İnsan kaynakları bilgi sistemi (HRIS) nedir?

Zaman alan süreçler, karışık tablolar ve durdurulamaz kağıt masrafı; tüm bunlar, İK’nın dönüşümüyle tarih oluyor, nasıl mı? Dijitalleşerek! Tüm iş akışlarının otomatikleştiği, hatanın minimuma indirildiği ve çalışan odaklı katma değerli işlerin esas alındığı bu dönemde, bir insan kaynakları bilgi yönetim sistemi yeni HRIS kullanmak 21. yüzyıl rekabet ortamında son derece önemli. HRIS ne demek, ne gibi yararları var ve neden İK süreçlerini dijitalleştirmeliyim diyorsanız, yazımızı okumaya devam edin.

İnsan Kaynakları Bilgi Yönetim Sistemi (HRIS) nedir?

HRIS, İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi veya İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi demektir. HRIS, İK süreçlerinde çalışan verilerinin tek bir platform üzerinden toplanmasına, tutulmasına, düzenlenmesine ve raporlanmasına yardımcı olan bir yazılım sistemi. Bu sistem, sürekli tekrarlanan İK süreçlerini otomatikleştirerek, süreçlerin kolay bir şekilde uygulanmasına yardımcı olurken, yetenekleri elde tutma ve çalışan stratejilerine de odaklanmayı sağlar.

Günümüz koşullarında, birçok şirket iş değerini ve verimliliği artırmak amacıyla İK yönetim sistemi bulut yazılımları kullanmayı tercih ediyor. Dijital dönüşüme entegre olarak tüm süreçlerini optimize eden şirketler, kendi iş yapış süreçlerini ve operasyonlarının çok ötesinde başarılı bir İK sürecini kurguluyor.

Peki bir HRIS hangi uygulamaları içeriyor: 

• Özlük dosyaları tutma ve takibi
• Çalışan yaşam döngüsü değişiklikleri
• İzin ve tatil takibi
• Eğitim ve geliştirme
• İşe alım ve onboarding
• Ücret yönetimi
• Performans değerlendirme

Şirket içerisinde kullanacağınız bir yazılım özelleştirilebilir olup, teknik alt yapı ve şirket politikalarına kolayca uyum sağlayarak, birçok masrafı da en aza indirmiş olur. Kolay kurulumu ve kullanımı sayesinde, yöneticisinden İK profesyonelleri ve çalışanlara kadar herkesin bu sürece dahil olmasını sağlar.

İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi (HRIS) ne işe yarar? 

Bir insan kaynakları bilgi sistemi (HRIS), şirketlerin temel İK süreçlerini kolayca yönetmesine yardımcı olur demiştik. Aynı zamanda gerçek zamanlı bir veri modeli ve otomatikleştirilmiş süreçlerle İK uzmanları, yöneticiler ve çalışanlar tüm verilere anında ulaşabilir, düzenleyebilir ve raporlayabilir. Böylelikle, çalışan veri yönetimi çalışmalarını da düzene sokarak, İK'cıların zamandan tasarruf etmesine yardımcı olur. 

Zamandan tasarruf ve düşük maliyetler

İK süreçlerinizi modernize etmeniz durumunda, tekrarlayan görevleri otomatikleştirmiş olur ve İK ekibinizin harcadığı yorucu ve uzun zamanı da geri kazanmış olursunuz. Tasarruf edeceğiniz tek şey, sadece zaman değil. Saklamanız gereken birçok veri için yapılan kağıt harcamaları, büyük dosyalar ve yer kaplayan dolapları bir düşünün. Tüm bunlara elveda demeniz için dijitalleşmek, son derece yeterli bir sebep. 

Uzaktan çalışan deneyimi ve güçlü şirket kültürü

HRIS sistemi sayesinde sorunsuz bir işe alım ve adaptasyon süreci, adaylara ve çalışanlara şirketiniz hakkında iyi bir izlenim verir. Özellikle uzaktan veya hibrit çalışma ortamında çalışanların da dahil olduğu ve kolayca kullanıldığı bir sistem, yaşam döngüleri boyunca çalışan deneyimini geliştirir. Çalışanların ekip arkadaşları hakkında bilgilere erişebilmesi ile daha etkin bir şekilde iletişim kurularak şirket kültürünün kuvvetlenmesine yardımcı olur. Ayrıca çalışan bağlılığı ve memnuniyet anketleri hizmetleri sunan HRIS kullanımı ile ekibiniz arasında düzenli geri bildirimleri teşvik edebilir, onların memnuniyeti için doğru stratejileri de oluşturabilirsiniz.

Kişisel veriler güvende 

İK departmanı, şirket içerisindeki her bir kişi için çok sayıda veriye ihtiyaç duyar; adres ve iletişim bilgileri, sosyal güvenlik numaraları, banka bilgileri ve dahası. Geleneksel yöntemlerle bu bilgileri toplamak ve saklamak, riskli bir durum yaratabilir. Bilgiler kolayca kaybolabilir ve daha kötüsü yetkili olmayan kişilere ulaşabilir. Bu nedenle güvenilebilir bir HRIS bulut yazılımı kullanmak, tüm veri riskini en aza indirgeyerek çalışanların kişisel bilgilerini de korumanıza neden olur. Ayrıca, kullanıcı erişebilirliği üzerinde daha fazla kontrole, yedeklenmeye erişime, güvenlik ve uyumluluğu da kolayca takip etmenize yardımcı olur. 

Ölçümlenebilir veriler, doğru stratejiler

Ölçümlenebilir her şey, başarılı İK stratejiler için yol göstericidir. Bu nedenle daha akıllı ve başarılı kararlar almak için HRIS, verileri kolay analiz etmenizi sağlar. Çalışan elde tutma oranları, yetenek yönetimi, ücret yönetimi, çalışan performansı ve bağlılığı konusunda ölçümlenebilir raporlar almanızı sağlar. Bir HRIS bulut yazılımı, adil bir şirket kültürü oluşturmak, daha verimli ve başarılı bir sonuçlar almak adına yardımcı bir hizmet sunar.

HRMS, HCM ve HRIS arasındaki farklar

HRMS, HCM ve HRIS platformları arasındaki farklar hakkında birçok görüş var. Bu görüşler bir de bu kısaltmaları oluşturan harflerle birleşince işler kafa karıştırıcı bir noktaya gelebiliyor. İnsan kaynakları yönetiminde bu kafa karışıklığını yaşamamanız için terimlerin genel kullanımlarını sizler için özetledik.

HRIS ve HRMS

HRIS ve HRMS sistemleri arasındaki kritik fark, sağladıkları çözümlerdir. HRIS bordro ve vardiya gibi çözümler sağlarken, HRMS performans yönetimi ve raporlama gibi işlevler sunarak bu çözümü genişletir.

HRIS, daha basit İK ihtiyaçları olan küçük şirketler için idealdir. Ancak hızla büyüyen ve İK yönetimini geliştirmek isteyen bir şirket, İK iş akışlarını basitleştiren ve işlem yapılabilir veriler sunan kullanıcı dostu bir HRMS'den yararlanabilir.

Bu noktada şunu söylememizde de fayda var ilk zamanlarda bordro ve vardiya gibi sorunları çözen HRIS günümüzde İK uygulamalarının gelişmesi ve katma değer arayışı nedeniyle kendini ve tanımını genişleterek HRMS çözümlerini de sunmaya başladı.

HRMS ve HCM

HCM ve HRMS teknolojisi arasında da farklılıklar vardır.

• HRMS, işe alım yönetimi ve performans analitiği gibi daha karmaşık ve genişletilmiş İK eylemlerini, kullanımı kolay, görevleri hızlandıran ve üretkenliği artıran yazılım biçiminde destekler.
• HCM ise tüm HRIS araçlarını kapsayan daha geniş bir yönetim platformudur. Çoğu zaman HRIS veya HRMS'den bile daha karmaşık özellikler sunar.

İşlevlerinin derinliği nedeniyle HCM, bir kuruluşun insan sermayesine yönelik stratejik bir yaklaşım olarak da görülebilir. İnsan sermayesi yönetimi teknolojisi, günlük İK operasyonlarını ve çalışan yaşam döngüsünü yönetmek için çeşitli özellikleri bir araya getirir.

HRIS ve HCM

HCM ve HRIS çözümleri arasındaki temel fark, bir HCM paketinin tüm HRIS süreçlerini ve sistemlerini kapsamasıdır. HCM, tüm HRIS alt süreçlerini yönetmenin yanı sıra aşağıdaki işlevleri de yerine getirir:

• Katılım
• Performans Yönetimi
• Konum eşleme
• Kıyaslama maaş ve yan haklar
• Küresel uyumluluk
• İK analitiği

Gördüğünüz gibi HRIS, HRMS ve HCM yazılımları arasında genel tanımlara göre farklar var ancak en temelde HRIS, HRMS ve HCM'nin tümü, işe alım, istihdam, oryantasyon, eğitim ve gelişim, bordro, yan haklar, performans yönetimi ve diğer işgücü endişeleri gibi İK yönetimi konularıyla ilgilenir. Bu nedenle, üç sistem genellikle özellikleri ve işlevleri bakımından örtüşür. Her bir sistemin iş gereksinimlerinize potansiyel olarak nasıl uyabileceğini anlamak için sistemin sunduğu çözümleri detaylıca araştırmak gerekir.

Kimler kullanabilir?

İyi entegre edilmiş bir HRIS, iş geliştirmelerinde ve operasyonlarında başarı elde etmenizi sağlar. Her ölçekten şirket için kaliteli bir HRIS doğru uygulandığında gelecek hedeflerinize daha hızlı ve verimli bir şekilde ulaşmanıza katkı sağlar. Kendinize en uygun çok amaçlı sistemi arıyorsanız, Kolay İK hakkında bilgi almak için linke tıklayarak randevu talebi oluşturun.

‍

Kaynakça:

• https://www.omnipresent.com/resources/what-is-hris-your-ultimate-guide-to-human-resource-information-systems
• https://www.sap.com/turkey/insights/what-is-hris.html