PDKS nedir ve neden her işletme için gereklidir?

Günümüzde işletmeler için personel takibi yalnızca "kim geldi, kim gitti" bilgisinden ibaret değil. 

Zaman yönetimi, vardiya planlama, fazla mesai kontrolü, izin süreçlerinin doğru yürütülmesi ve yasal uyumluluk artık kritik hale geldi. İşte tam bu noktada PDKS (Personel Devam Kontrol Sistemi) devreye giriyor.
PDKS, çalışanların giriş-çıkış saatlerini, çalışma sürelerini, vardiya düzenlerini ve izin durumlarını dijital olarak takip eden bir sistemdir. 

‍
Mobil ve bulut tabanlı çözümler sayesinde yalnızca ofis bilgisayarlarından değil, akıllı telefonlardan da kullanılabilir. Böylece ister merkez ofiste ister sahada olun, tüm veriler tek panelde toplanır.

PDKS sistemi ne işe yarar? Temel işlevleri nelerdir?

Bir PDKS sistemi, günlük iş akışındaki pek çok sorunu ortadan kaldırır. Sabah vardiyasına geç gelen çalışanlar olduğunda, yöneticinin "kim nerede?" sorusunu telefonla arayarak değil, sistem üzerinden anında görebilmesini sağlar. Saha ekiplerinin gerçekten belirtilen konumda olup olmadığını doğrulamak için ekstra denetime gerek kalmaz; GPS konum doğrulama ile konum otomatik olarak kayıt altına alınır.

Fazla mesai konusu işletmelerin en büyük tartışma alanlarından biridir. Çalışan "ben fazladan çalıştım" der, yönetici "o süre sayılmaz" diye yanıtlar. PDKS ise bu süreleri tartışmasız bir şekilde kayıt altına alır, bordroya doğru şekilde yansıtır. İzin talepleri de kağıt formlar ya da e-posta trafiği yerine dijital ortamda yönetildiğinde hem kayıt güvenliği artar hem de onay süreci hızlanır.

İnsan kaynakları departmanı, hangi mağazada eksik personel olduğunu veya fazla mesainin hangi noktada yoğunlaştığını anında görebilir. Bu hem raporlama hem de yönetim açısından ciddi bir kolaylıktır.

💡 Kolay İK’nın bulut tabanlı PDKS uygulaması da bu mantıkla çalışır; İstanbul’daki merkez ofisten, İzmir’deki depo çalışanlarının vardiya durumunu ya da Ankara’daki saha ekibinin konum doğrulamasını tek ekranda görmenizi sağlar.

1. Personel giriş-çıkış takibini otomatikleştirir

Çalışanların işe giriş ve çıkış saatleri anlık olarak kayıt altına alınır.

Manuel defterler veya Excel dosyalarıyla uğraşmak yerine PDKS, tüm verileri dijital ortamda saklar.

Geç gelen, erken çıkan ya da vardiya saatlerini aşan durumlar anında raporlanır.

2. Uzaktan çalışan ekiplerde takip

Bulut tabanlı ve konum doğrulamalı PDKS sistemleri, lokasyondan bağımsız çalışır.

İstanbul’daki merkez ofisten, İzmir’deki depo ya da farklı şehirlerdeki saha ekipleri tek panelden yönetilebilir.

3. Puantaj hesaplama ve bordro entegrasyonu

Giriş-çıkış saatleri, izinler ve fazla mesai verileri otomatik olarak puantaja aktarılır.

Bu veriler tek tıkla bordro sistemine entegre edilir; zamandan tasarruf sağlanır ve hata riski sıfıra iner.

4. İzin, devamsızlık ve fazla mesai yönetimi

Çalışanlar izin taleplerini sistem üzerinden iletir, yöneticiler tek tıkla onaylar.

Devamsızlıklar ve fazla mesailer otomatik raporlanır. Tartışmalı durumlarda kesin ve şeffaf veri sunar.

‍

İşletmeler İçin PDKS Kullanmanın Avantajları

• Hatalı puantaj ve bordro riskini ortadan kaldırır.
• Fazla mesai, izin ve vardiya verilerini anlık olarak kaydeder.
• Çalışan memnuniyetini ve güvenini artırır.
• İnsan kaynaklarının iş yükünü hafifletir.
• Yasal mevzuata uyumu garanti altına alır.

Manuel sistemlerde insan faktörü kaçınılmaz olarak hata yaratır. Yanlış girilen bir saat, eksik kaydedilen bir vardiya veya unutulan fazla mesai, çalışanların güvenini zedeleyebilir. PDKS ise bu hataları ortadan kaldırır çünkü tüm veriler anlık olarak sisteme düşer.

Zaman tasarrufu da önemli bir kazançtır. Bir İK uzmanının mesaisinin yarısını kimin hangi gün çalıştığını hesaplamakla harcadığını düşünün. Oysa bu süreç otomatikleştirildiğinde, o vakit daha stratejik işlere ayrılabilir.

💡 Kolay İK’nın PDKS uygulaması, hem mobil QR kod ile hızlı giriş-çıkış yapma hem de tüm şubeleri tek ekrandan takip etme imkanı sunarak bu avantajların tamamını tek sistemde toplar.

Kimler için PDKS sistemi idealdir?

PDKS, sadece dev fabrikalar ya da büyük zincirler için değil; vardiya düzeni olan, saha ekipleri bulunan veya birden fazla lokasyonda faaliyet gösteren her işletme için gereklidir.

PDKS kullanım alanları:

• Lojistik ve kargo şirketleri: Araç şoförlerinin çıkış-dönüş saatleri, yükleme-boşaltma süreleri ve güzergah takibi.
• Perakende sektörü: Farklı mağazalardaki personelin giriş-çıkış verilerinin tek merkezden yönetilmesi.
• Üretim ve sanayi tesisleri: Vardiya düzenlerinin net takibi, fazla mesai hesaplamalarının otomatik yapılması.
• Sağlık sektörü: Hastane, klinik ve bakım evlerinde hemşire ve doktor vardiyalarının düzenlenmesi.
• İnşaat projeleri: Şantiyede çalışan ekiplerin giriş-çıkışlarının kayıt altına alınması.
• Çağrı merkezleri: Esnek vardiya sistemine sahip çalışanların zaman yönetiminin kolaylaştırılması.
• Uzaktan ve hibrit çalışma: Mesai başlangıç-bitiş saatlerinin konum doğrulama ile kaydedilmesi.

💡 Kolay İK PDKS, bu sektörlerin tamamında donanım yatırımı olmadan kullanılabilir. Mobil QR kod ve GPS doğrulama özellikleri sayesinde ister şantiyede ister evden çalışan personel, tek sistemde takip edilebilir.

‍

Sıkça sorulan sorular

PDKS sistemi nasıl çalışır?
Çalışanlar giriş-çıkışlarını kart, QR kod, mobil uygulama veya parmak okuma gibi yöntemlerle yapar. Veriler dijital sisteme işlenir ve puantaj hesaplamalarında kullanılır.

Donanım olmadan PDKS kullanılabilir mi?
Evet. QR kod veya mobil tabanlı çözümler sayesinde parmak izi cihazı veya turnike gibi donanımlar olmadan da kullanılabilir. Kolay İK PDKS, bu imkanı donanım yatırımı olmadan sunar.

PDKS ile puantaj, izin ve bordro süreçleri tek uygulamada yönetilebilir mi?
Birçok PDKS uygulamasında, puantaj, izin, fazla mesai ve bordro verilerini bir araya getirmek için ek yazılımlar kullanmanız gerekir, bu da ekstra maliyet demek. Kolay İK’da ise bu süreçler tek platform içinde entegre çalışır. Giriş-çıkış verileri otomatik olarak puantaja yansır, izin ve fazla mesai bilgileri bordroya aktarılır.

Fazla mesai nasıl hesaplanır?
Sistem, planlanan vardiya ile gerçekleşen çalışma saatlerini karşılaştırır. Fazla mesai varsa otomatik olarak hesaplar ve onay sürecine gönderir.

Çoklu lokasyon yönetimi mümkün mü?
Evet. Farklı şubelerdeki çalışanların verileri tek panelde toplanabilir, böylece hem raporlama hem de kontrol kolaylaşır.

KVKK uyumlu PDKS neden önemli?
Biyometrik veriler (parmak izi okuma, iris okuma vb.) yasal açıdan risk taşıyabilir. KVKK uyumlu sistemler bu verileri toplamaz, güvenli ve yasal sınırlar içinde çalışır.

PDKS fiyatları neler?
PDKS fiyatları; kullanılan sistemin özelliklerine, kullanıcı sayısına ve donanım gereksinimine göre değişir. Kolay İK’da PDKS, Personel Yönetimi uygulamasının bir parçası olarak sunulur. Bu paket; izin yönetimi, fazla mesai takibi, puantaj, zimmet yönetimi ve özlük yönetimi gibi birçok süreci tek platformda toplar.

PDKS verileri bordroya otomatik aktarılabilir mi?
Evet. Bazı PDKS çözümlerinde bordro aktarımı için ek entegrasyon gerekirken, Kolay İK’da bu süreç entegre şekilde çalışır. Eğer işletme Kolay İK’nın Bordro ürününü de kullanıyorsa, tüm bu veriler otomatik olarak bordroya aktarılır.

‍

İşinizi dijitale taşımanın kolay yolu👋 

Çalışma saatlerini takip etmek, puantaj hesaplamak ve izinleri yönetmek Kolay İK’nın PDKS özelliğiyle artık çok daha kolay. İster 10 kişilik bir ekip yönetin, ister 1000 kişilik… Kolay İK ile insan kaynakları süreçlerinizi dijitalleştirin.

‍

‍

‍