Şubat ayı çalışması nasıl puantajlanır ve bordrolaştırılır?

Her sene Şubat ayı puantaj ve bordroları hazırlanırken karşımıza çıkan; bazen “geçen sefer bunu nasıl yapmıştık” diye düşündüğümüz, bazen de ilk defa karşılaştığımız özellikli durumlara ilişkin önemli birkaç soru işaretini bu makalemizde gidermeye çalışacağız.

Şubat ayında eksiksiz çalışma

Şubat ayı içerisinde herhangi bir eksik çalışması bulunmayan kişiler için puantaj SGK günü kaydı 30 gün üzerinden hesaplanır. Örneğin; 28 veya 29 çeken Şubat ayında tam olarak çalışması bulunan çalışanın SGK günü 30 olarak hesaplanacaktır. Benzer şekilde, Şubat ayının son günü işten çıkışı olan kişiler için de gün sayısı eksiksiz 30 girilecektir.

Şubat ayı içerisinde işe giriş-işten ayrılma

Ay içerisindeki işten ayrılışlarda çalışanın işe başladığı tarih ile çıkış tarihi arasındaki günler parmak hesabı ile sayılacaktır. Örneğin; 3 Şubat işe giriş 15 Şubat işten çıkışı olan çalışan için puantaj gün sayısı 13 olacaktır. Aynı biçimde, 28 çeken bir Şubat ayında 1 Şubat giriş 27 Şubat çıkışı olan çalışanın çalışma günü 27 olarak hesaplanacaktır.

Şubat ayında eksik çalışma (hastalık İzni, ücretsiz izin vb.) bulunması

Bu durumda gün sayısına, Şubat ayının çektiği gün sayısından çalışılmayan gün sayısı çıkarılarak ulaşılır. Örneğin; 29 çeken bir Şubat ayında 3 gün ücretsiz izin alındı ise gün sayısı 29-3=26 şeklinde hesaplanacaktır.

Şubat ayı içerisinde aynı işverene bağlı iş yerleri arasında nakil olması

Çalışanın hizmetlerinin kesintisiz olması, ancak SGK sicil numarası farklı iki işyeri arasında nakil işlemi yapılması halinde şu prosedürlere dikkat edilmesi gerekir:

1. İlk işyerinin gün sayısına; Şubat ayının 28 çektiği zamanlarda 2 gün, 29 çektiği zamanlarda ise 1 gün ilave edilir, geriye kalan eksik gün sayısı sisteme “Diğer” kodu girilerek ve çalışanın ayrılış tarihi girilmeden işlenir. Örneğin; Beşiktaş dosyasından SGK bildirimi yapılan ve bu işyerindeki son çalışma günü 12.02.2023 (Şubat ayı 28 gün) olup ertesi gün yani 13.02.2023 tarihinde Kadıköy dosyasına transfer edilen bir çalışan düşünelim. Söz konusu çalışanın Beşiktaş işyeri puantajı 12+2=14 gün (aynı zamanda 28-14=14 gün de “Diğer” koduyla eksik bildirilecek) şeklinde, Kadıköy puantajı ise 13-28 Şubat arası çalışmaları için 16 gün olarak hesaplanacaktır. Görüldüğü üzere toplam çalışma gün sayısı 14+16=30 olacaktır. 29 çeken Şubat ayı için bu rakamlar doğal olarak 12+1=13 ve 17 şeklinde değişecektir.
2. Bu açıklanan formül ay sonuna yaklaşıldığında değişiklik göstermektedir. Şimdi sizinle birlikte kısa bir mantık yürütme oyunu oynayacağız, şöyle ki; gün sayısı 28 veya 29 olan bir Şubat ayında eksiksiz çalışan bir çalışanın transfer halinde önceki işyerine eklenen gün sayısı Şubat ayının o sene çektiği tam gün sayısına ulaşmamalıdır, aksi halde zaten çalışan nakil işlemi gerçekleşmeden bir tam ay çalışma gününü doldurmuş olacaktır. Kulağa çok mu karışık geldi, hemen örnekliyorum: Diyelim ki yukarıdaki olayda, yani Şubat’ı 28 çeken 2023 senesinde, çalışan 26 Şubat’ta eski işyeri olan Beşiktaş şubesinde son çalışmasını gerçekleştirdi, 27 Şubat itibariyle de yeni şubesi olan Kadıköy’de çalışmaya başladı. Yine aynı formülden ilerlersek, Beşiktaş dosyası için 26+2=28 güne ulaşmış oluruz (ki mantıken bu Şubat ayının son günü oluyor), dolayısıyla da geriye Kadıköy şubesine eklenecek gün bırakmamış oluruz. Daha da basit bir anlatımla; bu ayın Şubat değil de Haziran olduğunu farz edelim, o zaman ortada ayın geriye kalan 2 fiili çalışma günü olmasına rağmen Beşiktaş şubesi için çalışana 30 tam gün yazmış ve tam SGK gününü doldurmuş olacaktık.
3. Öyleyse şu sonuca varıyoruz: 28 çeken bir Şubat ayında yapılan nakil işleminde, önceki işyerinde (örneğimizde Beşiktaş) son çalışma günü 26 veya 27 ise, fark olan gün sayısını yeni işyeri (örneğimizde Kadıköy) dosyasına ekliyoruz. Yani, Beşiktaş’tan son çalışması 26.02.2023 tarihli nakil için Beşiktaş şubesine 26 gün, Kadıköy şubesine 2+2=4 gün; son çalışması 27.02.2023 tarihli nakil için ise Beşiktaş şubesine 27 gün, Kadıköy şubesine 1+2=3 gün bildirim puantajlıyoruz. 
4. Benzer şekilde eğer Şubat 29 gün ise sırasıyla; son çalışması 28.02.2023 tarihli nakil için Beşiktaş şubesine 28 gün, Kadıköy şubesine 1+1=2 gün bildirim puantajlıyoruz.

Yukarıdaki 3 ve 4’üncü şıklarda verilen özellikli tarihlerden önce yapılan tüm nakil tarihleri için 1’inci şıkta açıkladığımız biçimde “ilk işyeri dosyasına” (yani örneğimizde Beşiktaş) gün ekleme sayıları yapılır.

Şubat ayı içerisinde işten ayrılıp farklı işverene bağlı çalışılmaya başlanması

Hemen örnek verelim; 28 gün çeken 2023 senesinde bir çalışan 15.02.2023 tarihinde bir iş yerinde ayrıldı ve 16.02.2023 tarihinde ise tamamen farklı bir işveren bağlı yeni bir iş yerinde çalışmaya başladı. Önceki eski iş yeri çalışma gün sayısı 15, yeni işyerinde ise 13 olacaktır. Doğal olarak, Şubat 29 çekiyor olsaydı önceki iş yeri gün sayısı yine 15 kalırken, yeni işyeri gün sayısı 14 olacaktı.

Şubat ayındaki maaş ödemeleri gün sayısına göre değişir mi?

Bu sorunun cevabı çalışanın “Aylık” (kanunda geçen adıyla “Maktu”) mı yoksa “Günlük” mü (yine kanunsal terimiyle “Yevmiye”) ücretli olup olmadığına bağlıdır. Yasal olarak ücreti sözleşmede aylık olarak tespit edilmiş çalışanın ücretinden eksik güne göre herhangi bir kesinti yapılamaz. Misal, hastalık raporu veya başka nedenle 4 gün devamsızlığı bulunan bir çalışanın ücretinden bu günler eksiltilemezken, günlük ödeme sisteminde bu günler kesilebilir.

Konu ile ilgili birkaç örnek verelim:

1. 28 gün çeken 2023 senesinde tam çalışan aylık bir işçinin ücreti diğer 30 ve 31 günlük aylarda hesaplandığı gibi eksiksiz ödenir. Yevmiye usulüne tabi olan çalışanlar için ise önceki Ocak ayında 31 günlük ücret ödenmiş iken Şubat için 28 günlük ödeme hesaplanır.
2. 2023 senesi için çalışanın 3 gün hastalık nedeniyle devamsızlık yaptığı varsayılırsa; yine aylık ödeme sisteminde eksik ödeme yapılamaz, ancak günlük çalışanlar için 28-3=25 günlük ödeme hesaplanacaktır. 

Hafta tatili ücreti hesaplanması

4857 sayılı İş Kanunu 46’ncı maddesine göre; yine Kanunun 63’üncü maddesinde belirlenen iş günlerinde çalışmış olmaları koşulu ile yedi günlük bir zaman dilimi içinde kesintisiz en az yirmidört saat dinlenme (hafta tatili) verilmekte ve çalışılmayan bu tatil gününü ücreti çalışana tam olarak ödenmektedir. Burada önemli olan ve bazı işyerlerinde yanlış olarak uygulandığını düşündüğümüz bir durum şudur ki: Bu maddeye dayanarak ücretsiz izin vb. durumlarda işçinin “haftanın çalışma günlerinde eksik bulunması nedeniyle hafta tatilini de hak etmediği” değerlendirilir ve 1 günlük hafta tatili ücretinden kesinti yapılır. Oysa ki, Kanunun 46’ncı maddesinde “Bir haftalık süre içinde kalmak üzere işveren tarafından verilen diğer izinlerle hekim raporuyla verilen hastalık ve dinlenme izinleri, çalışılmış günler gibi hesaba katılır” hükmü mevcuttur. Burada sözü edilen “işveren tarafından verilen diğer izinler” kavramının ücretsiz izni de kapsadığı kanaatindeyiz. Dolayısıyla, Şubat ayı çalışması olup olmadığından bağımsız biçimde, ücretsiz izin gibi bir durumda dahi hafta tatilini hak etmediğinden bahisle çalışanın ücretinin kesilmesinin doğru bir pratik olmadığını düşünüyoruz.

Makalemizde değindiğimiz önemli durumlara ilişkin belli başlı örnekleri bir tabloda göstermenin daha faydalı olabileceğini düşündük. Tabii ki bu örnekler olayların farklılığına göre çoğaltılabilir: 

Puantaj kayıtları ve takibini kolaylaştırın

Kolay İK Zaman Yönetimi modülü ile çalışanların işe giriş-çıkış saatleri, devamsızlık günleri, molaları, bireysel izinleri, eksik ve fazla mesaileri gibi tüm puantaj verilerinizi tek ekranda toplamak için hemen ücretsiz demo talebi oluşturun.  PDKS uyumlu yapı, uyuşmazlık uyarı sistemi, bordroya hazır raporlama, farklı derecelerde yetkilendirme ve çalışma stiline göre özelleştirme ile harcadığınız zamanı da hata payını da sıfıra indirin.

‍