KPI nasıl uygulanır? Nasıl analiz edilir?

Daha önce KPI nedir, nasıl belirlenmelidir ve şirketlere faydası nedir gibi sorular üzerinden ilerlemiştik. Key Performance Indicator’ın kısaltması olan KPI, aslında hedef anlamına gelmektedir. Şirket içindeki dinamiklere ve departmanlara göre farklılaşmaktadır. Okumadıysanız veya tekrardan göz gezdirmek isterseniz buradan KPI’ın detaylı anlatımına bakabilirsiniz. Bu sefer biraz daha detaya ineceğiz. Uygulama sürecinde nelere dikkat etmemiz gerektiğine ve KPI’ların nasıl analiz edildiğini konuşacağız.

KPI kültürü oluşturmak

Şirketlerde performansı ölçmek için KPI kullanılmasının önemli bir fark yarattığı aşikardır. Fakat burada üstünde durulması gereken başka bir konu da; KPI’lar seçilirken bağlı olduğumuz departmandaki ekibimizle bu KPI’ların karşılıklı belirlenmesi, ortak bir payda da buluşmak ve bu payda üzerinden ilerlemektir. Her şirket, Performans Değerlendirme’nin öneminin farkındadır; ama asıl önemli olan şirket içerisinde bu kültürü oluşturabilmek, şirket içinde bu KPI’ları özdeşleştirebilmek ve özelleştirebilmektir.

Bir A şirketiyle bir B şirketinin KPI’ları birbirine benzer olabilse de aynı olamaz, olmamalıdır da. Aynı şekilde bir satış departmanının KPI’ları ile dijital pazarlama departmanının veya büyüme departmanının KPI’ları farklılık göstermelidir. Bu nedenle KPI’ları belirlerken, referans alınan metodu şirketinizin hedefleri doğrultusunda uyarlamak oldukça önemlidir.

Bu hedefleri belirlerken, aralık oluşturmak ise başka önemli bir konudur. Sistematik oluşturulan bir aralık yapısı, çalışanın KPI’larını ölçmekte şirkete fayda sağlar.

Güçlendirici KPI'ları dahil etmek

Satış ekibini örnek alarak ilerleyelim: Satış ekiplerinin aslında KPI’larının ne olabileceğini az çok tahmin etmekteyiz. Fakat KPI’ları belirlerken ne kadar spesifik ilerlersek, alacağımız çıktı da şirkete o kadar çok katma değer sağlar. Ayrıca KPI belirlerken, sonucun belli olduğu hedeflere, güçlendirici olarak verilen hedefler destek olmalıdır. Mesela, aylık satış 10.000 TL olarak bir hedef verildiyse bu hedefin gerçekleşip, gerçekleşmediği hedefi, neticenin belli olduğu bir hedeftir. Ya hedefe ulaşılmıştır yada ulaşılamamıştır. Bu hedefe ilerlerken gereken güçlendirici KPI’lar da önemli rol oynar. Mesela yapılan toplantısı sayısı, aranan günlük müşteri sayısı gibi hedefler, sonuca giden tamamlayıcı hedeflerdir. 

Bu katma değerin sağlanması için ekip toplantıları çok önemlidir. KPI’ları belirlemek kesinlikle tek taraflı olmamalıdır, bir alışveriş şeklinde gerçekleşmelidir. Kolay İK’da bu süreci düzenleyebilmek adına, çalışanın kendisinin hedeflerini girmesi, yöneticisinin onaylaması veya kendi fikirlerini açıklamaya yazarak reddetmesi, bu alışverişi sağlamak içindir. Bu şekilde KPI belirlenirken iki tarafında onayından geçme süreci gerçekleştiği için, baskı unsuru da ortadan kalkmış olur.

Sürdürülebilirlik ve arşivleme

Tekrardan satış ekibi örneğine gidelim. Her ay yapılan KPI değerlendirmeleri, bu değerlendirmelerde oluşan yüksek veya düşük performanslar, hedeflerin tutturulamaması veya olağanüstü tutturulması, aslında şirketinize verilen mesajlardır. Bize analiz imkanı sağlar, neyi yanlış veya neyi doğru yaptığımızı gösterir. Sonuçlara bakarak, bu kişi çok iyi bir çalışan veya kötü bir çalışan demek yerine, bütünsel yaklaşarak neden sorusu sorulmalı ve bu cevaplar üstüne yeni hedefler oluşturulmalıdır. 

Satış ekibi her ay değerlendirildikten sonra arşivlenen sonuçlar, şirket yöneticileri tarafından değerlendirilmelidir. Çıkan sonuçlar aslında büyük resimden baktığımız noktada, şirketin gidişatını yöneticilere gösterir, başarılı bir iş planı oluşturmanıza yön verir.

Büyük resme bakabilmek: Raporlama

Çıktıların raporlanması, Performans Değerlendirme’nin en önemli kısmı diyebiliriz. Çıktılar raporlandıktan sonra, ekip liderleri gidişatın durumuna bakabilir ve bu durumu değiştirmek adına yeni aksiyonlar alabilir. Burada önemli olan, analiz ederken istemediğimiz bir sonuç elde ettiğimiz bu duruma kriz olarak değil de bir fırsat olarak bakmaktır çünkü büyük resmi önceden görebilmemize KPI sonuçları yardımcı olur. 

Uzun lafın kısacası, KPI uygulaması şirketlerde olmazsa olmazdır. Fakat önemli olan KPI’ları özelleştirebilmek, arşivlemek ve bu arşivlerim belirli aralıklarla raporlanması ve analiz edilmesidir. Bu analizlere göre yeni KPI’lar oluşturmak veya şirkette nelerin iyi gittiğini nelerin ise daha iyi gidebileceğini önceden fark etmek, işinizi kolaylaştıracaktır. 

Siz KPI’lar ile ilgilenin, biz elinizi yoran işleri hallederiz!

Siz KPI’ları ölçerken, elinizi yoran tüm İK süreçlerini bırakın Kolay İK sizin için halletsin. Kolay İK ile İK süreçlerinizi kolaylaştırmaya hemen başlayın.