İK için en iyi yazılım çözümü hangisi? SaaS mı, ERP mi?

Dijitalleşen İK süreçleri operasyonel verimliliği artırmanın yanı sıra çalışan deneyimini iyileştirmekten stratejik karar alma süreçlerini desteklemeye kadar pek çok alanda şirketlere katkı sağlıyor. 

Ancak dijitalleşme yolculuğunda kullanılacak yazılımı seçmek yalnızca bir teknoloji tercihi değil; bütçeyi, ekiplerin iş yükünü ve uzun vadeli işleyişi doğrudan etkileyen stratejik bir karar. Çünkü bu karar bordrodan işe alıma, raporlamadan çalışan deneyimine kadar birçok süreci belirli bir sistemle yürütmek anlamına geliyor.

Uygun olmayan bir yazılım seçimi kaynak israfına (zaman, bütçe, insan) neden olan, günlük işleri zorlaştıran ve İK ekiplerinin hareket alanını kısıtlayan bir yapıya dönüşebilir. Bu yüzden önce ihtiyaçlarınızı netleştirmeniz ardından bu ihtiyaçlara gerçekten karşılık verebilecek bir sistemle ilerlemeniz oldukça önemli.

Şirketlerin %41’i İK teknolojilerine yaptıkları harcamayı artırmayı planlıyor. 2025 yılına kadar iş uygulamalarının %85’inin SaaS tabanlı olması bekleniyor. Bulut tabanlı çözümler çoğu kurum için standart haline geliyor.

İhtiyaçlarını netleştirmiş ama hala ERP mi yoksa SaaS tabanlı bir çözüm mü daha doğru olur diye düşünenler için rehber niteliğinde bir yazı hazırladık. Hazırsanız başlayalım.

ERP tabanlı İK modülleri

ERP sistemleri, farklı departmanlardaki iş süreçlerini merkezi bir yapıda birleştirmek amacıyla geliştirilmiş kurumsal yazılımlardır. Muhasebeden tedarik zincirine, envanterden satış yönetimine kadar birçok alanı tek bir çatı altında toplar.

Bu sistemler her ne kadar tüm iş süreçlerini merkezi bir yapıda toplamak için geliştirilmiş olsa da öncelikleri genellikle finansal ve operasyonel alanlardır. İnsan kaynakları süreçleri çoğu zaman ilk tasarımda yer almaz, sonradan eklenen modüllerle sisteme entegre edilir. Bu nedenle İK’nın kendine özgü ihtiyaçları genellikle geri planda kalır.

Kullanıcı deneyimi, modüler yapı ve çeviklik gibi konularda ERP’ler, SaaS çözümlere kıyasla daha sınırlı olanaklar sunar. Sistemde yapılacak küçük bir değişiklik bile genellikle IT desteği ya da dış danışmanlık gerektirir. Bu durum hem süreci yavaşlatır hem de maliyetleri artırır. Güncellemeler, yama ve bakım işlemleri de şirket içi teknik ekiplerin sorumluluğundadır. Sonuç olarak İK departmanları IT’ye bağımlılık, teknik sınırlamalar ve bekleme süreleriyle karşı karşıya kalır.

ERP sistemlerinin avantajları

✅ Operasyonların merkezileşmesi: ERP yazılımları tüm iş süreçlerinizi tek bir sistemde toplar. Veriler sistemler arasında otomatik olarak akar. 

✅ Gerçek zamanlı içgörüler: ERP sistemleri işinizle ilgili anlık bilgiler sunar. Verilerin tek bir sistemde toplanması sayesinde temel raporlara kolayca ulaşabilirsiniz.

✅ Ölçeklenebilirlik ve büyüme: ERP sistemleri ihtiyaç duyulan geliştirmeler için gerekli yatırımlar yapıldıkça şirketinizle birlikte büyüyebilir.

ERP sistemlerinin dezavantajları

❌ Yüksek başlangıç maliyeti: Bu sistemler genellikle yüksek lisans ücretleri, uygulama maliyetleri ve eğitim giderleri gibi önemli bir ilk yatırım gerektirir.

❌ Karmaşıklık: ERP sistemlerinin kurulumu oldukça zahmetlidir. Zaman, bütçe ve uzmanlık gerektirir. Sistemin şirketinize özel hale gelmesi için ek geliştirme ve kurulum süreçleri gerekebilir. Bunun yanı sıra, özellikle insan kaynakları departmanı ve çalışanlar için sistemin etkin kullanılabilmesi adına kapsamlı eğitimler düzenlenmesi gerekir.

ERP sistemlerinin uygulanmasında en büyük engellerden biri çalışanların değişime karşı gösterdiği direnç. McKinsey & Company'nin araştırmasına göre değişim girişimlerinin %70'i çalışan direnci nedeniyle başarısız oluyor.

❌ Gereğinden fazla özellik: ERP sistemleri çoğu zaman ihtiyaç duymadığınız modüllerle birlikte gelir. Bu da sistemi gereksiz yere karmaşıklaştırabilir ve ek maliyetlere neden olabilir. 

Karar vermenize yardımcı olacak detaylı karşılaştırma için yazının altındaki SaaS ve ERP kıyas tablosuna göz atabilirsiniz.

💡İlginizi çekebilir: ERP nedir? ERP, HRIS ve HCM arasındaki farklar

SaaS İK yazılımları

SaaS (Software as a Service) modeliyle sunulan İK yazılımları, bulut tabanlı çalışan ve insan kaynakları süreçlerine özel olarak geliştirilmiş sistemlerdir. Bu yazılımlar şirketlere ihtiyaç duydukları modülleri seçerek yazılımı kendi yapılarına uygun şekilde kullanma esnekliği sunar.

Kurulum süreci oldukça kısadır. Sistem genelde birkaç gün içinde hazır olur ve kullanılmaya başlanır. Güncellemeler, bakım ve destek hizmetleri doğrudan yazılım sağlayıcısı tarafından sağlandığı için IT ekiplerine olan bağımlılık en aza iner. Bu sayede İK ekipleri teknik konularla uğraşmak yerine çalışan deneyimi, strateji ve veri analitiği gibi daha değerli alanlara odaklanabilir.

SaaS çözümleri kullanıcı deneyimi açısından da güçlü bir alternatiftir. Modern ve anlaşılır arayüzleri sayesinde hem İK ekipleri hem de çalışanlar sistemi rahatlıkla kullanabilir. Mobil uygulama desteğiyle her yerden erişim imkanı sunan bu sistemler İK operasyonlarının daha hızlı ve kesintisiz ilerlemesini sağlar.

SaaS İK yazılımlarının avantajları

📌 Uzman görüşü: Çağlar Yalı - Kolay İK, CEO 

Kolay İK’nın kurucu ekibi olarak biz de bir “SaaS İK ürünü” geliştiriyoruz. Bu modeli tercih etmemizin çok temel bir nedeni var: Binlerce şirketin İK ekiplerinin aynı ürünü kullanması, geri bildirim vermesi ve bu geri bildirimlerle ürünü birlikte geliştirmesi.

Spotify ya da YouTube gibi ürünleri düşünün. Hepimiz yıllar boyunca müzik dinlemek için kaset ya da CD satın alıyorduk. Ancak bu platformlar, müziğe erişimi dönüştürdü. Şimdi aylık ödeme planlarıyla milyonlarca içeriğe tek bir yerden ulaşabiliyoruz. SaaS modelinin özü de tam olarak bu: merkezi, güncel, herkesin katkısıyla gelişen bir yapı. 

✅ SaaS modelinin İK tarafında ne gibi avantajlar sunduğunu biraz daha somut şekilde anlatmam gerekirse:

1. Ürün birkaç gün içinde kullanılmaya başlanabilir. Kurulum, altyapı veya uzun entegrasyon süreçleri gerektirmez.
2. Binlerce kişinin aynı anda kullanabildiği bir sistemin arayüzü anlaşılır, sade ve erişilebilir olmak zorundadır. 
3. Yazılım birkaç haftada bir güncellenir. Yeni kullanıcılar geldikçe ürün gelişir, ekip büyür ve tüm kullanıcılar bu gelişimden faydalanır. 
4. Bir sorun yaşandığında sadece tek bir şirket değil, tüm kullanıcılar etkilenir. Bu da hızlı çözüm baskısı yaratır.
5. Yardım dokümantasyonu ve destek kanalları herkesin ulaşabileceği şekilde yapılandırılır. Örneğin: Kolay İK destek merkezi
6. Entegrasyon, SaaS ürünlerde çok daha kolaydır. Çünkü sistemler stabildir ve teknolojilerini sürekli güncel tutmak zorundadır. Örneğin: Kolay İK API dokümantasyonu
7. Server, bakım, danışmanlık gibi ek giderler yoktur. Ödenen ücretin neredeyse tamamı doğrudan ürünün gelişimine harcanır.
8. Sözleşmeler çoğu zaman tek taraflı ve kolay feshedilebilir. Kullanıcının memnuniyeti, sürekliliğin temelidir.
9. Ürünün kullanımı için teknik bilgi gerekmez. İK ekipleri doğrudan ürünü yönetebilir, çalışanlar rahatlıkla kullanabilir ve IT ekipleri kendi önceliklerine odaklanabilir.
10. Ürün yazılımcısı ayrılsa bile sistemin ilerlemesi devam eder. Dokümantasyon, altyapı ve ekip yapısı bu devamlılığı garanti eder.
11. Danışmanlarla değil, doğrudan ürünün arkasındaki ekiple çalışırsınız.

SaaS İK yazılımlarının dezavantajları

Tabii her modelde olduğu gibi SaaS’ın da sınırlı kaldığı alanlar vardır:

❌ Bir kullanıcı herhangi bir anda “Ben ürünün böyle olmasını istiyorum” diyerek ürünün gelişimini yönlendiremez. Üründe kullanılabilirlik ve ortak akıl esastır.

❌ Sağlıklı ürün, sağlıklı beslenme gibidir. Bazen kullanıcılar fast food isterler hatta bazıları her gün fast food yemek ister. SaaS ürünler araya birkaç bitter çikolata sıkıştırsa da esasen taze fasulye ve brokolidir. Örneğin; SaaS şirketler bir Powerpoint sunum üzerinden 5 sene sonraki hayali anlatmazlar, genelde gerçekler ve gerçek ürün üzerinden sunum yaparlar.

❌ Sözleşmeler, ücretler, destek süreçleri kullanıcı şirket ne kadar büyük olursa olsun standarttır. Bu standart aynı zamanda kaliteyi getirir.

❌ Kullanıcı şirket ürüne sahip olmaz, ürünü kiralar.

SaaS İK yazılımları vs. ERP tabanlı İK modülleri

Karar vermeden önce dikkat edilmesi gerekenler

SaaS İK yazılımları ile ERP tabanlı sistemler arasında karar verirken dikkat edilmesi gereken birkaç temel nokta var. Aşağıdaki başlıklar bu süreci daha net görmenize yardımcı olabilir:

1. İhtiyaçlarınızı netleştirin

Şirketinizin hangi İK süreçlerinde desteğe ihtiyacı var? Bordro, izin yönetimi, performans, işe alım... Eğer ihtiyaçlarınız net ve İK’ya özelse SaaS çözümler bu alanlara odaklanmış hazır modülleriyle sizi hiç bekletmeden hızlıca çözüme ulaştırır. ERP sistemleri çoğunlukla genel bir yapı ile başlar, ihtiyaca göre modüller eklenerek işlevsel hale getirilir.

SaaS İK yazılımları kullanan şirketler verimlilikte %22 artış ve idari işlerde %31 azalma sağladıklarını bildiriyor. Bu sayede şirketler yetenek yönetimi gibi daha stratejik işlere odaklanabiliyor. Örneğin Warwickshire İl Meclisi, ERP sisteminden SaaS İK yazılımına geçtikten sonra 300 saatin üzerinde zaman tasarrufu sağladığını belirtiyor.

2. Büyüme planlarınıza uygun bir çözüm seçin

SaaS yazılımlar esnek yapısıyla ölçeklenmeye çok daha uygundur. Modül ekleyip çıkarabilir, kullanıcı sayınızı kolayca artırabilirsiniz. Yeni ihtiyaçlar doğdukça hızla adapte olabilir. ERP sistemlerinde ise her yeni ihtiyaç, ek geliştirme ve bütçe anlamına gelir.

3. Entegrasyon ihtiyaçlarınızı değerlendirin

İK süreçlerinizin diğer yazılımlarla ne kadar bağlantılı olması gerektiğini düşünün. SaaS yazılımlar genellikle güncel teknoloji altyapıları sayesinde API ve hazır entegrasyonlarla hızlıca bağlantı kurar. ERP sistemlerinde ise bu entegrasyonlar uzun sürebilir, hatta dışarıdan danışmanlık gerektirebilir.

4. Toplam maliyeti sadece başlangıç ücretiyle değerlendirmeyin

SaaS İK yazılımları genellikle abonelik modeliyle çalışır. Sunucu, kurulum, bakım ya da destek gibi kalemler için ayrıca ödeme yapılmaz. ERP sistemlerinde ise lisans ücretine ek olarak kurulum, geliştirme ve danışmanlık gibi kalemler zaman içinde ciddi maliyetler yaratabilir.

5. Destek ve ürün gelişimi sizin için ne kadar önemli?

SaaS yazılımlarda destek hizmeti çoğu zaman anlık ve doğrudandır. Ürünü geliştiren ekipten birebir destek alırsınız. Ayrıca SaaS modelleri tüm kullanıcıların geri bildirimiyle sürekli gelişir. ERP sistemlerinde destek genellikle üçüncü parti danışmanlar aracılığıyla sağlanır ve geliştirme süreçleri daha yavaştır.

Hala kararsız mısınız?

Kolay İK ile işe alımdan bordroya, personel yönetiminden vardiya takibine kadar tüm İK süreçlerinizi tek bir platformda uçtan uca yönetin. Esnek yapısı, kullanıcı dostu arayüzü, hızlı kurulum süreci ve her zaman ulaşabileceğiniz destek ekibiyle İK operasyonlarınızı zahmetsizce yönetmeye başlayın.

Hemen ücretsiz demo talep edin, sizin için en uygun çözümü birlikte bulalım.