Oryantasyon eğitimi nedir? Kapsamlı rehber

Her şirket, çalışanından yüksek performans ve verimlilik bekler. Ancak bunun gerçekleşmesi için işletmenin de birtakım sorumlulukları bulunur. Bunlardan biri de iyi bir oryantasyon eğitimidir. Oryantasyon eğitimi, işe başlamadan önce personel için uygulanan önemli uygulamalardan biri. Öyleyse çalışanın performansına katkı sağlayan bu önemli İK uygulamalardan biri olan oryantasyon eğitimi nedir, nasıl yapılır? inceleyelim!

Oryantasyon eğitimi nedir?

Oryantasyon; kılavuzluk yapmak, yönlendirmek anlamına gelir. Oryantasyon genellikle okul ve iş yerlerinde sıkça karşılaşabileceğiniz kavramlardan biridir. Özellikle işe yeni başlayanlar için düzenlenen oryantasyon eğitimi sayesinde bu personeller, hem iş yerini tanımaya hem de o iş yerini fiziki olarak anlamaya ve çalışma ortamına ısınmaya başlar.

Oryantasyon eğitimi ile personeller, kurum kültürünü yakından tanımaya başlar. Yöneticileri ve iş arkadaşları ile bu eğitim sürecinde tanışma ve kaynaşma fırsatı bulurken iş yerine ait pek çok bilgiyi bu süreçte edinir. Oryantasyon eğitimi sayesinde bireyler iş yerine ve diğer personellere alışmaya başladığından, işe başladığında alışma evresini geçmiş olur. Bu da verimli bir başlangıcın temelidir.

Oryantasyon eğitimi nasıl yapılır?

Oryantasyon kapsamı altında hazırlanan eğitim içeriği genelde aşağıdaki gibi olur:

Ön hazırlık aşaması:

Oryantasyon eğitimi başlamadan önce eğitimde yapılacaklar, eğitim programı ve eğitimin yapılacağı yer ile düzeni gibi işler önceden hazır hale getirilir. Hazırlıktan genelde insan kaynakları yetkilisi sorumludur. Personel işe başlamadan önce kurum yetkilisi gerekli ön hazırlığı tamamlayarak personeli karşılar. Bu hazırlıklar genellikle şu şekildedir:

• Personelin masası ya da çalışma alanı önceden kullanıma hazır hale getirilir,
• Personele ait kurumsal e-posta adresi ile telefon numarası oluşturulur,
• Personel kimlik kartı hazırlanır,
• İlk iş günü personel ekipte yer alan bireylere tanıtılır.

Yetkili kişiler tarafından kurumun tanıtımı:

Tanıtım safhasında işe yeni başlayacak olan personellere işletmenin geçmişi, anlık durumu ve geleceğe dair hedefleri anlatılır. Böylece yeni katılan personeller kurumu benimsemeye başlayarak aidiyet kavramlarını geliştirebilir.

İşletme bünyesinde bulunan yöneticiler ile tanışma:

Yeni katılan personellere oryantasyon kapsamında tüm yöneticiler tanıtılır. Bu şekilde yöneticilerle olan ilişkinin pekişmesi amaçlanır.

Personele kendi departmanının ve işinin tanıtılması:

Her personele kendi dahil olacağı departman tanıtılır. Böylece çalışan, kendi çalışacağı ortamı tanımaya başlar. Ayrıca, eğitimin bu safhasında personele görev alacağı işin tanımı yapılır. Ayrıntılı bir şekilde açıklama yapılarak işin gerektirdiği ekipmanların yerleri gösterilir. Böylece işçi, ihtiyacı olan malzemeyi nerede bulacağını bilerek işe başlar.

İnsan kaynaklarına dair uygulamaların tanıtımı:

İşletmeye ait insan kaynakları ile ilgili tüm uygulamalar ayrıntıları ile personellere izah edilir.

Çalışma ortamına dair kural ve işleyişin anlatılması:

Her personele kendi ofis ortamı ve genel çalışma koşulları ile ilgili kurallar ve tüm işleyişten ayrıntılı olarak bahsedilir. Gerekmesi halinde personelden yazılı olarak onay alınır.

İşletme bünyesinde bulunan araçlar hakkında bilgilendirme yapılması:

Kimi iş tanımları makine ya da alet kullanmayı gerektirebilir. Böyle işlerde çalışacak olan işçiler için bu aletin, makinenin ya da araçların nasıl kullanılacağı hakkında bilgilendirme yapılması, olası iş kazalarını en aza indirgeyecektir. Burada da gerekmesi halinde işçinin yazılı onayı alınır.

Uzaktan çalışma sisteminde oryantasyon süreci

Pandeminin etkisi ile 2020 yılının başından bu yana neredeyse tüm çalışanlar uzaktan çalışma sistemi ile iş süreçlerini yürütmeye başladı. Bu da iş süreçlerinde dönüşümü zorunlu kıldı. Uzaktan çalışma sisteminde işe yeni başlayan personellerin işletmeye ve işe adaptasyon, iş arkadaşları ile kaynaşma gibi ihtiyaçlarının sağlanmasında yetkili kişilerin rehberliği biraz daha önemli hale geldi. Hatta bu noktada oyunlaştırma gibi birçok yöntem de İK'nın oryantasyon sürecinde odak noktası haline geldi. Özellikle yönetici ve iş arkadaşları ile tanışma ve kurum kültürünü içselleştirme noktasında uzaktan çalışma sistemi oryantasyon sürecini biraz daha zorlu kılabilmektedir. Bu da, uzaktan çalışacak olan personelin oryantasyon eğitiminin ne kadar elzem olduğunu gösterir.

e-Oryantasyon eğitimlerinde temel olarak yetkili birim personele çalışma programını aktarır ve iş takibini sağlar. Bu sistemde yeni başlangıç yapan personeller için günlük ya da haftalık programlar oluşturulabilir. Böylece personel, kurumun kendisinden beklediklerini açıkça anlamış olur. İş takibini aktif olarak sürdürebilmek adına online toplantılar yapılabilir, gerektiğinde görüntülü ya da e-posta yolu ile iletişim sağlanabilir.

Oryantasyon örneği

Birbirinden farklı oryantasyon örneklerine rastlamak mümkün. Eğitimin detayları kurumdan kuruma değişebilir olsa da oryantasyon eğitiminin temel amacı aynıdır.

Oryantasyon örneğine dair örnek vaka ve eğitim formunu sizler için derledik.

‍

Bu oryantasyon formunda görebileceğiniz gibi eğitim gün gün planlanır. Eğitimi kimin vereceğinden tarihine kadar her şey ayrıntısı ile tasarlanır.

Bir başka oryantasyon örneği ise Kahramanmaraş Sütçü İmam Üniversitesi Sağlık Uygulama ve Araştırma Hastanesi’ne ait 2016 yılı Hemşire Oryantasyon Rehberidir. Bu rehberde oryantasyon eğitiminin tüm planını en ince ayrıntısına kadar incelemeniz mümkündür. Hastanenin fiziki yapısından çalışan hakları ile yetki ve sorumluluklara kadar tüm detaylar burada yer alır.