WeChip, İK süreçlerini Kolay İK ile nasıl kolaylaştırdı?

Kolay İK ile tanışmadan önce İK süreçlerini manuel olarak takip ediyordum. Ay başında tüm hatırlatmaları mailime kaydediyordum ve ancak hatırlatma geldiğinde süreci takip edebiliyordum. Bu yöntemle mutlaka atlanılan detaylarla karşılaşıyordum. Bu yöntem hata payına açıklığı ile her ay ekstra bir iş yükü oluşturuyor ve gereksiz zaman kaybına neden oluyordu. Personele ait evrakların hepsini farklı kişilerden talep etmek durumunda kalmak süreç takibini oldukça zorlaştırıyordu.

QNB Finansbank’ın Dijital Köprü uygulamaları sayesinde Kolay İK ile tanıştık. O sırada biz de gereksiz zaman alan işlemleri toparlamak adına süreçleri otomatize edecek bir İK uygulaması arıyorduk. İhtiyaçlarımızı anlayan ve onlara yönelik çözümler sunan çok iyi bir uygulama ile tanışmış olduk. Sunduğu hizmetler, yetkililerin yaklaşım tarzı ve yaşadığımız tüm sorunlara sunduğu çözümler Kolay İK’da bizi etkileyen ve iş birliğimizi devamlı kılan en büyük etken oldu.

“En büyük korkumuz ilk başta tüm çalışanları sisteme entegre etme süreciydi. Neredeyse 1 günde tüm süreçleri tamamlamıştık.”

Toplantılar sonrasında uygulama ile ilgili tüm sorularımıza cevap almıştık. Ancak en büyük korkumuz ilk başta tüm çalışanları sisteme entegre etme süreciydi. Aylardır tek tek yaptığımız işlemleri sisteme geçirmek gözümüzde büyüyen bir konuydu. Bu süreçler beklediğimizden ve korktuğumuzdan çok daha kolay ve hızlı oldu. Neredeyse 1 günde tüm süreçleri tamamlamıştık. Kullanıma başladığımız andan itibaren yaşadığımız tüm sorunlarda daima ulaşılabilir, kolay ve efektif çözümler sunan bir ekiple karşılaştık.

“Operasyonda boğulmak yerine süreçlerimizi nasıl iyileştirebiliriz konusuna odaklanabiliyoruz.”

Rapor seven bir İK’cı olarak Raporlar bölümünü çok beğeniyorum. İstediğimiz dosyaları, kişi kartlarını tutabiliyoruz. Personelin görmesini istediğimiz şirket prosedür ve talimatlarını ulaşabileceği dosyalar alanında onların erişimine sunabiliyoruz. Hayatımı en kolaylaştıran özelliği ise hatırlatmaları. Doğum günü, yıl dönümü, izin kullanımı gibi detayları hem öncesinde hem de ilgili günde hatırlatma olarak mailime iletmesi takip süreçlerimi oldukça kolaylaştırdı. Operasyonda boğulmak yerine süreçlerimizi nasıl iyileştirebiliriz konusuna odaklanabiliyoruz.

Tüm ekibimiz uygulamayı aktif olarak kullanıyor. İzin süreçlerini tek bakışla takip edebilmeleri ve ekip arkadaşlarının doğum günleri gibi bilgilere uygulama üzerinden erişebilmeleri en beğendikleri özellikler.

Kolay İK’yı teknoloji alanındaki diğer firmalara da tavsiye ederim. Hem kolay yapısı ile anlaşılır hem de birçok ihtiyaca cevap veren bir uygulama. Personel süreçleri ile ilgili yan uygulamalarıyla da oldukça tatmin edici.

“Teknoloji ne kadar kullanışlı olursa olsun sizi bekleyen sürecin size doğru bir şekilde anlatılması ve kolaylaştırılması oldukça önemli.”

Sunduğu hizmetlerden ziyade geçiş sürecindeki yaklaşım tarzı da benim için oldukça önemliydi. Teknoloji ne kadar kullanışlı olursa olsun sizi bekleyen sürecin size doğru bir şekilde anlatılması ve kolaylaştırılması oldukça önemli. Kolay İK ekibinden Merve Hanım ile bu adımları oldukça keyifli ve hızlı bir şekilde hallettik. Tüm irili ufaklı sorularıma gösterdiği çözümsel yaklaşım ile gönlümüzde hem Kolay İK’nın hem de kendisinin yerini yapmış oldu.

Ne diyeyim, iyi ki varsınız :)