İşçi özlük dosyası düzenlenmezse ne olur?

Kaç çalışan/işçi olduğu önemli olmaksızın her şirket çalışan/personel/işçi özlük dosyası hazırlamak ve muhafaza etmek zorundadır. Her ne kadar işletmeler için hayati bir kural olsa da birçok işletmede özlük dosyaları ya düzenlenmiyor ya da eksik tutuluyor.

Kolay İK olarak kullanıcılarımızla yaptığımız görüşmelerde bu temel eksiği fark ettik ve Kolay İK için Online Özlük Dosyası Yönetimi özelliğini geliştirdik. Bunun yanında kullanıcılarımızla yaptığımız görüşmelerde ve içeriklerimizde de sık sık bu konuyu gündeme getirerek şirketleri cezai yaptırımlardan uzak tutmaya çalışıyoruz.

Bir şirket özlük dosyası tutmasa ne olur ki, diye düşünebilirsiniz. Bu sorunun cevabını 4857 sayılı İş Kanunu'nun 104. maddesinde bulabilirsiniz.

Özlük dosyası tutmamanın cezası nedir?

4857 sayılı İş Kanunun 63'üncü maddesinde ve bu maddede belirtilen yönetmelikte belirlenen çalışma sürelerine aykırı olarak işçilerini çalıştıran veya 68 inci maddesindeki ara dinlenmelerini bu maddeye göre uygulamayan veya işçileri 69'uncu maddesine aykırı olarak geceleri yedi buçuk saatten fazla çalıştıran; gece ve gündüz postalarını değiştirmeyen, 71'inci maddesi hükmüne ve bu maddenin son fıkrasında anılan yönetmelik hükümlerine aykırı hareket eden, 72'nci maddesi hükümlerine aykırı olarak bu maddede belirtilen yerlerde onsekiz yaşını doldurmamış erkek çocukları ve gençleri ve her yaştaki kadınları çalıştıran, 73'üncü maddesine aykırı olarak çocuk ve genç işçileri gece çalıştıran veya aynı maddede anılan yönetmelik hükümlerine aykırı hareket eden 74'üncü maddesindeki hükme aykırı olarak doğumdan önceki ve sonraki sürelerde gebe veya doğum yapmış kadınları çalıştıran veya ücretsiz izin vermeyen, 75'inci maddesindeki işçi özlük dosyalarını düzenlemeyen, 76'ncı maddesinde belirtilen yönetmelik hükümlerine uymayan işveren veya işveren vekiline dörtbinyüzyetmişüç (4.173 TL) Türk Lirası idari para cezası verilir.

Kısaca eğer özlük dosyası tutmazsanız işçi/çalışan başına 2022 yılı itibari ile (4.173 TL) idari para cezası ödemek durumunda kalırsınız.

Özlük dosyası tutarken nelere dikkat edilmelidir?

• Özlük dosyaları hukuki danışmanınızın ya da mali müşavirinizin belirleyeceği tüm evrağı içermelidir,
• Evrak tüm çalışanlar için toplanmalı ve saklanmalıdır,
• Özlük evrağı, herhangi bir yetkili tarafından sorulduğunda ibraz edilebilecek şekilde muhafaza edilmelidir,
• Herhangi bir çalışanın evrağı başka bir çalışan tarafından görülmeyecek şekilde muhafaza edilmelidir,
• Bu sebeple özlük evrağı kilitli bir dolapta saklanmalıdır,
• Tüm belgeler evrak bütünlüğü içerisinde saklanmalıdır,
• Herhangi bir değişiklik olması durumunda evrak güncellenmelidir, bunun için tavsiye edilen yıllık olarak evrağın gözden geçirilmesidir.

İşçi özlük dosyasını kim denetler?

Denetimler Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı'nın illerde bulunan temsilcilikleri ve müfettişleri tarafından yapılır.

Denetimde hangi belgeleri göstermek zorunludur?

Denetimler sırasında özlük dosyası içerisinde bulunması gereken her türlü belgeler ve kayıtlar yetkili memur ve ilgili mercilere gösterilmek zorundadır. Bu sebeple evrak eksiksiz ve herhangi bir denetimde erişilebilir olmalıdırlar.

Kolay İK özlük dosyası tutmanıza nasıl yardımcı olur?

Kolay İK'da her çalışanınızın kendisine ait bir hesabı var, böylece hem çalışanlar eksik evrağını Kolay İK üzerinden tamamlayabiliyor hem de insan kaynakları sorumlusu evrak takibi yapabiliyor.

Eğer herhangi bir belge eksik ise Kolay İK üzerinden bunun takibini yapabilir ve çalışanınıza hatırlatmalar gönderebilirsiniz.

İnsan kaynakları ve personel yönetim süreçlerinize dair tüm süreçleri yönetebileceğiniz Kolay İK'yı hemen 15 gün ücretsiz deneyebilirsiniz.