Konumuz: Kaynak yönetimi nedir?

Proje yönetimi kapsamı çok geniş bir terim ve sanıyorum ki bu yazıya gelmeden önce proje yönetimi nedir, proje nasıl yönetilir, proje yönetimi ile ilgili bilmeniz gerekenler gibi tüm içerikleri okuyarak geldiniz. Bugün o araştırmaların başka bir aşaması olan kaynak yönetimini ve önemini sizler için açıkladık.

Kaynak yönetimi nedir?

Kaynak yönetimi, bir projeye insanları, parayı ve teknolojiyi planlama ve tahsis etme uygulamasıdır. Özünde, en büyük örgütsel değeri elde etmek için kaynakları tahsis etme sürecidir. İyi kaynak yönetimi, doğru iş için, doğru zamanda, doğru kaynakların mevcut olmasını sağlar. Kaynak görevinizi veya projenizi tamamlamak için ihtiyaç duyduğunuz herhangi bir şey olabilir. Örneğin, bir kişinin beceri seti, bir uygulama, bir bina veya nakit olabilir.

Ancak genel olarak konuşursak, proje yöneticileri kaynakları iki farklı kategoriye ayırma eğilimindedir:

• Maddi kaynaklar, görebileceğiniz veya dokunabileceğiniz her şeydir. Bu para, makine, mülk, yazılım veya buna benzer herhangi bir şey olabilir.
• Maddi olmayan kaynaklar biraz soyuttur. Maddi olmayan bir kaynak, fikri mülkiyet (bir teknoloji patenti gibi), veya işi yapmak için ihtiyaç duyacağınız belirli bir dizi beceri olabilir.

Kaynak yönetimi neden önemlidir?

Basitçe söylemek gerekirse, kaynak yönetimi daha az malzemeyle daha fazla iş yapmanıza yardımcı olur. Hepimiz israfın kötü olduğunu biliyoruz. Bu nedenle, hepimiz kaynaklarımızı elimizden geldiğince verimli kullanmak istiyoruz, böylece onlara tutunup mümkün olduğunca yeniden kullanabiliriz. İşte burada kaynak yönetimi devreye giriyor.

Kaynak yönetiminin amacı, gereksinimleri karşılamak için en iyi kaynak kombinasyonunu kullanmak ve aynı kaynakların işletmenin başka yerlerinde de talep görebileceğinin farkına varmaktır. Bir görevi tamamlamak için neye ihtiyacınız olduğunu tam olarak planlayarak ve değerlendirerek kaynaklarınızı daha verimli bir şekilde tahsis edebilirsiniz.

Çok basit bir örnekle: büyük bir etkinliğe ev sahipliği yapacaksanız ve konuklarınıza öğle yemeği servis etmek için kaç hamburgere ihtiyacınız olduğunu planlamaya çalışıyorsanız, sadece gözlerinizi kapatıp bir rakamı işaret etmiyorsunuz, değil mi?

Kaç misafirin geldiğini hesaplayacak, her bireye makul bir pay atayacaksınız. Sonra bir hamburgerin yere düşmesi veya bir konuğunuzun yanında artı bir getirmesi durumunda birkaç ekstra acil durum hamburgeri için de bütçe ayıracaksınız. Bu şekilde, etkinliğinizin sonunda ücreti ödenmiş ama boşa gidecek 100 ekstra hamburger ile başbaşa kalmazsınız.

Kaynak yönetimi tamamen şeffaflıkla ilgilidir, böylece projeleri teslim etmek için gerekenleri görebilir, değerledirebilir ve elde edebilirsiniz. Bu yöntem hem boşta kalma süresini hem de kaynakların aşırı kullanımını en aza indirmenizi sağlar. Hem iş hem de kaynaklar için tam görünürlük sayesinde, kaynaklarınızı doğru zamanda doğru projelerle uyumlu hale getirerek daha etkili bir şekilde planlayabilir ve yönetebilirsiniz.

Kaynak yönetimi etapları:

• Planlama ve çizelgeleme: Hangi kaynakların ne zaman kullanılabilir olduğunu anlamak
• Mevcut ve gerekli beceriler: Her bir kişinin becerilerinin değerlendirilmesi ve ek becerilerin (veya kişilerin) eklenmesi gerekip gerekmediği
• Kaynak kullanımı: İnsanların halihazırda nereye bağlı olduklarını ve bu tahsislerin uygun olup olmadığını bilmek
• Kaynak kapasitesi: İş yapmak için gerçek kapasiteyi anlamak ve zaman yönetiminde gerçekci olmak
• Kaynak önceliklendirme ve tahsisi: En çok dikkat çeken ve muhtemelen özel becerilere sahip olan öncelikli girişimlerin belirlenmesi

Kaynak yöneticisi nedir?

Bir kaynak yöneticisi, bir proje yöneticisine çok benzer, tek bir fark vardır: proje yöneticileri bir işi yapmak için görevler oluşturmaya ve atamaya odaklanırken, kaynak yöneticileri bu görevleri tamamlamak için gereken kaynakları tahsis etmekten sorumludur.

Sadece başlangıç için: Küçük bir ekibiniz varsa, proje yöneticiniz ve kaynak yönetiminiz aynı kişi olabilir.

Kaynak yönetiminin faydaları nelerdir?

Kaynak yönetimi, zaten uzun bir proje sürecinde fazladan bir adım gibi görünebilir ancak varlıklarınızı optimize etmek ve en iyi şekilde kullanmak istiyorsanız bu bir ihtiyaç.

Ön görülemeyeni anlamak: Neye sahip olduğunuz ve bunları nasıl kullanabileceğiniz konusunda sağlam bir anlayış geliştirerek, olası sorunları daha ortaya çıkmadan tahmin edebilirsiniz. Bu sizi başka projelerde karşılaşabileceğiniz büyük baş ağrılarından kurtaracaktır.

Takım tükenmişliğini önlemek: Kaynak yönetimi, ekibinizdeki herkesin ihtiyaç duydukları anda ihtiyaç duydukları şeye sahip olmasını sağlar. Bu, özellikle birden fazla projeyi dengeleyen ekip üyeleriniz olduğunda, onların çalışan bağlılığı ve motivasyonunu sağlamanız için çok önemlidir.

Bunun için bir yazılım kullanarak, herkesin iş yükünü net bir şekilde görebilir ve kimin kapasitede olduğunu, kimin daha fazlasını üstlenebileceğini ve kimin aşırı yüklendiğini görebilirsiniz.
‍

Kaynakça

• 14 Tips To Create An Effective Strategy For Resource Planning