PDKS ile vardiya nasıl takip edilir?

Personel Devam Kontrol Sistemi ile vardiya kavramları benzer gibi görünse de birbirinden farklı iki kavram olarak karşınıza çıkar. Biri işçiyi, diğeri ise işletmeyi doğrudan etkileyen bu iki kavramın kesiştiği alanlar da mevcuttur.

PDKS nasıl takip edilir?

Klasik bir yöntem olan puantaj defteri tutma işlemi, küçük işletmelerde işe yarasa da orta ve büyük işletmeler ile vardiyalı çalışma sistemine sahip işletmeler için sıkıntılı bir sürece sebep olabilir. Bu sebeple, PDKS programları kullanılarak zamandan ve fazla iş yükünden tasarruf sağlanır.

Personel Devam Kontrol Sistemi, içeriğinde farklı yöntemleri barındırır. Bunlar;

1. Elektronik kart
2. Parmak izi okuma
3. Yüz tanıma gibi yöntemlerden oluşur.

Bu 3 yöntemin ortak özelliği tamamen dijital ortamda gerçekleşmeleridir. Bu da defter tutma külfetini tamamen ortadan kaldırarak kağıttan tasarruf etmenizi sağlar. Peki, bu yöntemlerin birbirinden farkı nedir?

• Elektronik kart yönteminde, genellikle kapı yanlarında ya da turnikelerde çip okuyucuları görürsünüz. İşverenin size sağladığı personel kimlik kartı aynı zamanda çipli bir yapıya sahiptir ve giriş çıkışlarınızda anahtar görevi görür. Binaya her girişinizde veya oradan çıkarken kartınızı okutmanız gerekir. Böylece, sistem onay verir ve geçişi sağlayabilirsiniz. Bu işlemi gerçekleştirirken sistem, işlemlerinizi kayıt altına alır.
• Parmak izi okutma yönteminde karta ya da çipli herhangi bir aygıta ihtiyaç duymadan, daha önce cihaza tanıttığınız parmağınızı her geçişte okutarak giriş çıkışlarınızı sağlamış olursunuz. Geri kalan her şey elektronik kart ile aynı mantıkta işler. Parmağınızı her okutmanızda sistem bunu kayıt altına alır. Böylece, işe giriş ve işten çıkış saatleriniz kayıt altında olur.
• Yüz tanıma yönteminde de parmak izi okutma yönteminde olduğu gibi farklı bir aygıta ihtiyaç duymazsınız. Hatta yüz tanıma yönteminde neredeyse hiçbir şey yapmanıza gerek kalmaz. Kamera yüzünüzü tanıyarak giriş çıkışlara onay verir. Bu da sisteme otomatik olarak işler ve her tanıtma işlemi kayıt altına alınır.

Özellikle elektronik kart ile parmak izi okutma yöntemleri oldukça yaygın olarak kullanılır. Her okutma işleminiz PDKS üzerinde birer veri olarak her personel adına ayrı ayrı işlenir. Tüm işlem kayıtları anlık olduğundan hata ihtimali de oldukça düşüktür. Bu veriler ay sonunda toparlanır ve bordrolara işlemek üzere kullanılır. Eksik veya fazla çalışma yapılıp yapılmadığı bu veriler ile tespit edilir. Bu veriler personelin o ayki maaş bordrosuna yansır ve ücretini etkileyebilir.

Vardiya nasıl takip edilir?

Vardiya takibi, genellikle iş yerinde bu sorumluluğu alan bir kişi veya grup tarafından yapılır. Küçük ya da orta ölçekli işletmelerde fiziki vardiya çizelgesinden takip etmek çok zor olmasa da kurumsal işletmelerde, yoğun vardiyalı ve çok personel bulunan sistemlerde bunu kağıt üzerinde yapmak oldukça zordur. Bu sebeple işletmeler, dijital ortamda vardiya takibi yaparak zamandan ve fazla maliyetten tasarruf etmeyi tercih eder.

Küçük işletmeler Excel gibi elektronik ortamlarda oluşturdukları dijital çizelgeler ile vardiya takibi yapmayı tercih edebilir. Ancak, işletmenin işgücü hacmi arttıkça bu yöntem de yetersiz kalabilir. Bu sebeple, işletmeler artık personel takibini yapabilecekleri yazılımları tercih eder. Bu yazılımlar oldukça ayrıntılı ve pratik yöntemler sunabilir.

Vardiya yönetiminden sorumlu personel bu uygulama sayesinde vardiya sistemlerini tanımlayabilir ve her personeli uygun olan vardiyaya atayabilir. Bu uygulamalar personel tarafından da görüntülenebilir ve sisteme girilmesi sayesinde personellerin her biri bu çizelgelerden haberdar olabilir.

Personel takibi yapabileceğiniz yazılımlar ile mola saatlerine kadar her türlü ayrıntıyı önceden sisteme tanımlayabilirsiniz. Böylece, personel net bir çizelge ile karşılaşabilir. Ayrıca, işveren ya da birim yöneticisi bu uygulama üzerinden rapor alarak her personele özel aylık vardiya dökümü elde edebilir. Bu da şeffaf bir uygulamayı beraberinde getirir.

PDKS ve vardiya arasındaki fark nedir?

Personel Devam Kontrol Sistemi ile vardiya birbirinden farklı iki konudur. Peki, nedir bu farklar?

• PDKS personelin işe giriş ve çıkışlarını kontrol eder. Yani, personelin devamlılığı ile ilgilenir. Vardiya ise personelin çalıştığı saat dilimini ifade eder.
• PDKS’nin amacı işçinin hak ettiği aylık ücreti doğru saptamak ve doğru veri elde etmektir. Yani, bu sistemin sağladığı veriler işçinin bordrosuna yansır. Vardiyalı çalışma sisteminin amacı ise üretimin ya da hizmetin o işletmede sürekliliğini sağlamaktır.
• PDKS ihtiyaç duyulduğunda kullanılabilir ancak vardiya yönetimi sorumlu personel tarafından denetim ve kontrol gerektirir.

PDKS kullanarak vardiya takibi nasıl yapılır?

PDKS programı, işçinin tanımlı olduğu iş saatlerinde orada olup olmadığını gösterir. Bu yönü ile uygulama, aynı zamanda personellerin vardiya takibini de mümkün kılar. Dijital yazılım üzerinde vardiya çizelgesi oluşturarak personelleri belirli iş saatlerine atamanız mümkün olur. Bu da, o işçilerin atandıkları vardiya saatlerinde iş yerinde olup olmadıklarını takip edebilmenizi sağlar.

PDKS ve vardiya programları ayrı ayrı kullanılabilen modüller olabildiği gibi birbirlerine entegre şekilde çalışmaları da mümkündür. PDKS programları ile kullandığınız personel takip yazılımını birbirine bağlayarak bilgi akışını sağlayabilirsiniz. Bu bağlantı sayesinde kullandığınız personel takip sisteminde personelin devamsızlık ya da fazla çalışma gibi aksiyonlarını takip edebilirsiniz. Personelin ara dinlenme sürelerinden giriş çıkış saatlerine kadar tanımlama yapabileceğiniz bu sistemler ile ay sonunda kolayca rapor alabilir, bordro oluşturabilirsiniz. Yani, PDKS programları ile işçinin giriş çıkış bilgilerinin kart okuma, yüz tanıma ya da parmak izi okuma gibi yöntemlerle dijital ortamda toplanmasını sağlayarak tanımlamış olduğunuz vardiya saatlerinde işçinin faaliyetlerini takip edebilirsiniz.

İşletmenize dair ücret değerlendirme, performans, vardiya gibi tüm personel süreçlerini en kolay şekilde yönetebilmek için tıklayın ve Kolay İK’yı 15 gün boyunca ücretsiz deneyin.