Özlük dosyası ve yasal gereklilikler

Kafanızda “Özlük dosyasının yasal bir yaptırımı var mıdır?, Özlük dosyası tutmamayanlar idari bir para cezası öder mi?” gibi sorular varsa özlük dosyası ve yasal gerekliliklerini sizler için derledik.

Özlük dosyası nedir? ‍

Özlük dosyası çalışanın şirket ile el sıkıştığı andan iş ile ilişiğinin kesildiği güne kadar, tutulması gereken çalışana ait tüm gerekli belgelerin bulunduğu belgeler bütünüdür ver her şeyden önemlisi ispat niteliğindedir. Çalışan ile şirket arasında oluşturulan her belgeyi içermelidir. Özlük dosyası sadece kimlik fotokopisi, özgeçmiş gibi işe giriş belgelerinden oluşmaz.

İşçi özlük dosyası, çalışanın çalıştığı süre boyunca kullandığı izinlere dair izin formları, sağlık raporları, üzerine zimmetli malların listesi, sigorta evrakları, uyarı ya da disiplin cezaları gibi, çalışan ile alakalı her hareketin her değişikliğin belgelendiği bir kayıt dosyasıdır.

İş Kanunu'nda özlük dosyası

Daha önceki yıllar da bu konu işçi çizelgeleri başlığı altında detaylandırılmıştı. 1475 Sayılı İş Kanunu’nun 71. maddesinde işverenler çalıştırdıkları işçiler için kadın ve erkek ayrı olmak üzere bir çizelge düzenlemek zorundaydı. Bu çizelgelerde işçilerin kimlik bilgilerinin yanı sıra işlerine ilişkin temel bilgiler yer almaktaydı. 2003 yılında yapılan düzenleme ile 4857 Sayılı İş Kanununa işçi özlük dosyası ile ilgili bir madde eklendi.

4857 Sayılı İş Kanunu ile birlikte, işverene her işçi için ayrı ayrı düzenlenmek üzere delil özelliği taşıyan birçok belge ve kaydın yer aldığı, kişisel nitelikte bir dosya tutma yükümlülüğü getirildi.

“İş Kanunu’nun 75. maddesi uyarınca, işveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenlemek zorundadır. İşveren özlük dosyalarında, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.” 1
4857 Sayılı İş Kanunu

Özlük dosyası idari para cezası

4857 Sayılı İş Kanununun 104.maddesinde işçi özlük dosyalarını düzenlemeyen/tutmayan işverenlere kesilecek idari para cezası yer almaktadır. Bu idari para cezasının yanı sıra dosyaların hem denetimler hem de ihtilaflı durumlar da ispat için tutulması gerekir.

“Bu Kanunun 63 üncü maddesinde ve bu maddede belirtilen yönetmelikte belirlenen çalışma sürelerine aykırı olarak işçilerini çalıştıran veya 68 inci maddesindeki ara dinlenmelerini bu maddeye göre uygulamayan veya işçileri 69.uncu maddesine aykırı olarak geceleri yedi buçuk saatten fazla çalıştıran; gece ve gündüz postalarını değiştirmeyen, 71 inci maddesi hükmüne ve bu maddenin son fıkrasında anılan yönetmelik hükümlerine aykırı hareket eden, 72. maddesi hükümlerine aykırı olarak bu maddede belirtilen yerlerde onsekiz yaşını doldurmamış erkek çocukları ve gençleri ve her yaştaki kadınları çalıştıran, 73. maddesine aykırı olarak çocuk ve genç işçileri gece çalıştıran veya aynı maddede anılan yönetmelik hükümlerine aykırı hareket eden 74. maddesindeki hükme aykırı olarak doğumdan önceki ve sonraki sürelerde gebe veya doğum yapmış kadınları çalıştıran veya ücretsiz izin vermeyen, 75. maddesindeki işçi özlük dosyalarını düzenlemeyen, 76. maddesinde belirtilen yönetmelik hükümlerine uymayan işveren veya işveren vekiline 4.173 TL idari para cezası verilir.”
‍4857 Sayılı İş Kanunu

Özlük dosyası yasal gereklilikler 📣

• İşe başvuru formu
• Hizmet sözleşmesi
• Sigortalı işe giriş bildirgesi (4/1 A)
• GSS giriş bildirgesi
• SGK sigortalı bildirim belgesi
• Sigortalı işten ayrılış bildirgesi (4/1 A)
• Aile durum bildirimi formu
• İşçi kimlik bilgileri
• İkamete dayalı nüfus kayıt örneği
• Yabancı uyruklu işçi çalışma izin belgesi
• Ücret hesap pusulası
• Mezun olduğu okul diploma fotokopisi
• Referansları ve özgeçmişi
• Demirbaş malzeme teslim belgesi
• Sağlık raporu
• Kan grubunu gösterir belge
• Adli sicil kaydı
• Askerlik belgeleri
• 18 yaşından küçük çalışan var ise ebeveyninin muvafakatnamesi
• Ücretsiz izinler ve yıllık ücretli izin ile ilgili formlar
• Yıllık ücretli izin cetveli
• Hizmet sözleşmesinin sona ermesine ilişkin düzenlenen tutanaklar
• 2 adet vesikalık fotoğraf
• Doğum yapan kadın çalışanın 6 aylık ücretsiz izin talep dilekçesi
• Doğum yapan kadın çalışanın emzirme izin talep dilekçesi
• İş kazalarında yapılması gereken idari işlemler ve iş kazası bildirimi
• SGK iş kazası tutanağı
• Çalışma belgesi
• Fazla çalışma onay belgesi
• İşe izinsiz gelmeme veya işe geç gelme tutanağı
• İstifa dilekçesi
• İbraname
• Toplu işçi çıkarılması ile ilgili olarak bir ay önceden Bölge Çalışma Müdürlüğü’ne verilecek yazı örneği
• Toplu işçi çıkarılması ile ilgili olarak bir ay önceden Türkiye İş Kurumu Müdürlüğü’ne verilecek yazı örneği
• İşe gelmeyen işçinin en son adresine gönderilecek noter tebligatı
• Daha evvel işten çıkarılan işçinin tekrar işe alınma daveti
• 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu uyarınca işçiye verilmesi gerekli eğitim ve bilgilendirmelerin belgeleri
• İş Sağlığı ve Güvenliği ile ilgili gerekli araç ve gereçlerin verildiğine ilişkin işçinin imzasını taşıyan belgeler

Özlük dosyalarınızı Kolay İK ile saklayın!

İşçi ve işveren arasında kurulan iş ilişkisinin ispatı, olası bir uyuşmazlık, anlaşmazlık sebebiyle taraflardan birinin hukuki yollara başvurması, işten çıkarılmalar gibi durumlarda delil ve ispat aracı olarak kullanılan tüm bu belgeleri Kolay İK ile saklayın. Kolay İK ile özlük yönetimi süreçlerinizi kolaylaştırmaya hemen başlayın.

Kaynakça

https://www.mevzuat.gov.tr/MevzuatMetin/1.5.4857.pdf