Puantaj ve puantaj cetveli nedir?

Puantaj nedir?

Puantaj, bir işletmede çalışanların saat ya da gün bazında çalışma sürelerinin kayıt altında tutulması ve raporlanmasıdır. Farklı sektörlerde ve farklı şekillerde kullanılan puantaj, temel olarak mesainin saat üzerinden hesaplanmasını ifade eder.

Sektörden sektöre farklılık gösterse de personel puantaj, maaş hesaplanmasında ve ödemelerin yapılmasında önemli bir yere sahiptir. Çoğu zaman belli bir hiyerarşi içerisindeki kontrol mekanizmaları tarafından takip edilen puantaj, PDKS (Personel Devam Kontrol Sistemi) gibi sistemlerle de entegre çalışabilir.

Günlük ve aylık puantaj nedir?

Günlük ve aylık puantaj, ödeme hesaplamaları gibi nedenlerle birbirinden farklıdır. Günlük puantaj, puantaj usulü çalışanların maaş hesaplamalarında önemli bir göstergedir. Standart iş sözleşmesine bağlı olarak çalışan, sözleşmesinde yer alan maaş günlerinde ödemesini alır ve işveren yalnızca bu dönemlerde maaş ödemesi yapmak zorundadır.

Puantaj usulü çalışanların maaş hesaplamaları ve ödeme günleri ise değişiklik gösterebilir. Bu nedenle puantaj usulü çalışanlar, günlük puantaj sistemine girilen mesai kayıtlarına göre ücretini alır. Sonuç olarak günlük puantaj üzerinden çalışana ödeme günü geldiğinde yalnızca puantaj cetvelinde yer alan çalışma günlerine göre bir ücret verilir; sabit bir maaş dönemi bulunmaz.

Puantaj cetveli nedir?

Puantaj cetveli bir çalışanın mesaisi içerisinde kaç saat çalıştığının tutulduğu tablodur. Bu cetvel kağıt kalem ile herhangi bir kağıt ya da defter üzerinde tutulabileceği gibi, Excel vb. programlar üzerinde de tutulabilir. Aylık veya günlük verileri bulunduran tutulan puantaj cetveli, çalışanın işe gelip gelmediği günleri, raporlu olduğu, geç geldiği veya fazla mesaiye kaldığı tüm gün ve saatlerin yazılı olduğu bir sistemdir.

Puantaj cetveli nasıl oluşturulur?

Puantaj cetvelini; aylık çalışma saatlerini hesaplamak, fazla mesaileri takip etmek, çalışma saatlerini ve verimliliği kontrol altında tutmak için kullanabilirsiniz. Çalışan bordrolarının doğru bir şekilde hazırlamanız, oluşturduğunuz puantaj cetvelinden geçer. Bu nedenle puantaj cetvelini oluşturulurken bilgilerin eksiksiz olarak girildiğinden emin olmalısınız.

Puantaj cetvelini aylık oluştururken, o ayın her gününü yazmalı; hafta ve resmi tatil günlerini önceden belirlemelisiniz. Aya ait tüm detayları oluşturduğunuz puantaj cetveline, çalışanların bilgilerini de ekleyerek devamsızlık yaptığı günlerini yazacağınız alanların olduğuna da dikkat etmelisiniz.

Puantaj cetveli takibi nasıl yapılır?

Çalışanın mesaisine dair bilgilerin olduğu puantaj cetveli takibi birçok yöntemle yapılabilir. Puantaj cetveli takibi, iş yerinin hangi ölçekte ve sektörde olduğuyla ilişkili olabilir. Çalışan sayısı az olan şirketlerde personel puantaj cetveli takibi; kalem-kağıt kullanarak manuel yollarla, matbu çalışma takvimine işlenerek veya bir ajandaya not edilerek yapılabilir. Orta ve büyük ölçekli şirketlerde ise bu takip, Excel gibi dijital tablolar aracılığıyla veya PDKS gibi yöntemlerle kontrol altında tutulur.

Sektör ve ölçek ne olursa olsun yapılan puantaj takibi, ücret ve zaman yönetimi gibi uygulamalarda belirleyici bir unsurdur. Bu nedenle bu tür uygulamaların eksiksiz ve doğru bir şekilde yönetilmesi için dijital çözümleri kullanmak hata yapmanızı engelleyecektir.  Örneğin, çok çalışanlı şirketlerde hazırlanan geleneksel puantaj cetveli, zaman kaybı yaratırken, cetvel üzerinde eksik/yanlış yapılan bir işlem sonucu maaş ödemelerinde de problemler ortaya çıkarabilir. Bu nedenle puantaj cetveli oluştururken modern yöntemler kullanarak İK süreçlerinizdeki operasyonel yükleri en aza indirebilirsiniz.

Kolay İK’da puantaj cetveli 

• Kolay İK Puantaj modülü PDKS ve personel yönetimine dahil çalışanların işe giriş-çıkış saatleri, devamsızlık günleri, molaları, resmi ve bireysel izinleri, eksik ve fazla mesaileri gibi tüm verilerinizi tek bir puantaj cetvelinde otomatik olarak toplar. 
• İş süreçlerinizdeki verilerin bütünlüğü, puantaj yönetiminizi daha etkili ve verimli hale getirir.
• Gerçekleşen ve planlanan mesai saatleri arasında herhangi bir uyuşmazlık yaşanması durumunda uygulama sizi gerçek zamanlı otomatik bir uyarı sistemi ile uyarır. 
• İzin, fazla mesai gibi çeşitli sebeplerden doğan uyuşmazlık uyarıları puantaj cetveli üzerinde de rahat takip edilebilmesi için farklı ikon ve renklerle gösterilir. 
• Uygulama uyuşmazlıkları hızlı bir şekilde tespit etmenizi ve anında çözümlemenizi sağlar. 
• Puantaj modülü İş Kanunu’na uygun yapısı ve otomatik eşleme, sisteme tanımlı izinler, uyuşmazlık uyarıları gibi özellikleri sayesinde manuel iş yükünü önemli ölçüde azaltır. 
• Finans departmanı veya muhasebe gibi ilgili ekiplere gönderilmeye hazır olan ve tek tıkla indirilen otomatik puantaj raporları, bordro süreçlerindeki hata payını minimuma indirir.
• Personel Yönetimi uygulamasının esnek yapısı departman, birim, lokasyon ve kişiye özel çalışma takvimleri oluşturmanıza olanak tanır. Oluşturduğunuz çalışma takvimleri planlanan çalışma olarak puantaj modülüne otomatik yansır. Özelleştirilebilir ve esnek yapısı kalabalık veya çeşitli çalışma saatlerinde çalışan ekiplerin puantaj yönetimini kolaylaştırır. 
• Puantaj modülü süreçlere dahil olan kişilere erişim ayarları üzerinden farklı derecelerde yetkilendirmeler yapmanıza olanak tanır. Böylece çalışan, birim yetkilisi, hesap sahibi fark etmeksizin ilgili kişilerin uygulama üzerinde gerçekleştirebileceği aksiyonlar sizin tarafınızdan belirlenir.

Kolay İK Personel Yönetimi uygulamasındaki puantaj bölümünü hemen 15 gün ücretsiz deneyin!

Puantaj hakkında daha fazla bilgiye mi ihtiyacınız var?

İnsan kaynakları eğitim platformu olan Kolay Akademi’ye ücretsiz kaydolarak "İK'yı sıfırdan yönetmek ve dijitalleştimek" eğitimine hemen başlayın.

Farklı seviyelerde eğitimler, podcast, blog ve e-kitap gibi destekleyici kaynaklar, öğrendiklerinizi pekiştirmeniz için deneme testleri ve bitirme sertifikaları Kolay Akademi’de sizleri bekliyor.