Uzaktan çalışma yönetmeliği bize ne anlatıyor?

Yeni yayımlanan yönetmelikle birlikte; uzaktan çalışmaya geçen iş yerlerinin bundan sonraki süreçte birtakım yükümlülükleri yerine getirmesi gerekecek. Uzaktan çalışma gereklilikleri neler, gelin göz atalım:

Uzaktan çalışma sözleşmesi yazılı olarak yapılmalı

Uzaktan çalışmaya geçen iş yerleri, iş sözleşmelerini uzaktan çalışmaya uygun şekilde yazılı olarak yapacak. Sözleşmede; işin tanımı, yapılma şekli, işin süresi ve yeri, ücret ve ücretin ödenmesine ilişkin hususlar, işveren tarafından sağlanan iş araçları, ekipman ve bunların korunmasına ilişkin yükümlülükler, işverenin işçiyle iletişim kurması ile genel ve özel çalışma şartlarına ilişkin hükümler yer alacak. Bu doğrultuda işin yerine getirilmesinden kaynaklanan mal veya hizmet üretimiyle doğrudan ilgili zorunlu giderlerin tespit edilmesine ve karşılanmasına ilişkin hususlar ise iş sözleşmesinde belirtilmek durumunda.

Çalışma süreleri belirlenmiş olmalı

Uzaktan çalışma, bazı çalışanların normalden daha fazla veya daha az çalışmasına sebep olabiliyor. Yeni uzaktan çalışma yönetmeliğine göre, çalışma saatleri ve süresi iş sözleşmesinde kesin olarak belirtilmesi gerekiyor. Ayrıca işçi ve işveren dilerse -mevzuatta öngörülen sınırlamalara bağlı kalmak koşuluyla- çalışma saatlerinde değişiklik yapılabiliyor. Örneğin şirketinizin çalışma saati 09.00-18.00 diyelim, işçi ve işverenin karşılıklı anlaşması durumunda çalışma saatleri 07.00-16.00 olarak sözleşmede yazılı olmak kaydıyla değiştirilebilir.

Uzaktan "fazla mesai" işveren tarafından yazılı olarak talep edilmeli

Uzaktan çalışma süresince fazla mesai işçi ve işverenin karşılıklı rızası ile mümkün. Fazla mesai işverenin yazılı talebi üzerine, işçinin de kabul etmesi ile mevzuat hükümlerine uygun olarak yapılabilecek.

Uzaktan çalışmada iletişimin yöntemi ve zaman aralığı ise çalışan ile işveren tarafından belirlenecek. Örneğin, işverenin şirket içi iletişimin Slack ile sağlanacağını, video konferansların ise Google Meet ile yapılacağını yazılı olarak belirlemesi gerek.

Çalışma mekanı birlikte belirlenmeli

Uzaktan çalışmaya geçmeden önce çalışma mekanı belirlenecek. Mekan belirlendikten sonra ortaya çıkan maliyetlerin karşılanması ise uzaktan çalışan ile işveren arasında yazılı olarak belirlenecek. Bu maliyetlerin içinde internet, yemek, elektrik, ısınma gibi maliyetler yer alabilir. Resmi Gazete’de yayımlanan yemek ücreti 2021 yılında günlük olarak 25.25 lira olmuştu. Yemek ücretleriyle ilgili daha fazla bilgi edinmek için 2021 Yol ve Yemek İstisna Tutarları adlı yazımıza göz atın.

Masa, sandalye gibi malzeme ve iş araçlarını işveren karşılamalı

Uzaktan çalışanın işini yerine getirebilmesi için gerekli iş araç ve gereçlerinin -iş sözleşmesinde aksi kararlaştırılmamışsa- işveren tarafından sağlanmalıdır. Ayrıca çalışanın kullanacağı bu malzeme ve iş araçlarının işveren tarafından sağlanması halinde, kullanım esasları ile bakım ve onarım koşulları açık ve anlaşılır bir şekilde uzaktan çalışana yazılı olarak bildirilmeli.

Belirtilen yönetmeliğe göre; işçiye teslim edilen belge çalışan tarafından imzalanmalı ve bu belgenin bir nüshası işveren tarafından işçi özlük dosyasında saklanmalı. İş araçlarının listesi, iş sözleşmesi içerisinde veya sözleşme tarihinde iş sözleşmesine ek olarak düzenlenirse ayrıca yazılı belge düzenlenmesi şartı aranmıyor.

Uzaktan çalışanın yaptığı işten ötürü kaynaklanan giderlerin tespit edilmesi ve bu giderlerin işveren tarafından karşılanmasına ilişkin hususlar yazılı olarak iş sözleşmesinde belirtilmeli.

Verilerin korunması için tedbir alınmalı

İşveren; uzaktan çalışanı verilerin korunması hakkında bilgilendirmelidir. İş yerine ve yaptığı işe dair verilerin korunması ve paylaşımına ilişkin şirket kurallarını açık ve anlaşılır olarak belirlemeli, ilgili mevzuat hakkında bilgilendirmeli ve bu verilerin korunmasına yönelik gerekli önlemleri almalıdır.

Ayrıca işveren, korunması gereken verilerin ne olduğunu tanımlamalı ve bu verilerin kapsamını sözleşmede açıkça belirlemelidir.

Çalışan ise sözleşmeyle belirlenen bu verileri korumak ve bu kurallara uymak zorundadır.

İş sağlığı ve güvenliği eğitimleri verilmeli

Yönetmeliğe göre; işveren, uzaktan çalışanın yaptığı işin niteliğini dikkate alarak iş sağlığı ve güvenliği önlemleri doğrultusunda çalışanı bilgilendirmeli, gerekli eğitimleri vermeli, sağlık gözetimini sağlamalı ve sağladığı ekipmanla ilgili gerekli iş güvenliği tedbirlerini almalı. Evden çalışma sırasında hangi durumların iş kazası olabileceğini öğrenmek için Evden çalışma sırasında iş kazası yazımıza göz atın.

Hangi işlerde uzaktan çalışma yapılamaz?

Evden çalışmanın mümkün olmadığı durumlar da mevcut. Tehlikeli kimyasal madde ve radyoaktif maddelerle çalışma, bu maddelerin işlenmesi veya söz konusu maddelerin atıkları ile çalışma, biyolojik etkenlere maruz kalma riski bulunan çalışma işlemlerini içeren işlerde uzaktan çalışma yapılamayacak.

Kamu kurum ve kuruluşlarınca ilgili mevzuatına göre hizmet alımı suretiyle gördürülen işler ile milli güvenlik açısından stratejik önemi haiz birim, proje, tesis veya hizmetlerden hangilerinde uzaktan çalışma yapılamayacağı birim, proje, tesis veya hizmetten sorumlu olan veya hizmeti alan kamu kurum ve kuruluşunca belirlenecek.

Peki ya geçiş nasıl olacak?

Uzaktan çalışmaya direkt olarak uzaktan çalışma sözleşmesi ile başlanabilir. Veya zaten var olan iş sözleşmesi, -işçi ve işverenin anlaşması durumunda- uzaktan çalışma sözleşmesine çevrilebilir.

Uzaktan çalışma ile ilgili talep nasıl olmalı?

• Talep yazılı olarak yapılmalı. 
• Talep, usul doğrultusunda işverence değerlendirilir.
• Talep değerlendirilirken, işin ve işçinin niteliği gereği uzaktan çalışmaya uygunluğu ile işverence belirlenecek diğer kıstaslar ele alınır.
• Talebe ilişkin değerlendirme sonucu otuz gün içinde işçiye talebin yapıldığı usulle bildirilmeli.
• Talebin kabul edilmesi halinde işin tanımı, yapılma şekli, işin süresi ve yeri, ücret ve ücretin ödenmesine ilişkin hususlar, işveren tarafından sağlanan iş araçlar/ekipmanlar ve bunların korunmasına ilişkin yükümlülükler işverenin işçiyle iletişim kurması ile genel ve özel çalışma şartlarına ilişkin hükümler yer alan sözleşme oluşturulur. 
• Uzaktan çalışmaya başlayan çalışan, tekrar iş yerinde çalışma talebinde bulunabilir. İşveren, söz konusu talebi öncelikli olarak değerlendirmelidir.
• Uzaktan çalışmanın mevzuatta belirtilen zorlayıcı nedenlerle (Ör: Pandemi, deprem, yangın vs.) iş yerinin tamamında veya bir bölümünde uygulanacak olması halinde uzaktan çalışmaya geçiş için işçinin talebi veya onayı aranmaz.

Kolay İK ekibi tarafından hazırlanan İKahve Dergisi'ni "Uzak" temalı yeni sayısını adresinize ücretsiz talep etmek için formu doldurun.

Tüm bunlarla kim uğraşacak?

Tabii ki siz. Uzaktan çalışma sırasında çalışanlara ait zimmetleri, özlük dosyalarını, izinleri kayıt altına almak ve diğer tüm detaylarla uğraşmak fazlasıyla zorlayıcı olabilir. Tüm personel yönetim süreçlerinizi Kolay İK ile dijitalleştirin ve işinizi kolaylaştırın. Tıklayın, Kolay İK'yı 15 gün boyunca ücretsiz deneyin.