sertifikaları Kolay Akademi’de sizleri bekliyor.