Çalışan izleme araçları çalışan deneyimini nasıl etkiliyor?

Pandemiyle beraber uzaktan çalışmaya geçen şirketler, çalışanlarının iş gücü ve performansını izlemek için birçok çalışan izleme aracı kullanmaya başladı. Gerek bilgisayarların tıklama hareketlerinden gerekse web kameralarından yapılan izlemeler, iş dünyasında birçok paradoksu da beraberinde getirdi. Bazı işverenler bu araçlarla performansın iyileştirmesine yönelik üretkenliği izlediklerini savunurken; çalışanlar ve araştırmacılar tarafında durum, pek olumlu değil. Neden mi?

Bir çalışan olarak mesai saatleriniz içerisinde sürekli izlendiğinizi varsayalım. Ne hissedersiniz? Baskı, gizlilik ihlali veya kontrol edilme hissinden kaynaklanan yüksek sorumluluk. “Olumsuz taraftan bakmaya gerek yok!” derseniz, Microsoft’un çalışan sağlığını iyileştirmek için kullandığı izleme uygulamalarından da örnek verebiliriz pekala. Uzaktan veya hibrit çalışmanın kanıksandığı son 2 yılda, çalışanların izlenmesi iş dünyasında o kadar çok ilgi çekmiş olmalı ki bu programların satışları da fazlasıyla arttı🤔

"Remote çalışanların nasıl izleneceği" konulu çevrimiçi aramalar yüzde 17,5 oranında artarken, masaüstü izleme, tuş vuruşu izleme, video gözetimi, GPS ile konum izleme vb. diğer dijital araçlar aracılığıyla çalışanların faaliyetlerini izleyen sistemlerin satışları tavan yaptı. [1]

Top10VPN’in araştırmasına göre de çalışan izleme yazılımlarına yönelik küresel çapta talep, 2021 sonbaharında yüzde 66 arttı. Yine aynı araştırma gösteriyor ki bu talep pandemi öncesine göre yüzde 54 oranında daha fazla. [2]

Rasyonel veriler de söylüyor ki çalışan izlemenin popülaritesi arttı. Günümüzde dijital iş yerlerinde çalışanları takip etmenin zorlukları malum. Ne yazık ki çalışanların mesai saatlerindeki çalışmalarını doğrudan göremeyen yöneticiler, yetenekli ve başarılı çalışanlarına güvenemiyor. Peki İK liderleri ne düşünüyor?

İK liderlerinin yüzde 95’i uzaktan çalışanların üretkenliğini ve performansını izlemek ve raporlamak için yeni yöntemler uyguladığını ve gelecekte bunun sürdürülmesini planladıklarını söylüyor. - PwC’nin İK teknolojileri kullanımına ilişkin 2022’de yaptığı bir araştırma

Çalışan izleme araçları nedir?

Çalışan izleme araçları, çalışanların tuş ölçülerini izlemek, iş yeri uygulamalarının ve maillerin kullanımını denetlemek ve çalışanların mesai saatleri içerisinde aktif veya boş zamanlarını ölçümlemek için kullanılan yazılım sistemleridir. Şirketler, çalışanların sosyal medyada fazla zaman harcamadığından emin olmak ve görevlerinin başında durduğunu doğrulamak için, çeşitli yöntemlerle izlemek için bu teknolojiyi kullanır.

Çalışan izleme araçları, en bilinen tanımıyla çalışanları izlemek üzere kullanılırken ABD’deki en büyük 10 şirketin yöneticileri, çalışan izleme araçlarıyla yalnızca personellerinin üretkenliğini izlediğini bildirdi. Bahsedilen üretkenliği izlemenin ise 2023 yılına kadar yüzde 70 oranlarına kadar artacağı konusunda bir dolu öngörü bulunuyor.

Gelelim, odaklanmamız gereken en önemli unsura. Bazı işverenler ve İK liderleri tarafından üretkenliği izleme olarak tabir edilen çalışan izleme, gerçekten çalışan deneyimini nasıl etkiliyor? Araştırmalar sonucunda ortaya çıkan farklı görüşler nedeniyle çalışan izleme bir paradoks yaratsa özellikle İK departmanlarının oluşturacağı stratejileri için mercek altına alınması gereken bir konu.

İzleme araçları çalışan deneyimini nasıl etkiliyor?

• Pozitif 👍

Uzmanlar, çalışan izleme yazılımının kullanımı konusunda çoğunlukla pozitif görüşe sahipler. Bu programların, çalışanları şeffaf bir şekilde takip etmesi nedeniyle daha üretken ve verimli çalışmasına neden olacağı konusunda hem fikirdeler. Sürekli izlenmenin, hem üretkenliği arttırma hem de çalışanların izlendikleri hissiyatıyla çalışmaya daha istekleri olacaklarını konusunda oldukça kararlılar.

Forrester'ın baş analisti ve çalışan deneyimi araştırma lideri David Brodeur-Johnson, "İzleme yazılımını kullanmak için iyi ve çok iyi olmayan nedenler var. Bu, bir işveren olarak niyetinizin ne olduğu ve çalışanlarınızın bu amaca güvenip güvenmediği ile ilgili her şeydir. Amacınız yalnızca çalışmayanları bulmak ve onları cezalandırmaksa muhtemelen çalışan motivasyonu ve elde tutma açısından sorunlar yaratacaktır."

Bu yazılımlar, çalışanların davranış analitiğini toplayarak çalışanların üretkenliğini artırmak ve iş akışlarını optimize etmek için tasarlandı. Bireysel çalışan verileri yerine genel faaliyet verilerini, etik ve yasal çerçeve dahilinde toplar ve iş gücünün çıktılarını ölçebilir. Araçlar, çalışanlarının işle ilgili olmayan etkinliklerde ne kadar zaman harcadıklarını veya bilgisayarlarıyla boşa vakit geçirmek için ne kadar zaman harcadıklarını takip etmelerine yardımcı olur.

Disiplin, disiplin, disiplin…

Çalışan izleme araçları, çalışanların mesai saatleri içerisinde işlerini gerçek zamanlı olarak izlemelerine ve görevlerini yerine getirirken takip etmesine olanak tanıyarak katılımı artırır. Bu noktadan bakıldığında tüm çalışanların iş disiplini kazanmalarını sağlayabilir. Her çalışanın işlerinden sorumlu tutulmasına ve verilen her göreve karşı sorumluluklarını artırır.  Bu araçlar, işle ilgili olmayan etkinliklere harcanan süreyi takip eder ve bireylerin iş hesaplarına giriş ve çıkış yaparken belirli görevlere ne kadar zaman harcadıklarını izlemelerine de olanak tanır. Yani, etkili bir zaman yönetimi için de artılar sağlar.

• Negatif 👎

İzleme yazılımından toplanan verileri çalışan deneyimini veya işçi refahını iyileştirmek amacıyla kullanırsanız, daha farklı bir hikaye yaratabilirsiniz. Ancak tüm iyi niyet ve pozitif sonuçlarıyla birlikte izleme araçları, dezavantajlarıyla birlikte gelebilir.

Yapılan bir ankete göre, çalışanların yüzde 59’u işverenlerinin çevrimiçi hareketlerini izlemelerinden dolayı stres ve endişe hissediyor. Aynı zamanda yüzde 41’i daha uzun saatler çalışmak ve yüzde 32’si daha az mola vermek konusunda kendilerini baskı altında hissediyorlar. Ve bu araştırmanın belki de en önemli noktası; bu çalışanların yüzde 43’ü izlenmenin şirkete ve yöneticilerine olan güvenlerini ihlal ettiğini vurguluyor. [3]

Bu noktadan bakıldığında, çalışan izleme araçları mevcut kullanılma şekliyle çalışan deneyimi üzerinde olumsuz bir sonuç yarattığı kaygısı içeriyor. Hatta son zamanlarda fenomen bir kavram olan quit quitting'e neden olabileceği konusunda da ciddi endişeler doğuruyor.

Bu negatiflik nereye kadar böyle? 

Harvard Business Review’ün araştırma makalesinde çalışan izlemenin sadece doğru kullanılmadığında olumsuzluğa yol açacağına dair deney ve anket sonuçları bulunuyor:

“Her İK uygulamasında olduğu gibi çalışan izleme araçları, doğru kullanıldığında kazaları önleyebilir, performansı artırabilir ve genel refahı iyileştirebilir. Araştırmalarımız aynı zamanda çalışanlarınızda kişisel sorumluluk duygusunun azalacağına ve çalışan deneyimine küçük darbeler vuracağına dair birtakım endişeleri gösteriyor. Bu riski en aza indirmek için liderler, çalışanlara adil davrandıklarından, hesap verebilirliği teşvik ettiklerinden ve çalışanları cezalandırmak değil, güçlendirmek için bir araç olarak izlemeyi sağladıklarından emin olmalıdır.”

Webinar alarmı ⏰ Çalışan deneyimi ve yan haklar

Şirketler Z kuşağının ilgisini çekmek, onları işe almak için hangi adımları atmalı? Bu ve daha fazlası için tıklayın.

Peki ya çalışan gizliliği ve güvenliği?

Şirketlerin, izleme araçlarıyla çalışanlarını izlemesi, uzun süredir yasal olsa da şirketlerin bu konuda daha dikkatli davranması gerekiyor. Özellikle evlerinden çalışan personelin kamera ve ses kayıt yöntemleriyle izlenmeden önce kesinlikle onay alması şart. Eğer şirketinizin çalışanlarını izliyorsanız, tüm gizlilik düzenlemelerini yasal yoldan yaparken çalışan deneyimine zarar vermeyecek bir kültürü oluşturmanız çok önemli. 

Görüldüğü üzere, çalışan izleme araçlarının, çalışan deneyimine olan etkisi konusunda birçok farklı görüşler bulunuyor. Siz bir çalışan, İK'cı ve ya bir yönetici olarak bu izleme programları hakkında siz ne düşünüyorsunuz?

Kaynakça:

[1] https://publications.jrc.ec.europa.eu/repository/handle/JRC125716

[2] https://www.top10vpn.com/research/covid-employee-surveillance/

[3] https://www.techrepublic.com/article/employers-are-watching-remote-workers-and-theyre-monitoring-these-activities/ 

www.shrm.org/resourcesandtools/hr-topics/technology/pages/employee-monitoring-contributing-great-resignation.aspx