September 16, 2024
İK departmanları, iş yerlerinin en değerli varlığını yönetme görevini üstleniyor yani çalışanları. İK profesyonelleri her gün işe alımdan onboarding'e maaş işlemlerinden yan haklar yönetimine kadar birçok çalışan verisini jonglör gibi idare ediyor.
Tüm bu İK operasyonlarının yarattığı dosya yığınları ve manuel yönetim hataları ise bize geçmişten gelen “kağıt” alışkanlığının sonuna geldiğimizi gösteriyor.
Modern iş dünyasında manuel İK yönetiminin yarattığı yüksek maliyetler, gereksiz gecikmeler, hataya açıklık ve verimsizlik artık şirketler için kabul edilebilir değil. İşte tam da burada kağıtsız İK devreye giriyor. İnsan kaynakları yönetiminde geleneksel kağıt tabanlı süreçleri ve manuel idari görevleri ortadan kaldırmak için teknoloji ve otomasyonu kullanan bu yaklaşım İK departmanlarına daha hızlı, doğru ve güvenli bir şekilde çalışma imkanı tanıyarak alışkanlıkları yıkmaya oynuyor.
Her verinin tek kişi tarafından manuel olarak girilmesi, depolanması, güncellenmesi gibi eski yöntemler İK profesyonellerine günümüz rekabetçi iş dünyasında sadece vakit kaybettiriyor. Otomatize edilmemiş her işlem ise İK departmanlarının aslında odaklanması gereken yetenek yönetimi, çalışan bağlılığı, İK analitiği ve eğitim gibi daha stratejik konuların önünde büyük bir engel oluşturuyor.
“İK profesyonelleri haftada ortalama 14 saatlerini veri girişi ve kağıt işleri gibi idari görevlere harcıyor.” - (Society for Human Resource Management, 2023)
Kağıtsız İK ise geleneksel kağıt tabanlı yöntemlere kıyasla önemli ölçüde daha hızlı bir çözüm sunuyor. Dosyalarla dolu bir ofis odasından dijital depolamaya geçiş; her sorulan soruda ya da kontrol edilmesi gereken bilgide zaman alıcı manuel görevleri ortadan kaldırarak bilgiye hızlı erişim sağlıyor. İşe alımdan maaş ödemelerine kadar her süreçte var olan veri girişi önemli ölçüde azalıyor.
Bunun yanı sıra elektronik imza çözümleri ve yazılımlarda kurgulayabildiğiniz onay akışları, fiziksel belge dolaşımıyla ilgili gecikmeleri ortadan kaldırıyor. Tüm bu süreçlerdeki dijital iletişim ve otomasyonun hızı, verimliliği artırarak kağıtsız İK'nın, geleneksel yöntemlere kıyasla önemli ölçüde daha çevik bir yaklaşım olduğunu gösteriyor.
“İK profesyonelleri, tekrarlayan görevlerin otomasyonuyla %60’a zaman tasarrufu sağlanabiliyor.” - (Zipdo, 2024)
Hız avantajının yanı sıra kağıtsız İK, manuel veri girişi ve kağıt belgelerle ilgili potansiyel hata kaynaklarını ortadan kaldırıyor. Onay süreçlerinde yaşanan karışıklıklar, manuel veri girişi gerektirdiği için uzun süre güncellenmeyen çalışan bilgileri, maaş ödemelerinde yanlışlıkla fazladan yazılmış bir “0” gibi karışıklıkların ve insan kaynaklı hataların önüne geçerek iş süreçlerini daha tutarlı ve standart hale getiriyor.
Ve son olarak güvenlik avantajı. Ne yazık ki hiçbir eski yöntem modern veri koruma standartları ve yönetmeliklerle uyumlu değil. Geleneksel kağıt depolama yöntemlerine bağlı olarak ortaya çıkabilecek fiziksel kayıp, hasar veya hırsızlık gibi durumların önüne geçmekse neredeyse imkansız.
Ancak kağıtsız İK güvenli bulut tabanlı platformlar sayesinde İK verilerine erişimi gelişmiş şifreleme ve kimlik doğrulama önlemleriyle koruyarak yüksek veri güvenliği sağlıyor. Dijitalde de böyle şeyler oluyor diyebilirsiniz fakat otomatik yedekleme sistemleri, beklenmedik olaylarda veri kaybına karşı koruma sağlayarak veri güvenliğini artırıyor. Elektronik imzalar ve dijital onay süreçleri ise yetkisiz erişim veya müdahale olasılığını en aza indiriyor.
Sonuç olarak kağıtsız İK’nın beraberinde getirdiği dijital çözümler insan kaynakları departmanlarının işleyişini dönüştürüyor. Bu bahsettiğimiz uygulamalar da günümüz iş dünyasının hızına yetişiyor, peki ya siz?
“Sürdürülebilirlik” konusu İKahve’nin 7. sayısı ile sizinle buluşuyor. Kağıtsız İK yazımız ve çok daha fazlası kütüphanenizin ayrılmaz parçası İKahve’de şimdi sizi bekliyor. Alanında uzman profesyonellerin sürdürülebilirlik konusunu farklı perspektiflerden ele aldığı bu sayıyı kaçırmayın! Dergimizi adresinize ücretsiz talep etmek için tıklayın.
Kaynakça
Hiçbir kurulum ve kredi kartı gerektirmeden kullanmaya başlayın.
ÜCRETSİZ DENEYİNHiçbir kurulum ve kredi kartı gerektirmeden, personel yönetim yazılımını hemen 15 gün boyunca ücretsiz deneyin.
.avif)
.svg){kind=small}