Kolay İK ile puantaj kaydı nasıl tutulur?

Puantaj kayıtlarının doğru tutulması, bordro hesaplamalarının hatasız bir şekilde yapılmasında kritik bir rol oynar. Ancak, çalışanlara ait günlük iş süreleri, fazla mesai, izin ve devamsızlık gibi farklı yerlerde tutulan verileri tek bir tabloda toplamak oldukça karmaşık ve zaman alıcı bir süreçtir. 

Bu süreçte, şirketlerin doğru ve güncel verilere ulaşmaları, kayıtları düzenli bir şekilde tutmaları ve güvenilir bir platformda saklamaları gerekir. Bu nedenle, şirketlerin puantaj kayıtlarını tutarken karşılaştıkları zorlukları anlamaları ve bu süreci kolaylaştırmak için uygun çözümler aramaları önemlidir. 

Tam bu noktada Kolay İK Zaman Yönetimi Modülü puantaj operasyonlarını şirketler için bir iş yükü olmaktan çıkarıyor. 

Kolay İK Zaman Yönetimi Modülü şirketlere işe giriş-çıkış saatlerinden, devamsızlık günlerine, molalardan bireysel izinlere kadar tüm puantaj verilerini tek bir ekranda toplama imkanı sağlar. Bu sayede şirketlerin iş süreçlerini daha verimli bir şekilde yönetmelerine yardımcı olurken aynı zamanda yasal yükümlülüklerini eksiksiz bir şekilde yerine getirmelerine imkan tanır. Maaş hesaplamalarındaki finansal doğruluğun yanı sıra SGK tarafından da zorunlu tutulan bu kayıtlar, Kolay İK Zaman Yönetimi modülü ile kolay ve güvenilir bir şekilde takip edilir.

Webinar zamanı! 📣

İşletmelerin puantaj yaparken karşılaştığı zorlukları, yasal sorumlulukları, bordro sürecinde puantajın önemini ve Kolay İK Zaman Yönetimi'nin avantajlarını konuşacağımız webinarımıza davetlisiniz. Hemen ücretsiz kayıt olun, yerinizi ayırtın!

• 📆 Tarih: 26 Mart Salı
• ⏰ Saat: 11.00
• 💻 Katılım: Çevrim içi & ücretsiz
  ‍

Kolay İK Zaman Yönetimi Modülü ile puantaj takibi

Tüm puantaj verileri tek ekranda

Kolay İK Zaman Yönetimi Modülü, işe giriş-çıkış saatleri, devamsızlık günleri, molalar, bireysel izinler, resmi tatiller, eksik ve fazla mesailer gibi tüm personel yönetimi ve PDKS verilerinizi tek bir puantaj cetvelinde otomatik olarak toplar. İş süreçlerinizdeki verilerin bütünlüğü, puantaj yönetiminizi daha etkili ve verimli hale getirir.

Fark yaratan avantajlar 

➕️ API entegrasyonu sayesinde kullandığınız PDKS sistemi ile uyumlu çalışır.

➕️ Fazla mesai, izin günleri gibi PDKS sistemlerinde ve raporlarında yer almayan verileri tek çatı altında toplar.

➕️ Puantaj kayıtları için ihtiyaç duyduğunuz tüm veri ve bilgileri tek ekran üzerinden yönetmenizi sağlar. 

Uyuşmazlık uyarı sistemi

Çalışma veya vardiya takviminizde yer alan planlanan mesai saatleriniz çeşitli sebeplerden dolayı gerçekleşen mesai saatlerinizle uyuşmadığında uygulama sizi gerçek zamanlı otomatik bir uyarı sistemi ile uyarır. Çoğunlukla izin, fazla mesai gibi çeşitli sebeplerden doğan uyuşmazlık uyarıları puantaj cetveli üzerinde de rahat takip edilebilmesi için farklı ikon ve renklerle gösterilir. Uygulama planlanan ve gerçekleşen çalışma saatleriniz arasındaki uyuşmazlıkları hızlı bir şekilde tespit etmenize ve anında çözümlemenize olanak tanır. 

💡 Örneğin 100 kişilik bir şirkette Excel gibi bir hesaplama aracı kullanılarak aylık puantajları hesaplamak ortalama 3 iş günü alır. Kolay İK Zaman Yönetimi çözümü sürecin insan gerektiren kontrol noktalarını azaltarak bu süreci saatlere hatta dakikalara indirir. 

Fark yaratan avantajlar

➕️ Farklı ve uzun tablolar arasında saatler hatta günler süren puantaj veri eşleşmesini otomatik uyuşmazlık tespiti özelliği ile otomatikleştirerek dakikalara indirir.

➕️ Verimliliğin ön planda tutulduğu tasarımı ile kolay takip edilebilir ve okunabilir bir tablo sunar.

➕️ Çalışma takvimi ve/veya vardiyadan çektiği gerçek zamanlı veriler ile yaşanan uyuşmazlıkları ay sonunda değil anında görüp çözümlemenize olanak tanır. 

➕️ Hızlı hata tespiti ay sonu puantaj hesaplamalarında size zaman kazandırır. 

Bordroya hazır puantaj kayıtları

Kolay İK Zaman Yönetimi Modülü İş Kanunu’na uygun yapısı ve otomatik eşleme, sisteme tanımlı izinler, uyuşmazlık uyarıları gibi özellikleri sayesinde manuel iş yükünü %85 azaltır. Finans departmanı veya muhasebe gibi ilgili ekiplere gönderilmeye hazır olan ve tek tıkla indirilen otomatik puantaj raporları, bordro süreçlerindeki hata payını minimuma indirir.

Fark yaratan avantajlar

➕️ İş Kanunu’na uygun yapısı sayesinde muhasebe, finans gibi ilgili ekiplere gönderime hazır bir puantaj kaydı sunar.

➕️ Hem işveren hem de çalışanlar için güvenilir bir takip mekanizması görevi görür. 

➕️ Puantaj hesaplamalarındaki hata payını sıfıra indirir.

➕️ Otomatik rapor alma özelliği bordro süreçlerinde zaman kazandırır.

Esnek ve özelleştirilebilir yapı

Personel Yönetimi uygulamasının esnek yapısı departman, birim, lokasyon, vardiya planı ve kişiye özel çalışma takvimleri oluşturmanıza olanak tanır. Oluşturduğunuz çalışma takvimleri planlanan çalışma olarak puantaj modülüne otomatik yansır. 

Tamamlanması gereken mesai saatiniz belli ama giriş-çıkışlar çalışanın inisiyatifindeyse veya geç kalma ve erken çıkma gibi konularda sizin gösterdiğiniz toleransa uyumlu bir sistem arıyorsanız, sistem uygulama ayarları üzerinden gerekli düzenlemeleri yapmanıza olanak tanır. Özelleştirilebilir yapısı kalabalık veya çeşitli çalışma saatlerinde çalışan ekiplerin puantaj yönetimini kolaylaştırır. 

💡 Örneğin şirket genelinde günlük mesai saatiniz 8 saat ancak mesai başlangıç saatinin 9 veya 10 olması tamamen çalışanlarınızın insiyatifindeyse endişelenmeyin! Kolay İK Zaman Yönetimi Modülünde tolerans aralığınızı belirleyerek, bu gibi durumların bir uyarı olarak gözükmemesini tercih edebilirsiniz. 

Fark yaratan avantajlar

➕️ Verileri çalışma takvimi veya vardiya bazlı olarak çekme seçeneği, farklı çalışma stillerine sahip olan şirketlere esnek bir çözüm sunar.

➕️ Esnek yapısı, sadece şirket düzeyinde değil, aynı zamanda departman, lokasyon ve benzeri parametrelere özel puantaj kayıtlarını tutmanıza olanak tanır.

➕️ Özellikle büyüme sürecinde ve büyük ölçekli şirketler için yeni çalışan kaydı oluşturmak saniyeler alır.

Farklı derecelerden puantör atama

Kolay İK Zaman Yönetimi Modülü süreçlere dahil olan kişilere erişim ayarları üzerinden farklı derecelerde yetkilendirmeler yapmanıza olanak tanır. Personel Yönetimi uygulamasında çalışan, birim yetkilisi, hesap sahibi fark etmeksizin ilgili kişilerin uygulama üzerinde gerçekleştirebileceği aksiyonlar sizin tarafınızdan belirlenir. İlgili departman yöneticilerine delege edilen bu işlemler ay sonunda İK departmanının üzerinde biriken iş yükünü azaltır.

Fark yaratan avantajlar

➕️ Şirket içerisinde puantaj kayıtlarından sorumlu herkesi farklı yetkilendirme seçenekleri sayesinde sürece dahil etmenize olanak tanır.

➕️ Sistem ayarları, puantaj kayıtları için özel izin ve yetkilendirmeler belirlemenize olanak tanır.

Kolay İK ve Excel kıyaslaması

Manuel puantaj hesaplamanın dezavantajları

Aşağıda sıraladığımız manuel puantaj takibi yapmanın yaratacağı bu zorluklar, aslında buz dağının sadece görünen kısmı. 

1. Elle veri girişi ve kontrolünde karşılaşılan insan hatası faktörü
2. Yeni puantaj tablosu oluşturmanın yarattığı zaman kaybı
3. Kişi odaklı kurulan sistemlerin değiştirilmesi gerektiğinde ortaya çıkacak operasyon maliyeti
4. Her çalışan için ayrı bir tablo ve veri tutma zorunluluğu
5. Verileri manuel yedeklemenin yaratacağı iş gücü kaybı
6. Yedekleme yapılamaması ve acil durumlarda geri dönülemez veri kaybı
7. Puantaj tablosunu çalışanlarla paylaşma sorunu
8. Farklı tür ve çeşitlerde gelen verilerin senkronizasyon sorunu
9. Puantaj verilerine gerekli durumlarda anında erişememe sorunu
10. Ay ve çalışan sayısı arttıkça dosya boyutunun büyümesi

Bu nedenlerin her biri tek başına iş süreçlerinizin verimliliğini azaltmaya yeterli. Dahası, bu listede yasal ve cezai yaptırımlar gibi karşılaşabileceğiniz önemli konulara değinmedik bile. Bu sebeple, birçok şirket puantaj işlemleri için harcadığı saatleri hatta günleri dikkate alarak, dijital çözümlere yatırım yapmanın iş verimliliğine yapılan bir yatırım olduğunu düşünüyor.

Kolay İK Zaman Yönetimi Modülünü kullanmanız için 5 neden

1. PDKS ve personel yönetimine dahil çalışanların tüm verilerini tek bir puantaj cetvelinde otomatik olarak toplayarak iş süreçlerinizi daha etkili ve düzenli hale getirir.
2. Uyuşmazlık uyarı sistemi, planlanan ve gerçekleşen mesai saatleri arasındaki uyuşmazlıkları anında tespit eder. İzin, fazla mesai gibi uyarıları farklı ikonlarla kolayca tespit etmenizi sağlar.
3. İş Kanunu'na uygun yapısı ve kolay bordrolamaya özel geliştirilen özellikleri bordro için finans, muhasebe gibi ilgili ekiplere gönderime hazır raporlar sunar.
4. Departman, birim, farklı vardiya planı hatta kişi bazlı özelleştirmeler ile esnek yapısı kalabalık ve çeşitli çalışma saatlerinde sahip ekiplerin puantaj yönetimini kolaylaştırır. 
5. Süreçlere dahil olan kişilere farklı derecelerde yetkilendirmeler yapmanıza ve ilgili kişilerin uygulama üzerinde gerçekleştirebileceği aksiyonlara karar vermenize olanak tanır.

ℹ️ Siz de işe giriş-çıkış saatlerinden çalışan izinlerine kadar her ayrıntıyı otomatik olarak puantaj cetvelinize yansıtan Kolay İK Zaman Yönetimi Modülü ile puantajı kolaylaştırın. Kolay İK Personel Yönetimi uygulamasını 15 gün ücretsiz deneyin, diğer puantaj çözümleriyle arasındaki farkı keşfedin!