Performans değerlendirme araçları nelerdir?

Performans değerlendirme, personel yönetim süreçleri içerisindeki yeri günden güne güçlenen bir sürecin, performans yönetiminin en temel parçasıdır. İlgili konulu diğer yazılarımızda öneminden fazlasıyla bahsettiğimiz performans değerlendirme ihtiyaç, yöntem, uygulama alanı gibi değişkenlere göre farklı şekillerle yapılabilmektedir. Bir performans değerlendirmenin en iyi sonucu verebilmesi için doğru yöntemin seçilmesi oldukça önemlidir. Bunun yanında performans değerlendirme hangi araçlarla, hangi mecralarda yapılabilir ya da yapılmalıdır sorusu da performans değerlendirme sürecinin en iyi sonucu vermesi için cevaplanması gereken sorulardan biridir.

Günümüzde performans değerlendirme uygulamaları çoğu zaman çalışma hayatının bir çok alanında olduğu gibi, personel yönetim süreçlerinde de sıkça kullandığımız yazılımlar ile dijital platformlarda yapılmaktadır. Bunun yanında hala klasik, eski yöntemlerin kullanıldığını da söylemek yanlış olmayacaktır.

En çok tercih edilen bir kaç yöntemi avantajları ve dezavantajları ile inceleyip değerlendirelim.

Klasik yöntem araçları: Kağıt-kalem

Kağıt ve kalem, sanıyorum ki asla hayatımızdan çıkmayacak. Teknoloji ne kadar gelişirse gelişsin, tüm yazışmalarımız, resmi belgeler, imzalar dijital ortama taşınırsa taşınsın, kağıt ve kalem bir yerlerde insanla birlikte var olmaya devam edecek. Her ne kadar bilişim çağını yaşıyor olsak da bugün hala birçok alanda dijital alternatifi olmasına rağmen kağıtlardan, kalemlerden vazgeçemediğimizi söylemek yanlış olmayacaktır. Kağıt ve kalemden vazgeçemediğimiz alanlardan biri de çalışma hayatı olarak karşımıza çıkmaktadır.

Performans değerlendirme yöntemlerinin birçoğu kağıt ve kalemle yürütülebildiğinden maalesef ki birçok şirket için hala eski usuller en kullanışlı yöntem olarak görünüyor. Bir değerlendirme formu hazırlamak ve ardından fotokopi ile onlarca, yüzlerce kopyasını oluşturup çalışanlara, yöneticilere dağıtmak kolay ve maliyeti düşük bir yöntem sayılıyor. Evet, aslında bunun da bir yöntem olduğunu söylemek yanlış olmaz. Yıllarca bu şekilde yapılan değerlendirmeler ihtiyaçları karşıladıysa, iş gördüyse elbette performans değerlendirme kağıtlar ve kalemlerle de yapılabilir. Fakat bu yöntemin maliyetinin düşük, kolay takip edilebilir ve en doğru sonucu veren yöntem olduğunu söylemek takdir edersiniz ki mümkün değil.

Daha kullanışlı, makul muadilleri olduğundan, avantajlarını sayamayacağımız kağıt-kalemle performans değerlendirme yapmanın, dezavantajlarını kısaca özetleyelim.

Performans değerlendirmeyi kağıtlar ile yapmak her şeyden önce ciddi kağıt israfına sebep olur. Tek bir değerlendirmeyi kopyalamak kolay olabilir ancak onlarca, yüzlerce kopyayı takip etmek oldukça zordur. Çalışan sayısının yüzlerce hatta binlerce olduğu bir şirkette performans değerlendirme formlarının dağıtılması ve toplanması zaman kaybına ve buna bağlı olarak önemli ölçüde işgücü kaybına sebep olur. Toplanan formların sınıflandırılması, değerlendirilmesi ve analiz edilmesi günleri hatta haftaları bulabilir. Çalışanların formları kaybetmesi, doldurmaması gibi problemler süreci aksatır ve yavaşlatır.

Yarı teknolojik çözümler: Mail, ortak dosya paylaşımı alanları, dijital dosyalar

Performans değerlendirme süreçlerini kağıtlar ve kalemlerle yönetmeyi tercih etmeyen fakat hala tam olarak dijitalleşememiş, çağa ayak uydurmakta zorlanan ya da belli sebeplerden ötürü değişime karşı direnen şirketlerin tercih ettiği farklı, tabiri caizse yarı teknolojik çözümler de mevcuttur. Bunlar kısaca dijital ortamda çalışanlara ve yöneticilere performans değerlendirme formlarının gönderilmesine olanak sağlayan araçlarla geliştirilen yöntemlerdir.

Tahmin edileceği üzere bu yöntemlerin başında Google Drive, Microsoft OneDrive, Apple ICloud gibi ortak paylaşım alanlarında, performans değerlendirme formlarının paylaşılması ile süreçlerinin bu mecralarda yürütülmesi gelmektedir. Yine bir diğer yöntem hazırlanan dijital formların çalışanlara mail yoluyla gönderilmesi ve cevaplandıktan sonra tekrar mail yoluyla toplanmasıdır. Bu tür yöntemler kağıt kopyalarla yürütülmeye çalışılan bir performans değerlendirme sürecine kıyasla harcanan zamandan ve emekten yana daha avantajlı olmakla beraber kendi içinde birtakım olumsuzlukları ve eksiklikleri de barındırmaktadır.

Paylaşılacak dosyaların kimlerin erişiminde olacağı, hangi çalışanın hangi bilgiyi göreceği ya da yöneticilerin ne ölçüde erişim yetkisine sahip olacağına dikkat edilmelidir. Cevaplanan formların hatasız teslim edilmesinin, gizliliğinin muhafaza edilmesinin bu tür yöntemlerde oldukça zor olabileceği unutulmamalıdır. Değerlendirmenin ne ölçüde tamamlandığı, tamamlamayan çalışanların tespit edilmesi gibi konuların takibi zor hatta çalışan sayısına göre zaman zaman imkansız olabileceği göz ardı edilmemelidir. Bu tür yöntemlerde toplanan formlardan bir sonuca ulaşılması için tıpkı eski yöntemlerde olduğu gibi tek tek değerlendirilip analiz edilmesi gerekir. Bu da ciddi zaman ve iş gücü kaybına sebep olacağı unutulmamalıdır.

Çağa uygun teknolojik çözümler: Performans değerlendirme yazılımları

Performans değerlendirme süreçlerini yürütmek için kullanılan eski ve yarı teknolojik olarak adlandırdığımız yöntemler ve bu yöntemlerin kullandığı araçların karşısında uzun bir süredir hayatımızda olan ve etkisini günden güne güçlendiren bir seçenek var: Yazılımlar. Uzun yıllardır hayatımızda olan fakat özellikle 2000’li yıllardan itibaren bilişim ve yazılım teknolojisinin hızlı gelişimiyle hayatımızın her alanında yanımızda olan yazılımlar, çalışma hayatında da kendine günden güne daha geniş bir yer bulmaktadır. Özellikle kullanım kolaylığı, mobilite, maliyet gibi kritik noktalarda en iyi sonucu veren bulut tabanlı yazılımlar iş hayatının yükünü büyük ölçüde alma yolunda hızla ilerlemektedir. Personel yönetim süreçlerinin ayrılmaz bir parçası olan performans yönetimi ve performans değerlendirme süreçlerinde de yazılımların etkisini, bize sunduğu kolaylığı hissetmemek imkansız. Özellikle her yerden, her çalışanın kullanabildiği, kurulum, güncelleme, bakım gibi işlemler gerektirmeyen bulut tabanlı yazılımlar performans değerlendirme süreci için biçilmez kaftan olarak karşımıza çıkıyor.

• Bulut tabanlı yazılımlar her açıdan ekonomiktir. Kağıt israfına sebep olmaz, zamandan ve iş gücünden tasarruf etmenizi sağlar.
• Tüm çalışanların erişebildiği mecralar olduğu için çalışanların tek tek bilgilendirilmesine gerek kalmadan ve performans değerlendirme formlarını dağıtmakla uğraşmadan hızlıca herkese ulaşılmasını sağlar,
• Değerlendirmelerin başlangıç ve bitiş tarihi bellidir, bu tarihlerden önce ya da sonra değerlendirme yapılamaz. Bu da değerlendirme sürecinin takibi için oldukça önemlidir. Hangi çalışan ya da yöneticinin değerlendirmeyi tamamladığını, ne kadarlık bir eksik kaldığını görmek oldukça kolaydır.
• Tamamlanan değerlendirmelerin toplanması, tek tek okunması, analiz edilmesi gibi bir süreç söz konusu değildir. Analiz ve raporlama yazılım tarafından yapılır.

Kısaca özetlemek gerekirse performans yönetimi ve performans değerlendirme çalışma hayatında günden güne önemini artıran süreçler olarak karşımıza çıkmaktadır. Öte yandan çalışma hayatında zaman ve iş gücü tasarrufu, verimlilik gibi unsurlar da bu süreçlerin yürütülmesi aşamasında en çok gözetilen unsurlar olmaktadır. Hem doğru ve verimli bir değerlendirme yapmak, hem de bu değerlendirmeyi yaparken ekonomik, hızlı, kolay ve kullanışlı çözümler bulmak yöneticilerin özellikle de insan kaynakları departmanı yöneticileri için artık bir zorluk olmaktan çıkmaktadır demek de yanlış olmayacaktır. Zira hayatımızın her alanında bize kusursuz çözümler sunan bulut tabanlı yazılımlar çalışma hayatında da kendini fazlasıyla göstermeye başlamaktadır.

Klasik mi yoksa dijital yöntemler mi? Daha detaylı bir karşılaştırma yapmak için yazımızı ziyaret edebilirsiniz.

Performans yönetimi ve performans değerlendirme süreçlerinin yanında personel yönetimi adına size en pratik, en uygun ve en kullanışlı çözümü sunan yazılım olarak Kolay İK’yı 15 gün boyunca ücretsiz olarak deneyebilir, işinizle alakalı bir çok süreci devrim niteliğinde değişikliklerle daha kolay ve daha hızlı bir şekilde yürütebilirsiniz.