Puantaj defteri nedir ve nasıl tutulur?

Puantaj defteri, tablosu, cetveli derken kafalar karışmasın. Bu yazımızda puantaj defteri nedir, neden tutulur gibi detayları sizler için açıkladık.

Puantaj defteri nedir?

Puantaj defteri, bir iş yerinde çalışanların günlük çalışma saatlerinin kaydedilmesini sağlayan bir kayıt defteridir. Bu defter, çalışanların günlük mesailerini takip etmek için kullanılır ve çalışanların çalışma sürelerinin doğru bir şekilde ödenmesi için bordrolarda kritik bir role sahiptir.

Puantaj defterine, çalışanların günlük çalışma sürelerinin yanı sıra resmi ve özel izin, geç giriş-çıkış, mola gibi özel durumlar da kaydedilir. Puantaj cetvelinin manuel ve eski usül yöntemi diye tanımlayabileceğimiz bu defter, işletmelerde günlük olarak puantör tarafından doldurulur ve ay sonunda maaş ödemelerinden önce veriler toplanarak bordrolar oluşturulur.

Puantaj defteri neden tutulur?

Puantaj defteri, puantör tarafından çalışanların günlük çalışma sürelerini takip etmek ve mesai sürelerinin doğru bir şekilde hesaplanmasını sağlamak amacıyla tutulur. Aynı puantaj cetvelinde veya tablosunda olduğu gibi defter üzerinde de ayın günleri, çalışan isimleri, hafta tatilleri gibi detaylar yer alır.

Ödeme ve bordroların yanı sıra puantaj defteri bir iş yerinde çalışanların çalışma koşullarını ve verimliliğini izlemek için de yol gösterici bir çözümdür. Bu defter sayesinde işverenler, çalışılma sürelerini inceleyip, molaları ve devamsızlıkları kontrol ederek iş yerindeki verimliliği ve etkinliği artıracak çözümler üretebilir.

Puantaj defteri tutulması, çalışanların haklarını koruma amacıyla da önemlidir. Çalışanların mesailerinin doğru bir şekilde kaydedilmesi sayesinde, çalışma sürelerine göre doğru miktarda ücret ödenmesi ve gerektiğinde izin haklarını kullanmaları sağlanır.

Puantaj takibi yapmanın yolları

Puantaj geniş anlamı ile çalışanların çalışma saatlerinin takibidir. Günümüzde şirketlerin çoğu puantaj için bir yazılım kullanmayı tercih ediyor ancak ne yazık ki hata payı yüksek olan manuel yöntemler de hala kullanılıyor. Puantaj takibi için olası yöntemler:

• Akılda tutmak
• Kağıt kaleme not almak
• Matbu çalışma takvimine el ile işlemek
• Bir ajandaya veya deftere işlemek
• Puantaj Excel tablosu gibi hesap tablosu araçlarını kullanmak
• Kapı giriş sistemi türevi araçlar ile destek alarak otomasyon kullanmak (PDKS)
• Özel yazılımlar kullanmak

Puantaj defteri ve puantaj cetveli arasındaki fark 

Puantaj defteri ve puantaj cetveli, çalışanların günlük çalışma sürelerini takip etmek için kullanılan iki farklı araçtır. Bu iki araç arasında birkaç önemli fark vardır:

Güvenli veri depolama: Puantaj defteri, çalışanların günlük çalışma sürelerini ve mesai saatlerini sadece fiziksel olarak kaydeder. Puantaj cetveli ise tüm bunları hata oranını sıfıra indirmek için elektronik olarak kaydeder ve bu veriler bilgisayarda saklanır. Bu sayede, puantaj ile ilgili veriler daha güvende tutulmuş olur ve dijital ortamda raporlama kolayca yapılabilir.

Güncellik: Puantaj defteri, genellikle günlük olarak güncellenir. Puantaj cetveli ise genellikle haftalık veya aylık olarak güncellenir.

Kullanım kolaylığı: Puantaj defteri, genellikle bir defter şeklinde fiziksel bir nesnedir ve çalışanların çalışma süreleri puantör tarafından günlük şekilde kaydedilir. Puantaj cetveli ise genellikle puantaja özel bir yazılım tarafından veya bir excel dosyası olarak tutulan dijital tablodur.

Bordro hazırlarken puantaj kayıtlarının önemi

Puantaj kayıtları bordro hazırlarken çok önemlidir. Çünkü temiz veri, bordronun temelidir! Bu nedenle, bordro hazırlarken çalışanların çalışma sürelerinin doğru bir şekilde kaydedilmesi ve bordroya yansıtılması gerekir.

İşletmenizin vardiya, personel, ücret değerlendirme ve performans süreçlerini kolayca yönetmek, zamandan tasarruf etmek ve hatasız bordrolar oluşturmak için hemen randevu alın, Kolay İK’yı 15 gün boyunca ücretsiz deneyin.