Excel puantaj tablosu takibi nasıl yapılır?

Personel puantaj tablosu tutmak ve bu tablolardan hak ediş hesaplamak çoğu işletmede personel yönetiminin yapı taşlarından. İnsan kaynakları ve personel yönetimi konusunda araştırma yaparken en çok karşılaştığımız konuların başında puantaj takibi geliyor. Biz de puantaj tablosu nedir, nasıl tutulur, pratikleri nelerdir araştırdık ve bu yazımızda özetledik.

Puantaj takip tablosu nedir?

Puantaj tablosu bir çalışanın belli bir zaman dilimi içinde kaç gün veya saat çalıştığının tutulduğu tablodur. Hafta tatili, ücretli/ücretsiz izin, fazla mesai, fazla çalışma saati gibi tüm çalışmalar gün/saat takibi puantaj tablosu üzerinden yapılabilir.

Detaylı bilgi için Puantaj ve Puantaj Cetveli başlıklı yazımıza bakabilirsiniz.

Puantaj takibi yapmanın yolları

Puantaj, geniş anlamı ile çalışanların çalışma saatlerinin takibi olup bin yıllardır yapılan bir işlem. Zaman takibinin ortaya çıkışının MÖ 3500 yılında olduğu düşünülüyor. O zamandan beri de zaman, insanın çalışmasını ölçmenin bir yolu olarak kullanılıyor. Milattan önce ay ve güneşin konumuna göre yapılan zaman ölçümü modern hayatımızda takvim ve saat kullanımı ile gerçekleştiriliyor. Şimdi, bazıları biraz tuhaf gelse de puantaj takibi yapabileceğimiz yöntemler:

• Akılda tutmak
• Kağıt kaleme not almak
• Matbu çalışma takvimine el ile işlemek
• Bir ajandaya işlemek
• Excel vb. hesap tablosu araçları kullanmak
• Kapı giriş sistemi türevi araçlar ile destek alarak otomasyon kullanmak
• Özel yazılımlar kullanmak

Bu yöntemlerin hangisini kullanacağınız tamamen size kalmış. Her ne kadar biz Kolay İK'da kullanıcılarımızın ihtiyaçlarına göre bir puantaj tablosu sistemi geliştirmiş olsak da bu yazımızın konusu Excel vb. yazılımlarda puantaj takibini nasıl yapabileceğiniz.

Excel'de puantaj takibi nasıl yapılır?

Microsoft Excel, hesap tablosu yazılımları arasında en çok kullanılanı, biz de bu yazımızda Microsoft Excel ile nasıl puantaj takibi yapılır ona bakacağız. Siz isterseniz Apple Numbers, Google Sheets, LibreOffice Calc, OpenOffice Calc gibi yazılımlar da kullanabilirisniz.

Excel'de basit puantaj cetveli yapımı

Burada çalışanlarımızın ayda kaç gün çalıştıklarını hesaplayabileceğimiz basit bir puantaj tablosu hazırlayacağız. Bunun için boş excel tablosunda ad soyad ve 31 ay gününü kapsayacak şekilde sütunlar oluşturacağız (aşağıdaki görsele bakabilirsiniz).

Sonrasında ad soyad sütununa üç tane örnek personel adı girip, yanındaki sütunlara X işareti ile çalıştıkları günleri işaretliyoruz (yukarıdaki görselde görebilirsiniz).

Çalışanların kaç gün çalıştıklarını işaretledikten sonra yapmamız gereken toplam çalışılan gün sayısını hesaplamak. Bunun için de Microsoft Excel'in EĞERSAY formülünü kullanacağız. Eğer yazılımı İngilizce kullanıyorsunuz bu formül COUNTIF'tir. Aşağıdaki videoda bu forumulu nasıl kullanabileceğimizi görebilirsiniz.

Dilerseniz hafta tatilini ve izin günlerini de hesaplayabilirsiniz. Bunun için de aşağıdaki videomuza göz atabilirsiniz.

X = Çalışılan gün

HT= Hafta Tatili

İ= İzinli gün

dersek aşağıdaki videodaki gibi basit bir hesaplama yapabiliriz.

Excel'de puantaj takibi yapmanın riskleri

Hesap tablosu işleme programları bize büyük bir esneklik verse de bir takım dezavantajları da beraberinde getirir. Bunlar;

• El ile puantaj takibi yapma,
• İnsan hatası faktörü,
• Her ay için yeni puantaj tablosu oluşturmanın zaman ve operasyon maliyeti,
• Her çalışan için ayrı tablo oluşturma zorunluluğu,
• El ile yapılacak yedekleme ya da yedeklememe sorunu,
• Bu puantaj tablosunu çalışanlarla paylaşma ve senkronizasyon sorunu,
• Bu tabloya sadece işlem yaptığınız bilgisayardan erişebileceğiniz için erişilebilirlik sorunu,
• Ay ve çalışan sayısı arttıkça dosya boyutunun büyümesi ve yaşanacak olası performans sorunları.

İlk bakışta bu şekilde puantaj takibi yapmak basit ve kullanışlı gözükse de aslında çalışan sayısı ve takip edilecek ay arttıkça sürdürülebilir olmadığı görülecektir. Operasyon ve zaman maliyeti arttıkça bu işlemler verimsiz olacaktır.

Biz de operasyon ve zaman maliyetini en aza indirmek için Kolay İK'da Puantaj Takibi'ni geliştirdik. Peki Kolay İK'da puantaj tutsam ne fark eder ki derseniz;

Excel ve Kolay İK'da puantaj tutmanın farkları nelerdir?

Puantaj takibi için Excel vb. yazılımlarla Kolay İK arasındaki farklar şunlardır;

• Kolay İK, hafta tatili, resmi tatil ve izin günlerini sizin için puantaja otomatik girer,
• Tüm çalışanlar için puantaj otomatik olarak oluşturulur,
• Puantajı, yaptığınız ayarlara göre, yöneticiler rahatlıkla görüntüleyebilir,
• Puantajı rapor olarak değişik formatlarda indirebilirsiniz,
• Tüm bilgiler sürekli yedeklenir, herhangi bir işlem yapmanıza gerek kalmaz,
• İstediğiniz kadar çalışan için puantaj oluşturabilirsiniz, sistem yavaşlamaz,
• Puantajlara internete bağlı istediğiniz cihazdan ulaşabilirsiniz,
• Puantaj da diğer tüm özellikler gibi kullanıcılarımızın geri bildirimleri ile sürekli gelişmeye devam eder. Bunun için herhangi bir ücret ödemeniz gerekmez.Kolay İK'da puantajı nasıl tutarsınız?