Bilişim sektörünün insan kaynaklarına katkıları

Her geçen gün gelişen bilişim teknolojileri hayatımızda daha fazla yer bulmaya devam ediyor. Günlük hayatın yanı sıra iş yaşamında da kullanım alanı giderek artan bilişim teknolojilerinden en fazla faydalanılan alanlardan biri de insan kaynakları. Nitekim teknoloji hayatımızın her yönünü değiştirirken insan kaynakları üzerinde de büyük bir etkisi olması şaşırtıcı değil. Günümüzde şirketler yeni adayları çekmek ve işe almak, en iyi performans gösteren çalışanları daha fazla elde tutmak ve işyeri yönetimi ve idaresinde destek sağlamak için en son insan kaynakları teknolojilerinden yararlanıyor.

Bu yazıda, bilişim teknolojilerini insan kaynaklarındaki rolünü, insan kaynakları teknolojisinin türlerini ve bu teknolojiyi kullanmanın faydalarını ele aldık.

Bilişim teknolojilerinin insan kaynaklarındaki yeri

Teknolojik yenilikler ve artan iş gücü verimliliği uzun yıllardır bir arada ilerliyor. Ancak son yıllardaki önemli gelişmeler, şirketlerin ekiplerini daha iyi yönetmelerine ve aynı zamanda masrafları ve idari hataları azaltırken maksimum üretkenlik elde etmelerine olanak sağladı. Çalışanlarla iletişim kurma, kurumsal dosyaları saklama ve çalışan performansını değerlendirme şekillerini de değiştirdi.

Şirketler kendi ihtiyaçları doğrultusunda doğru insan kaynakları uygulamaları kullandığında bunun büyük faydaları var. Dolayısıyla doğru teknolojiye sahip olmak insan kaynakları yönetimine daha verimli, ekonomik ve basitleştirilmiş bir süreç sağlar. İnsan kaynakları için teknolojiyi benimsemek zaman kısıtlamaları, çalışan yönetimi zorlukları veya dosyalama yükümlülükleri gibi idari işlerin verimli bir şekilde üstesinden gelmenin etkili bir yoludur. Günümüzün teknolojisi insan kaynakları profesyonellerine akıcı iletişim sağlayarak çalışanlarla bağlantıda kalma olanağı verir. Aynı zamanda gerçek bilgilere dayalı verileri toplayarak değerli bilgiler edinme fırsatı da sağlar.

İnsan kaynaklarında kullanılan teknoloji türleri

Çoğu alanda olduğu gibi insan kaynaklarında da pek çok teknoloji türü kullanılıyor. Bunlardan belli başlıları şunlar:

• İnsan sermayesi yönetimi

İnsan sermayesi yönetimi (Human capital management, HCM); bir şirketin en değerli varlığı olan çalışanlarını yönetmek için benimsediği kapsamlı yaklaşımı tanımlar. Bu yaklaşım insan kaynakları ile ilgili çok çeşitli faaliyetleri ele almak için ihtiyaç duyulan hem stratejik hem de teknolojik unsurları ifade eder. Uygun insan sermayesi yönetimi planları, şirketlerin iş gücü üretkenliklerini stratejik olarak yönetmelerine yardımcı olur. İnsan sermayesi varlıklarını maksimum verimlilikle kullanmak isteyen şirketler için bu strateji esastır.

• İnsan kaynakları bilgi sistemi ve insan kaynakları yönetim sistemi

İnsan kaynakları bilgi sistemi (Human resource information system, HRIS) ve insan kaynakları yönetim sistemi (Human resource management system, HRMS), insan kaynakları işlevlerinde kullanılan teknolojik sistemleri temsil etmek için sıklıkla birbirinin yerine kullanılır. Temel insan kaynakları teknoloji sistemleri uzun süredir bu iki sistemin etiketleri altında sunulmaktadır. Ancak insan sermayesi yönetimi son yıllarda her iki terimi de değiştirmeye başlamıştır. Her iki sistem de teknolojik çözümleri tanımlar, ancak daha geniş stratejik planlama veya yönetim anlayışlarına bağlanmaz.

Bilişim teknolojilerini kullanmanın yararları

• Verimlilik için planlama ve personel zaman yönetimi

Personelin zamanını planlamak ve yönetmek herhangi bir şirketin temel işlevlerindendir ve etkili verimlilik yönetiminin temel taşları arasında yer alır. Doğru planlama uygulamaları, yöneticilerin personel ihtiyaçlarını tespit etmesine, ardından grup ve bireysel çalışan programlarını hızla yönetmesine olanak tanır.

• Çalışan verilerini analiz etme kolaylığı

Teknolojinin insan kaynaklarına yardımcı olmasının bir başka yolu da çalışan verilerinin verimli bir şekilde analizidir. Geçmişte zorlu bir süreç olan bu işlem artık birkaç tıklamaya indirildi. Kolay İK gibi çalışan performansını hedef bazlı, yetenek bazlı veya 360 derece değerlendirme ile takip edebilen uygulamalar bu prosedürü daha basit, daha verimli, aynı zamanda daha az zaman alıcı hale getirdi. Ancak yine de insan yargısı ya da yorumu gerektiren bazı konuların olduğu da göz ardı edilmemelidir. Teknoloji yalnızca insan kaynakları işlevselliğini ve verimliliğini artıracak ve tamamlayacak bir araçtır.

• Strateji oluşturmak için daha fazla zaman

Kabul etmek gerekir ki kağıt üzerinde işlemler yapmak veya farklı sistemler arasında bilgi aktarmak daha uzun sürer. Özellikle insan kaynakları ekibinizin veri girmek veya manuel süreçlerin neden olduğu hataları düzeltmek için kaç saat harcadığını düşündüğünüzde zamanın paraya eşit olduğunu görebilirsiniz. Doğru insan kaynakları teknolojisi insan kaynakları ekibinizi birçok veri girişinden ve idari görevlerden kurtarabilir. Bu şekilde karmaşık İK süreçlerine harcadığınız vakit yerine, örneğin büyüyen iş gücünüz için planlama yapabilir veya yöneticilerin en iyi yetenekleri belirleyip elde tutmalarına yardımcı olabilirsiniz.

• İşe alımda kolaylık

İnsan kaynakları departmanında çalışan herkes işe alım sürecinin ne kadar yorucu ve zaman alıcı olduğunun farkındadır. İnsan kaynakları departmanının artık yüzlerce e-postayı gözden geçirmesine ve bunları düzenlemesine gerek yok. Bunları saniyeler içinde sıralamak için teknolojiyi kullanabilirler.

Neyse ki yapay zeka teknolojisi bu süreci daha kolay hale getirdi. Şirketlerin bir adayın özgeçmişindeki becerileri tespit eden otomatik tarayıcılara sahip olması işe alımın ilk aşamalarındaki karar verme sürecini son derece kolaylaştırdı. Kullanacağınız teknoloji size, bir pozisyon açıldığında arayabileceğiniz nitelikli özgeçmişlerden oluşan bir veri tabanı oluşturma imkanı verebilir. Yöneticileriniz görüşmeleri düzenlemek, görüşmelerden sonra geri bildirimleri almak ve adayları sıralamak için bu yazılıma güvenebilir. İşe alım süreçlerine yardımcı olacak araçlara güvenen şirketler, daha etkili işe alımlar gerçekleştirerek ihtiyaçlarına daha uygun bir iş gücü oluşturabilir.

• Kişiselleştirilmiş bildirimler

Organizasyonunuz içinde kurulan dikey iletişimler, iş akışınızın kesintisiz devam edebilmesi adına kritik önem taşır. Bu yüzden şirketinizin çalışanlarınızla doğrudan ve kısa sürede iletişim kuracak bir kanala ihtiyacı doğar. Doğru teknolojik çözüm, şirketinizin belirli ihtiyaçlar için kişiselleştirilmiş bildirimler oluşturmasına olanak tanır. İnsan kaynakları teknolojiniz ne kadar kişiselleştirilirse ekibinizin faaliyetlerini o kadar etkili bir şekilde izleyebilir, kurduğunuz etkili dikey iletişim ağı sayesinde organizasyonel kopuklukların önüne geçebilirsiniz.

İnsan kaynakları süreçlerinizi dijitalleştirmeye başlayın

İster küçük ister orta ister büyük bir işletmeye sahip olun. Sizi için en değerli şey, genellikle bulunması en zor olan zamandır. Soru şu ki, parmaklarınızın ucunda teknolojik çözümler varken neden zamanınızı idari işlere harcıyorsunuz?

Kolay İK ile size zaman ve verimlilik kazandıracak pek çok insan kaynakları teknolojisinden faydalanabilirsiniz. Kolay İK ile izin, fazla mesai, performans değerlendirme ve maaş gibi tüm personel verilerinizin takip ve yönetimini yapabilir, kolayca hedef veya yetenek değerlendirme raporları oluşturabilir, şirket giderlerini takip edebilir, şirket eğitimlerinizi kontrol edebilir, dosya paylaşımı ve 360 derece değerlendirme ile organizasyonunuz içinde etkili bir iletişim ve geribildirim ağı kurabilirsiniz. Şimdi Kolay İK’yı 15 gün ücretsiz deneyin, tüm bu İK çözümlerinin ve çok daha fazlasının farkını deneyimleme fırsatını yakalayın!

Kaynakça

• https://www.paychex.com/articles/hcm/benefits-of-hr-technology
• https://searchhrsoftware.techtarget.com/definition/HR-technology
• https://www.hrtechnologist.com/articles/digital-transformation/how-is-human-resources-evolving-with-technology/
• https://www.insperity.com/blog/choosing-hr-technology