Yeni işe başlayanları ilk iş gününe hazırlamak için 10 öneri

Hepimiz biliyoruz ki bir çalışanın yeni bir işteki ilk günü, sadece işe başlayan kişi için değil, aynı zamanda işveren için de önemli. Birini işe almanın ötesinde, o kişiyi şirketinizin kültürüne adapte etmeniz ve çalışma ortamına ayak uydurmasına yardımcı olmanız gerekir.

Doğru izlenimi vermek, çalışanınızı sadece yeni iş ve sorumluluklar için hazır hissettirmekle kalmayacak, aynı zamanda rahat ve iyi hissetmelerini sağlayacaktır.

Peki ya bunu yapmak için nereden başlamalısınız? Yeni çalışanınızı ilk iş gününe hazırlamak için 10 adımı bir araya getirdik.

1. İlk günden “Hoş geldin duyurusu” gönderin

Yeni çalışanınızın ilk gününde, şirketin diğer çalışanlarının da olduğu bir gruba “Hoş geldin duyurusu” gönderin. Bu yapacağınız duyuru, bunlar gibi bazı temel bilgileri içerebilir:

• İsim
• İş unvanı
• Çalışacağı departman
• Hobileri veya favori yiyecekleri gibi kişisel bilgiler

Bu sayede diğer çalışanlar, ekibe yeni katılacak kişiyle ortak bir ilgi alanları olup olmadığını görebilir, paylaşılan ortak bir ilgi alanı olması soğuk havanın kırılmasına yardımcı olabilir.

2. Çalışma alanını önceden hazırlayın

Çalışanın ilk gününde, birisinin onu kapıda karşılamak için beklediğinden emin olun. Ayrıca, çalışma alanını yaratmak için aşağıdakileri de mutlaka hazırlayın:

• Bilgisayar
• Telefon
• E-posta ve ağ erişimi
• Ofis malzemeleri
• Çeşitli hoş geldin hediyeleri/aksesuarları

Bu adım, çalışanın şirketin değerli bir üyesi olduğunu gösterir. Aynı zamanda birçok lojistik sorununun hemen çözülmesine yardımcı olur, böylece yeni işe başlayan kişinin ilk günleri anlamlı ve üretken hale gelir.

3. Bir personel rehberi sağlayın

İşe yeni başlayan kişiye şirket çalışanlarının bir listesini vermek, iş arkadaşlarına aşina olmasına ve kendisini daha rahat hissetmesine yardımcı olacaktır. Tabii ki bu listeyi yazıcıdan çıktı alıp A4 ile vermenizden bahsetmiyoruz, bunu online olarak sunmanız daha verimli bir çözüm olacaktır. Online, güncel çalışan listesinin olduğu ve unvanlarının listelendiği bir platform kullanmanız uygun bir seçenek olabilir. Bu aynı zamanda işe yeni başlayan kişinin soruları doğru insanlara yönlendirmesine de yardımcı olacaktır.

4. İlk gün evrağını basitleştirin

İlk gün formaliteleri, üst üste binen evraklardan oluşan bir dağ ile uğraşırken sıkıcı olabilirler. Bu değerli zamanı sayfalarca evraklarla harcamak yerine, çalışanınızın evrakları elektronik ortamda imzalamasını sağlayın. Bu sadece zaman tasarrufu sağlamakla kalmayıp, aynı zamanda gelecekte ihtiyaç olması durumunda gerekli tüm belgeleri tek bir yerde güvende tutar. Ya da daha iyisi, işe başlangıç tarihinden önce bunları yapın!

5. İyi bir oryantasyon programı sunun

Yeni bir işe başlamanın çoğu yönü stresli olsa da, muhtemelen bunların en streslisi yeni iş sorumluluklarının yerine getirilmesidir. Net ve kapsamlı bir oryantasyon programı ile yeni çalışanınızın ilk iş günü kaygılarını ortadan kaldırabilir, yapılması gereken işler için onu hazır hissettirerek motive edebilirsiniz.

6. Mentor atayın

Yeni çalışanınızın ilk gününde, onu bir yakın çalışma arkadaşıyla veya müdürüyle tanıştırın; bu yeni çalışanınızın daha rahat hissetmesine ve soru sormaya teşvik etmenize yardımcı olacaktır. Bu sorular “Bu görevi nasıl tamamlarım?” gibi daha büyük sorular ya da “Bu civarda öğle yemeği için en iyi yer neresi?” gibi daha küçük sorular olabilir. Bir akıl hocası, çalışanın şirket kültürüne daha hızlı adapte olmasına yardımcı olabilir.

7. Etkinlik planlayın

Tüm çalışanların dahil olduğu bir etkinlik oluşturmak, yeni çalışanın ilk gününde iyi hissetmesini sağlayacaktır. İş yerinde takım aktiviteleri oluşturmak için birkaç öneri:

• Herkesin dahil olduğu bir öğlen yemeği organize edin
• Ekibin bir arada olabileceği bir kahve etkinliği oluşturun
• Haftanın son çalışma gününde happy-hour düzenleyin

Bu gibi etkinlikler, şirket çalışanlarınızın gündelik yaşamda birbirlerini tanıma fırsatı sağlayarak hem yeni hem de mevcut çalışanların aralarında güçlü ilişkiler oluşturmasına yardımcı olur.

8. Hoş geldin hediyesi verin

Herkes hediye almayı sever, bu yüzden yeni işe başlayan kişilere hoş geldiniz demek için aşağıdakileri de içeren hediyeler verebilirsiniz:

• Şirketin tarzını yansıtan t-shirt veya kahve kupaları
• Kalem veya defter gibi ofis araçları
• Ofis çevresinde en iyi öğle yemeği yerlerini gösteren bir harita

9. Her şeyin yolunda gittiğinden emin olun

İlk birkaç hafta boyunca her şeyin yolunda gittiğinden emin olmanız gerekir. Her haftanın son iş gününde, yeni işe başlayan kişiye önemli soruları sorma şansını verdiğinizden emin olun. Sürekli olarak soruları cevaplamak sizin için bunaltıcı olabilir, ancak yeni işe başlamış kişiyle sürekli temasa geçmek, çalışanın kendini desteklenmiş ve ortama alışmış hissettirir.

10. Heyecanınızı gösterin

Yeni işe başlayacak olan kişiyle çalışma konusunda hevesli olduğunuzdan emin olun. Onunla çalışmak için sabırsızlandığınızı bilmesini sağlayın. Bir çalışanın ilk iş gününde bile, heyecanınızı ona göstermenin pek çok yolu var.

Kaynakça

‍Zenefits