Kolay İK ile ödeme ve kesintiler nasıl yönetilir?

Bir şirketin bordro hesaplamalarını hatasız yapabilmesi, ödemelerin ve kesintilerin doğru bir şekilde takip edilmesine bağlıdır. Bu yüzden ödemeler ve kesintiler çalışan maaşlarının doğru yatırılması ve vergi yükümlülüklerinin yerine getirilmesi açısından kritik bir öneme sahiptir. Ancak, tüm ödeme ve kesintilerin tek bir yerde toplanması, bordroya uygun formüllerle hesaplanması ve geçici manuel çözümlerle takip edilmesi maaş ödemeleri öncesinde işletmelerin ilgili departmanlarına zaman kaybettirirken yanlış hesaplamalardan kaynaklanan yasal sorumlulukları da beraberinde getirir. 

‍

Ödeme ve kesintilerin belirli bir sistematik olmadan takip edilmesi hem operasyonel verimliliği düşürür hem de mali ve hukuki risklere karşılaşmanıza neden olur. İşletmelerin bu gibi problemlerle karşılaşmaması için modern ve dijital sistemlere yönelmeleri önemlidir. Kolay İK Personel Yönetimi uygulamasının içerisinde bulunan “Ödemeler” bölümü temiz veri = hatasız bordro prensibi ön planda tutularak, tüm bu ihtiyaçlarınıza yanıt verecek şekilde geliştirilmiştir.

Kolay İK, ek ödemeler, fazla mesai, avans ve kesintiler olmak üzere 4 alt başlıkta bu süreçleri takip etmenize ve yönetmenize olanak sağlayarak işletmenizin hem kısa hem de uzun vadeli başarısına katkıda bulunur. 

Uygulama detaylarına değinmeden önce ödeme ve kesintilerin doğru işlenmediği durumlarda karşılaşabileceğiniz sorunlara bir göz atalım.

Ödeme ve kesintilerin bordro için önemi

Bordro yani diğer adıyla ücret hesap pusulasında yer alması gerekenler İş Kanunu’nun 37. maddesinde açıkça belirtilmiştir.

İşveren iş yerinde veya bankaya yaptığı ödemelerde işçiye ücret hesabını gösterir imzalı veya iş yerinin özel işaretini taşıyan bir pusula vermek zorundadır. Bu pusulada ödemenin günü ve ilişkin olduğu dönem ile fazla çalışma, hafta tatili, bayram ve genel tatil ücretleri gibi asıl ücrete yapılan her çeşit eklemeler tutarının ve vergi, sigorta primi, avans mahsubu, nafaka ve icra gibi her çeşit kesintilerin ayrı ayrı gösterilmesi gerekir. - İş Kanunu (Madde 37)

Aşağıdaki tabloda sıraladığımız bordroda bulunması gereken kalemler listesinden herhangi birinin eksik/hatalı işlenmesi durumunda bordro geçersiz kabul edilerek işverene yeniden değerleme oranına göre belirlenen idari para cezası uygulanır.

Hatalı/eksik ücret hesap pusulası düzenlememenin cezası 2024 yılı için 5.506 TL’dir. Belirlenen miktar tek bir sigortalının pusulası için geçerlidir. - İş Kanunu (102.b)

Bir çalışanın bordrosunda ödemeleri ve kesintileri eksiksiz/hatasız işlemek için düzenli bir takip mekanizması ve farklı formüller kullanılmalıdır. Ödemeler genellikle brüt maaş, primler, ve ek ödemeler olarak gösterilirken, kesintiler vergiler, sosyal güvenlik katkıları ve diğer yasal zorunlulukları içerir. 

Eksik ve hatalı yapılan ödemelerin yaratabileceği olası problemler

Çalışanlar için:

👎 Beklenmedik kesintiler çalışanın finansal istikrarını tehlikeye atarak, işletmenizin ödeme süreçlerine dair olan güveni sarsar. Örneğin yanlışlıkla yapılan yüksek miktarda vergi kesintisi, çalışanın beklediği maaşı alamaması ve güven konusunda bordrosunu düzenli olarak kontrol etme eğilimi geliştirmesine neden olabilir.

👎 Yanlış ödemelerin geri alınması ve düzeltilmesi, çalışanlar arasında memnuniyetsizliğe ve moral kaybına yol açar. Bu durum, iş yerindeki atmosferi olumsuz etkileyebilir ve ilgili çalışanların performansını düşürebilir.

👎 Ödeme ve kesintilerin doğru yönetilmesi hem çalışanı hem işvereni korur. Yanlış bir ödeme yasal düzenlemelere uyum sağlamaması durumunda, işverenlerin hem çalışan (İş çıkışı, anlaşma sağlanamayan durumlar vb.) hem de devlet tarafından yasal sorunlarla karşı karşıya kalmasına neden olabilir.

İşverenler için:

👎 Yanlış ödemeler ve kesintiler, işletmenizin bütçesini olumsuz yönde etkiler. Özellikle fazla prim ödemeleri gibi hatalar, beklenmeyen ek maliyetlere neden olur. 

👎 Finansal kaynakların gereksiz yere tüketilmesi, işletmenizin operasyonel verimliliğini azaltır ve gelecek projelerin finansmanını olumsuz etkiler.

👎 Yasal düzenlemelere uyum sağlanmaması durumunda, işletmeniz ciddi yasal ve maddi sorunlarla karşı karşıya kalır. 

👎 Yanlış ödemelerin düzeltilme süreci, işletme kaynaklarının ve zamanının verimsiz kullanılmasına neden olur. 

Peki Kolay İK ile hangi ödeme ve kesinti kalemlerini yönetebilirsiniz?

ℹ️ Detaylara inmeden sadece bu sorunun cevabını arıyorsanız hemen yanıtlayalım. Hepsini. Kolay İK, bordro hesaplamalarında kullanılan tüm ödeme ve kesinti kalemlerini, çalışanların özlük bilgilerini, izinlerini ve puantajı tek bir uygulama üzerinden kolayca yönetmenizi sağlar.

Bordro hesaplamalarındaki hata payını düzgün veri girişiyle en aza indirirken, İK, finans ve muhasebe gibi departmanlar arasındaki veri trafiğini kolayca yönetmenizi sağlayan Kolay İK Personel Yönetimi uygulaması ile takip edebileceğiniz (ve yasal olarak takip etmeniz gereken) tüm ödeme ve kesinti kalemlerini aşağıdaki tablolarda listeledik.

ℹ️ Bordrolara dahil olmayan ancak gelir gider takibi için gerekli "iş avansı" kalemini de Kolay İK Personel Yönetimi uygulaması ile kolaylıkla takip edebilirsiniz.

Kolay İK ile ödeme ve kesintiler nasıl yönetilir?

Bordroya giden yolda özlük bilgileri

Diğer çözümlerin aksine Kolay İK size bordro için gerekli tüm bilgileri tek bir noktadan ekleme, takip etme ve yönetme imkanı tanır. Çalışanın adı ve soyadı, kimlik numarası/sicil numarası, çalışma dönemi, çalışma günleri ve saatleri, maaş bilgileri gibi bordrolarda bulunması zorunlu olan tüm özlük bilgileri Kolay İK’da tutulur.

Fark yaratan avantajlar

• Kolay İK'daki özlük bilgilerini çalışanlar kendi hesapları üzerinden güncelleyebilir. Böylece İK departmanlarının
• veri giriş yükü azalır.
• Özlük evraklarına dair yasal olarak tutmanız gereken tüm bilgiler için tanımlı alanlar bulunur.
• Özlük belgelerindeki veri eksiliğini tek tek kontrol etmenize gerek olmadan ilgili çalışanın eksiklerini hızlıca görme imkanı tanır.

ℹ️ Sağ tarafta yer alan "Özlük doluluk oranı" barı ile tamamlanan ve eksik kalan bilgileri hızlıca görebilirsiniz.

Bordroya giden yolda ek ödemeler 

Özlük bilgileri tamam peki ya ek ödemeler? Çalışanlara ait tüm ödeme ve kesintiler kolay giriş ve takip için Ödemeler bölümünün altında 4 alt başlığa (harcama, fazla mesai, ek ödemeler, kesintiler) ayrılır. Böylece prim, ikramiye ve çeşitli yardımlar gibi ek ödemeler Kolay İK üzerinden rahatlıkla takip edilir. Girdiğiniz veya talep edilen alanlardaki tüm bilgiler uygulama tarafından otomatik oluşturulan “Ek ödemeler ve kesintiler” raporunda yer alır. 

Fark yaratan avantajlar

• 25 farklı ek ödeme türünü eklemenize olanak tanıyan Kolay İK her işletme tipi ve ölçeği için esnek bir çözüm sunar.
• Tüm ek ödemeleri yasalara ve bordro standartlarına uygun bir şekilde eklemeniz için giriş ekranında ödeme türüne göre değişen bilgi alanları sunar. Tekrar eden ek ödeme girişlerinde sizi uyarır. Temiz ve eksiksiz veri girişi ile hatasız bordro hesaplamaları yapmanıza olanak tanır. 
• Her ek ödeme için oluşturulan önizleme bilgi modalları, kontrol veya değişiklik yapmak istediğinizde yüzlerce veri arasında kaybolmanızı önler. 
• Tarih ve ödeme türüne göre filtreleme seçenekleri veri kontrolüne harcadığınız zamanı minimuma indirir.

ℹ️ Seçtiğiniz ek ödeme türüne göre çıkan bilgi alanlarını doldurarak hızlıca veri girişi sağlayabilirsiniz. Kopyası olan işlemler için uygulama sağ alt köşede örneğini gördüğünüz uyarı ile sizi uyarır.

ℹ️ Tür ve tarih aralığı filtresi ile onlarca sayfalık veriyi saniyeler içerisinde filtreleyebilirsiniz.

Bordroya giden yolda kesintiler

Ek ödemeler ile benzer özelliklere sahip kesintiler bölümünde bordro için gerekli olan BES/OKS, icra, avans, özel sigorta kesintisi ve özel kesintiler seçenekleri yer alır. Bu yapı bordrolara eklemeniz gereken kesintileri tanımlayarak detaylarda kaybolmadan işletmenizin yasal uyumluluğu güvence altına alır. 

Fark yaratan avantajlar

• Uygulama aynı ek ödemelerde olduğu gibi 6 farklı kesinti türünü eklemenize olanak tanır.
• Tüm kesintileri yasalara ve bordro standartlarına uygun bir şekilde eklemeniz için giriş ekranında kesinti türüne göre değişen bilgi alanları sunar.
• Aynı ay içerisinde bilgileri tekrar eden kesinti girişlerinde sizi uyarır. 
• Tarih ve kesinti türüne göre filtreleme seçenekleri veri kontrolüne harcadığınız zamanı minimuma indirir.
• Girilen tüm kesintiler uygulama tarafından otomatik oluşturulan “Ek ödemeler ve kesintiler” raporunda yer alır. 

ℹ️ Seçtiğiniz kesinti türüne göre değişen bilgi alanlarını kullanarak verilerinizi şirket sisteminize ve bordroya uygun şekilde ekleyebilirsiniz.

ℹ️ Filtreleri kullanarak erişmek istediğiniz verilere saniyeler içerisinde ulaşabilirsiniz.

ℹ️ Önizleme modalları ile giriş yaptığınız veya geriye dönük ödeme ve kesintileri hızlıca kontrol edebilirsiniz.

‍Bordroya giden yolda puantaj

Bu başlık için Zaman Yönetimi uygulamasını detaylı bir şekilde incelediğimiz ve diğer muadil uygulamalarla karşılaştırmalar yaptığımız blog yazımızı ziyaret edin.

Sonuç

Özetle, bordro için ödeme ve kesintilerin doğru bir şekilde takip edilmesi, işletmenin finansal yönetimi açısından kritik öneme sahiptir. Güvenilir bir bordro süreci, çalışan memnuniyetini artırır, yasal gereksinimlere uyumu sağlar ve işletmenin genel verimliliğini artırır.

Siz de bordro için gerekli tüm bilgileri Kolay İK ile tek noktadan yönetin. Özlük bilgileri, izinler, puantaj, ödeme ve kesintiler gibi ihtiyacınız olan tüm verileri kolayca takip edin. Şimdi Kolay İK Personel Yönetimi uygulamasını 15 gün ücretsiz deneyin, veri toparlama ve ayıklama için ayırdığınız zamanı geri kazanın!