İnsan kaynakları departmanı nasıl kurulur?

İş dünyasında başarılı olmak; yalnızca finansal kaynakların doğru yönetimi değil, aynı zamanda insana yapılan yatırımın da doğru planlanmasından geçer. İnsan kaynakları departmanları ise bir şirketin en değerli varlığı olan çalışanlarının gelişimini ve memnuniyetini sağlamak amacıyla kritik rolün ötesinde bir köprü görevi görüyor. 

Peki kaynağı insan olan bu departman kurulurken nelere dikkat edilmeli? 

Kapsamlı değerlendirmeler için mikrofonu MOON HR Kurucu Ortakları Müge Yıldız ve Nilsuhan Güler’e veriyoruz. 

Röportajımızda insan kaynakları yönetiminin ne zaman ve nasıl bir ihtiyaç olarak ortaya çıktığını, bir İK departmanı kurarken dikkat edilmesi gereken temel unsurları ve süreçte sık yapılan hataları ele alacağız. İnsan kaynakları alanındaki uzmanların görüşleri ışığında, bir işverenin ne zaman İK departmanı kurmaya başlaması gerektiği ve bu süreçte hangi adımları izleyerek, nasıl bir yapı oluşturması gerektiği konularına değiniyoruz. O halde başlayalım!

1. İnsan kaynakları departmanı hangi ihtiyaçtan doğar? Bir işveren hangi noktada İK departmanı kurmaya başlamalı?

İnsan, burada sihirli kelimemiz aslında. İnsanla çalıştığınız zaman; bir makineden, koddan ya da veriden farklı olarak daha duyarlı ve gelişime açık bir yaklaşımda olmanız gerekiyor. Organizasyonunuzda yalnızca bir insan olsa dahi, onun adil ve mutlu bir çalışma deneyimi yaşaması için çaba göstermelisiniz. Bu sebeple bize göre insanla çalışılan her yapıda, insan kaynakları departmanı olmazsa olmazlardan bir tanesidir. İnsanın gelişim ve kendini gerçekleştirme ihtiyacı doğuştan var olan olgulardır ve söz konusu departman, çalışanın işe girişinden çıkışına kadar olan süreci profesyonel bir şekilde eksiksiz yönetmektedir. 

Çalışanlarıyla birlikte gelişmeyi hedefleyen, işini geliştirirken hatasız bir insan ve kültür yönetimi gayesinde olan her işveren, kurumundaki çalışan sayısının artmasıyla beraber insan kaynakları departmanını ne kadar erken kurarsa, o kadar faydalı ve verimli bir hamle yapmış olacaktır. Bir işveren, yaptığı işi kendi başına yapmaktan ziyade ekip olarak yapmaya karar verdiği aşamada artık ekibine en sağlıklı çalışma koşullarını sağlayabilecek bir İK departmanına ihtiyaç duyar.

2. Bir şirketin insan kaynakları departmanını sıfırdan kurarken hangi adımlar izlenmeli?

"Departmanın kuruluş aşamasındaki tavsiyemiz, ekip ve ekipman ihtiyaçları belirlenirken İK süreçlerinin kolay ve güvenle yürütüleceği bir yazılımın hazırlığının önceden yapılması yönünde."

Şirketin kısa ve uzun vadeli planlamalarında hedefleri neler olduğunu ve “insan” faktörünün bu hedeflerin neresinde bulunduğunu bilmemiz çok önemli. Kurulması planlanan insan kaynakları departmanının, şirket misyonu ve vizyonuyla paralel olarak, hangi hedefleri gerçekleştireceğini belirlemek gerekli. Bu kısım büyüme ve küçülme hedeflerinize göre işe alım ekibinizden, eğitim ve gelişim ekibinize, yasal sorumlulukları yerine getiren takımınızdan, iletişimi yürüten kişilerinize kadar departmanın tüm personel ve ekipman yatırımının belirleyicisidir. 

Bir stratejik planınız yoksa, şirketin hangi noktalarda insan kaynakları departmanına ihtiyaç duyduğu, organizasyona ne gibi katkılar sağlayacağının tasarısı önemlidir. Özetle bu aşamada, birtakım hedefler mutlaka netleştirilmiş olmalıdır. Örneğin biz, planlama aşamasını henüz tamamlamamış iş ortaklarımızın yol haritasını belirlemeden önce detaylı analizler yapıyor, stratejilerimizle yola çıkıyoruz. 

Bundan 10 yıl önce bu soruyu cevaplamamız gerekseydi aklımıza ilk gelen adım, dokümantasyon adımı olurdu. Çünkü yasal süreçlerin prosedürleri, çalışanların işe alım formları, performans değerlendirme, eğitim, çalışan el kitabı, şirket yönetmelikleri vb. her adımda mutlaka elinizde önceden hazırlanmış bir form, matbu evrak dizileri olması gerekirdi. Ancak günümüzde dijitalleşmenin bizlere sağladığı kolaylıklar göz önünde bulundurulunca bu süreçler şimdi çok daha pratik ve zamandan tasarruf edecek düzeyde hızlı şekilde tamamlanabilmekte. Neyse ki geriye işin keyifli kısmı kalıyor.

Departmanın kuruluş aşamasındaki tavsiyemiz, ekip ve ekipman ihtiyaçları belirlenirken İK süreçlerinin kolay ve güvenle yürütüleceği bir yazılımın hazırlığının da önceden yapılması yönünde. Çünkü kuruluş aşamaları zaten yeterince zorken, İK-yönetim-çalışan arasında olan iş akışını hatasız bir şekilde yürütmek, bunu yaparken de zamanı iyi kullanmak zorlayıcı olabilmekte. Sistemi oturtana kadar yaşanabilecek İK ekibinin sirkülasyonu, iletişim kazaları, öğrenme ve organizasyonun yeni düzene alışma süreci gibi koşulları da göz önünde bulundurursak, insan kaynakları yazılımıyla bu aşamaları yönetmek çok daha akıllıca olacaktır.

3. Departman ilk kurulmaya başlanırken hangi pozisyonlar mutlaka bulunmalı? İnsan kaynakları departmanında çalışacak personelin bilmesi gereken en temel politika ve prosedürler nedir?

Ne yazık ki toplumumuzda ve hatta birçok işverenin zihninde İK departmanı ile ilgili olarak “işe alım yapar, özlük dosyası tutar, işten çıkarılacakları çıkarır, bir de belki arada şirket pikniği yapar” gibi bir algı söz konusu. Ancak mutfağı bilenler, arka planda çok fazla operasyonel işin döndüğü bilir. Bu sebeple de bu yoğunluğu, zaman zaman oluşan kargaşayı, profesyonel ve soğuk kanlı bir şekilde yönetecek, bu işin eğitimini almış bir departman yöneticisi mutlaka olmalıdır. 

Şirketin ölçeğine ve işe alım süreçlerinin yoğunluğuna göre bir işe alım uzmanı da ekibe ayrıca dahil edilebilir. Çünkü uçtan uca işe alım sürecini yönetmek, ciddi süreler gerektirmektedir. Bunların haricinde de günlük iş yoğunluğuna ve organizasyondaki kişi sayısına göre operasyonel işleri yürütebilecek bir uzman da ekibe dahil edilebilir. Şirket eğitim ve gelişim alanına da kaynak ayırır ve ekibi bu şekilde kurarsa, katma değeri çok yüksek geri dönüşler alır. 

İnsan kaynakları ekibi alanına göre gerek güncel çalışmalar gerekse de yasal mevzuat tarafında yeterli donanıma sahip olmalıdır. Bunun dışında İnsan Kaynakları günden güne gelişen ve yenilenen bir alan olduğu için, bir İK uzmanının öğrenme süreci hiçbir zaman bitmeyecektir. Hem alanın yenilikleri, hem de şirketin ihtiyaçları öğrenme sürecinize etki edecektir.

4. İK departmanı kurulurken gerekli kaynaklar ve bütçe nasıl planlanmalı? Burada işverenin dikkat etmesi gereken unsurlar nedir?

“Mutlu çalışan, artan verimlilik.”

Bir insan kaynakları departmanının en hayati 3 kaynağı, ekip, ekibin işini yapabilmesi için gereken araçlar ve hareket alanı sağlayabilecek bir bütçedir. Bu başlıkları detaylandırmak gerekirse;

• İK departmanı kadrosu (kaç kişi çalışacak, kimler hangi pozisyonlarda olacak gibi konular), 

• İK süreçleri için veri toplanabilecek yazılımlar, programlar, abonelikler (işe alımdan, eğitim ve gelişime, İK analitiğinden, çalışan deneyimine çeşitli konularda), 

• Verinin yönetileceği kapsamlı bir veri tabanı, 

• Departmandaki çalışanların eğitimleri, gelişimleri ve motivasyonları için kullanabileceği yıllık bir bütçe şeklinde belirtebiliriz.

Bu maddeler arasında değeri en çok gözden kaçan husus bütçedir. İşverenin burada hatırlaması ve dikkat etmesi gereken en önemli unsur “mutlu çalışan, artan verimlilik” sloganı olmalıdır. Ancak unutmamak lazım ki, organizasyonunuz çalışanlarınız geliştikçe gelişir ve ekibinizdeki çalışanların psikolojik ve fiziksel refahını sağlamak her şeyden önceliklidir.

5. Hangi şirketlere göre İK departmanı farklılıkları yer alır? Küçük, orta ve büyük şirketlerin İK ihtiyaçları ve uygulamaları ne gibi farklılıklar barındırıyor?

Şirketin ölçeğine göre departmanın yapılandırılması değişiklik gösterir. Küçük ölçekli şirketlerde daha esnek, daha gündelik düzenlerde, muhasebe departmanıyla dirsek teması olan bir yapılanma söz konusu olabilmektedir. Orta ölçekli şirketlerdeyse, kuralların ve prosedürlerin çerçevesi daha belirgin ve İK yazılım desteğiyle birçok sürecin yürütüldüğü bir durum görülmektedir. Büyük ölçekli şirketlerdeyse, alt departmanların kurulduğunu, sistemlerin daha detaylı yapılandırıldığını görmeniz mümkündür. 

6. Dijitalleşmeden ne zaman ve nasıl yararlanılmalı?

Günümüzde İK departmanlarının iş kalemlerinin sayısı ve karmaşıklığı giderek artarken her alanda olduğu gibi bizim departmanlarımızda da “veri” çok kıymetli bir hale geliyor. Bu aşamada hem veriyi toplamak, hem saklamak, hem de analiz etmek -çalışan sayısı da arttıkça- önemli ve zor bir iş kalemi oluyor. Basit bir Excel veya profesyonel bir yazılım, tercihiniz ne olursa olsun, ilk günden kayıt tutmak zorundasınız.

Veri güvenliğini, çalışanların sayısını hesaba kattığınızda gelişmiş dijital araçlardan faydalanmak vazgeçilmez hale geliyor. Dijital ve otomatize hale getirdiğiniz her süreç hem daha az sorunla ilerliyor, hem de sizlere karar almak, gelişim alanları ile ilgilenmek için zaman sağlıyor. Dolayısıyla dijitalleşmeye ne kadar emek yatırımı yaparsanız, sonrasında emeğinizin çoğu size kalır :)

7. Tüm bu bilgiler ışığında İK departmanı nasıl kurulmaz? Yeni bir departman kurulurken en sık yapılan hatalar nedir?

İK departmanından ne beklenmesi gerektiğini bilmek ilk ve en önemli adım. Bordro imzalatmak, duyuru yayınlatmak için İK Departmanı kurulmaz. İnsan Kaynakları “kurumsal görünmek için” de kurulmaz. İnsan Kaynakları disiplini tam anlaşılmadan birim oluşturulduğunda, bu alanın şirkete sağlayacağı sayısız faydadan mahrum kalınacağı gibi, bir de yanlış planlamayla yola çıkılıp, yanlış kaynak kullanımları ortaya çıkmaktadır. İK departmanının şirketin genel stratejileriyle uyumlu bir şekilde planlanması, şirketin tüm İnsan Kaynakları konularına etki edecek İK stratejileri belirlenmesi çok önemlidir.  Ayrıca, İK departmanı “kişiler” için de kurulmaz. 

Şirkette görevi değiştirilecek veya referanslı gönderilen birine iş yaratılacak diye İK departmanı oluşturulmaz. İnsan Kaynakları alanı uzun eğitimler ve deneyimler gerektiren bir alandır. İK departmanında görev alacak kişilerin, İK alanında gerekli bilgi ve becerilere sahip olmasına dikkat edilmelidir. Özetle; iyi bir planlama, iyi bir görev-yetki-sorumluluk çalışması, doğru personel seçimi olmadan İK departmanı kurulmamalıdır.